【フライク流】ここまでできるの?究極のセールスフォース利活用の極意を大公開

【フライク流】ここまでできるの?究極のセールスフォース利活用の極意を大公開

私がセールスフォースと出会ったのは、2013年。
大企業、九州の中小企業、ベンチャー企業。 そして「独立」という経歴をたどった私は、
「セールスフォース」が七色に輝くさまざまな「顔」を持っていることを知っています。

企業によって利用用途が全く異なり、 それぞれの会社の特徴と想いをのせたセールスフォース環境は
「唯一無二のシステム」となり得ます。

そして、このブログを記載している2021年6月現在。
弊社株式会社フライクにおけるセールスフォース環境は、 これまで以上に大きく進化を遂げようとしております。

ご挨拶遅れました。 こんにちは、株式会社フライク代表取締役の大瀧です。
弊社は「システムで夢を現実にする。」をビジョンとして掲げ、
システムを用いて「できない」を「できる」にする【組立屋】です。
これまで私が培ってきた経験値に加え、下記画像のように さまざまな経験・知見を持ったメンバーの知恵をすべて集約する流れができております。



理想的なシステム像を目指す過程ではありますが、 弊社株式会社フライクが今どのようなことをセールスフォースで実施しているのか。
そして構築したシステムをもとに今後どのようにしていきたいかの展望を、 今回のブログでは包み隠さず全てをお伝えしていこうと思います。

株式会社フライクの利用ITツール全体像

まず、株式会社フライクで使っているITツール一覧はこちらです。

このように、多くのITツールを使いこなしております。
その中で業務やシステムの中心となっているのが「セールスフォース」です。
次の章では、 弊社が「セールスフォースで実現している・実現しようとしている世界観」 についてお話をしてきます。

セールスフォースを中心としたシステム設計

2021年6月時点で実現しているのがこちらの環境です。

そして、現在セールスフォースで利用している機能(オブジェクト)がこちら

ここまででお気付きの方もいらっしゃるかもしれませんが、 弊社ではセールスフォースのたくさんの機能をオリジナルで作っております。
一つ一つの機能を記載すると長くなってしまうので、 このブログでは以下の機能に絞ってお話をします。

タスク・ToDo管理機能「AI管理」

弊社ではタスク・ToDo・しないといけないリストのことを 「ActionItem」と呼んでいます。
これは私自身が前職のfreee株式会社での影響が大きいです。

なぜ「ActionItem(AI)」という言葉を使い続けているのか?
ひとつは、タスク(Task)というと 「しなければならない仕事」「定期的にしなければならない仕事」 という強迫観念のような、少々ネガティブな印象があります。

そして、「ToDo」「まだ終わっていない作業」「やることリスト」 といった印象もあります。

つまり、私の中の「タスク、ToDo」と仕事に対する概念は大きく異なるということです。
私にとっての仕事は「時間を給与に変えるための手段」ではなく、 「未来の自分に対する投資」「ワクワクするための時間」 であるべきだと思っています。
だからこそ、ネガティブな印象ではなくポジティブな印象にするためにも あえて「AI管理」という言葉を使っております。

少々話が脇道にそれましたが、 そのAI管理を以前までは「Trello」で実施しておりました。
しかし、Trelloでの管理は以下2点が課題となっていました。

  1. 公開範囲の設定ミスで個人情報の流出可能性がある
  2. 自分が依頼した作業の進捗状況を把握がしづらい

2に関してはチームボードを使うことで幾分か解決できますが、 無料ユーザでは10個までと限りがあります。
そして一番の課題は「お客さま」「プロジェクト」に紐付けられないこと。
その点を考慮し、 下記が弊社で実施している【AI管理】となります。

まずは入力画面がこちら。

そして、【AI管理】の全体像を俯瞰するkanban機能がこちら。

見ていただいたとおり、Trelloとほぼ同じ機能ができています。
さらに、ダッシュボードでも一覧化できるといった、 セールスフォースならではの機能も搭載しているAI管理となります。

AI管理の今後の展望

弊社では現在、Slackを用いて社内・社外コミュニケーションを取っております。
Slackの中で作業依頼をするため、 Slack⇒Salesforceへレコードの作成(AI管理を登録)することも検討しております。

動画・ブログの投下予定と閲覧情報「コンテンツ管理」

以前、第24回ふくおかクラウドCafeでもお話しましたが、 弊社ではブログ・Youtubeをメインに情報を発信し、 そのコンテンツを見て、弊社のビジョンに共感してくださった方が 弊社のお客さまとなってくださっています。



詳しくはこちらのブログもご覧ください。

そこで、弊社のコンテンツ管理では以下の2つの機能をもたせています。

  1. コンテンツ投下予定
  2. コンテンツ閲覧履歴

「コンテンツ投下予定」では、 「いつまでに」「誰が」「どのような内容を」コンテンツ投下するのかを管理しています。



そして、最も開発に拘ったのがYoutube・Google analyticsとの連携です。

上記画像は、弊社の設計チームリーダである平尾が作った設計書です。
せっかくの自社コンテンツであるブログも動画も、 作りっぱなしでは意味がありません。

作ったあと、「どのようなコンテンツが求められているのか」「我々が予想している視聴数なのか」などマーケットとの差異を把握し、 コンテンツの質を上げるためにこのようなことを実施しています。
(▼以下、設計書をもとにつくられたセールスフォースダッシュボード)

このようにYoutubeやGoogleAnalyticsといった、 複数ログインして分析する必要があった情報をセールスフォース上で管理できるようになりました。

コンテンツ管理の今後の展望

弊社では、常に

「市場が求めているコンテンツを上げ続けられているのか?」
「それが自社の利益につながっているか?」

といったマーケティング×セールスのつながりを重要視しています。
まだコンテンツから問い合わせは紐付けられていませんが、 今後はコンテンツの推移などを把握し、 お客さまが問い合わせ・契約に至った背景を マーケティング・セールスが共有しながらコンテンツ施策を考えていきたいと考えております。

「マーケティング×セールスのつながり」について、 詳しくは下記のブログもご覧ください。

リクルーティングのための【採用候補者】機能

2021年6月1日から、株式会社フライクでは以下の職種の採用活動を開始しました。
:ベンチャー企業の戦略人事兼広報担当
:正社員システム・経営コンサルティングスタッフ
:正社員システムエンジニア(Salesforce作業者)
:業務委託クリエイティブデザイナー
:インターン動画編集クリエイター
:業務委託動画編集クリエイター
:インターン
このブログを記載している6月中旬でなんと応募数が58人!
本当にありがたい限りです。
しかし、少数精鋭で行っている弊社では、 「人事専任」でやっているメンバーはおらず他の業務と掛け持ちです。
そのような中、半月で60名ほどの応募で下記の管理で残業時間が増えてしまいました。

弊社ではHRハッカーというインビジョン株式会社さんのツールを使って indeed等の採用サイトに求職情報を出しております。
HRハッカーでも多機能ではあるのですが、 セールスフォースとHRハッカーで業務を二重管理するのは手間になってしまいます。
なので急遽、セールスフォース上に【採用候補者】機能を作りました。

その内容がこちら。

求人サイトで応募が来るとHRハッカーを通してメールを受信します。
そのメールを解析し、下記情報を自動転記することで 社内の人事担当者(兼任)の負荷を下げることができます。
そして、弊社ではGoogle Workspaceでメールを送受信しているので メールもセールスフォースへ一元管理することができます。



さらに、boxとも連携し、「議事録」「履歴書・経歴書」「その他書類」も セールスフォースでチェックできます。

最後に重要なのが「ステータス」管理です。
採用活動におけるステータスは以下のような管理を行っております。

<ステータス管理>
01_メール受付
02_書類・連絡待ち
03_選考中
04_【依頼】不採用
05_【依頼】面接
06_カジュアル面談
07_Web面接(役員)
08_対面面接(最終)
09_不採用(お見送り)
10_不採用(辞退)
11_不採用(重複)
12_採用

このステータスを変更すると「関係者にメンション」と言われる メール通知やChatter通知を行っております。
もちろん、このステータス管理はHRハッカーでも行うことができます。
しかし、弊社では以下のことを実施したかったので HRハッカーとセールスフォースを連携し、採用候補者の情報を一元管理。
そして作業者(人事担当者)の作業負担を軽減しております。

最後に

いかがでしたでしょうか?
今このブログを見てるセールスフォースユーザの方は、 「こんなことできるの?」「自社でもやってみたい!」 と思った方もいらっしゃるのではないのでしょうか?
弊社では、お客さまのニーズにお答えし続けるために 自社のセールスフォース環境を研究材料の一つとして先行投資をし続けております。
今回ご紹介した機能はその一部です。
今回はご紹介から外しましたが、 最近ではLINE WORKS、FAX、CTI連携といったご要望もいただき、 お客さまより研究開発の依頼も頂戴しております。
弊社には優秀なシステム設計者、エンジニアもおりますので、 もし上記でご紹介したこと以外に取り組んでみたいことや実現したいことがあれば、 是非弊社にご相談いただけたらと存じます。
弊社はセールスフォースやboxなど、 ITを武器に磨き上げることを得意とするプロフェッショナル集団です。
ITツールを導入したけど期待値以上に使いこなせていないという方は、 自社の利用方法を見直してみてはいかがでしょうか?
「自分たちの力だけではスピード感が出ない!」「第三者の専門家に背中を押してもらい、スピードをあげていきたい!」 という企業さまは、

ぜひ下記よりお問合せをいただけらと存じます。

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