こんにちは。
システム組立ちゃんねるを運営している、株式会社フライクの大瀧です。

リモートワークが主流になってきた2022年。
ファイルサーバーをクラウドへ移行し、boxを使っている・使ってみたいという企業も多くなってきたことを実感しております。

さて、このブログでは私（大瀧）がITツールの中で最も好きな「box」について熱く熱く語っていきたいと思います。

➡大瀧 龍 | 社員を知る | 株式会社フライク – 描いた未来、一直線。

 

弊社、株式会社フライクではツールの導入・初期設定だけではなく、運用方針の支援もしております。

Boxにおいては2022年10月20日に開催された「Box Customer Award Japan 2022」にて、フライク流のBox利活用方法を発表し、「ビジネス部門」において見事大賞を受賞しました。その経験からもご要望に合わせた最適なご提案が可能です。

詳しくは、こちらの記事でご紹介しています。

【大賞受賞】BoxCustomerAward2022ビジネス部門　Box活用事例紹介

「Box Customer Award Japan 2022」ビジネス部門受賞

中堅・中小企業向けERPシステムの組み立て方〜APIを駆使してBox × 他SaaSツール連携で徹底利活用

今回のブログは、概要編、ファイルサーバー編、コラボレーション編、API双方向連携編の４つの大分類と詳細６つのブログで成り立っております。

概要編

 

└ファイルサーバー編
　└【前編】Salesforce×box連携で実現する見積書・発注書の自動生成＆自動保管

 

　└【後編】MoneyForwardクラウド請求書×Salesforce×boxで実現する請求業務の効率化

 

└コラボレーション編
　└【前編】Gmail×Salesforce×MoneyForwardクラウド請求書×boxで取り組むペーパーレス請求書発行（本ブログ）

　└【後編】freee会計×Salesforce×boxで実現する電子帳簿保存法に対応した会計業務

 

└API双方向連携編
　└【前編】Salesforce×boxで取り組む構造化・非構造化データ全情報一元化

 

　└【後編】CLOUDSIGN×Office365×boxで取り組む契約業務の完全WEB化

全編ご覧いただき、boxの新しい使い方の発見や、他ITツールとの連携で相乗効果での業務効率化など、生産性を向上するきっかけにしていただけたらと存じます。

さて、私たちフライクでは業務で30以上のITツールを利用しております。

そして、システム組立屋としてこれらのクラウドITツールをこのように組み立てております。

これらの連携の中で、今回はクラウドコンテンツプラットフォームのboxに着目して話を進めていきたいと思います。

現在、私たちフライクではboxと他ITツールとの連携は以下のような構成で利用をしております。

このブログでは「コラボレーション（共有URL）」に注目し、その中でも

前編では「Gmail×Salesforce×MoneyForwardクラウド請求書×boxで取り組むペーパーレス請求書発行」 

後編では「freee会計×Salesforce×boxで実現する電子帳簿保存法に対応した会計業務」

についてお話して参ります。

前編・後編あわせてご覧くださいませ。

Gmail×Salesforce×MoneyForwardクラウド請求書×boxで取り組むペーパーレス請求書発行

まずは、私たちフライクが実施しているペーパーレス請求書発行業務について解説していきます。
ペーパーレスで請求書を発行する流れは以下の通りです。

① セールスフォース⇒MoneyForwardクラウド請求書へデータ連携
② 連携されたデータよりMoneyForwardクラウド請求書でPDFファイルを生成
③ MoneyForwardクラウド請求書で生成されたPDFファイルをboxの指定フォルダへ保管
④ boxに保管された請求書PDFの共有URLをセールスフォース項目に転記
⑤ セールスフォースからボタン一つで請求書メールを送信＆活動履歴に転記
⑥ セールスフォース⇒freee会計へ連携し、売掛金仕訳登録および債権債務管理の情報を連携
⑦ 予実管理の実績値をfreee会計から連携

上記業務フローの①〜④に関しては下記ブログに詳細を記載しておりますので、そちらをご覧ください。

本ブログでは⑤に絞ってお話をしていきます。
では、早速詳細に進みます。

ペーパーレス請求書発行の業務フロー 

ペーパーレス請求書発行と聞いて、どういうイメージを持ちますか？
「うちの業界は特殊だからできないよ。」
「紙で送付しないと、お客さまが困っちゃうからな。」
このようなお声をよく聞きますが、それ、「現状維持バイアス」ではありませんか？

さらに、2022年1月から電子帳簿保存法がスタートし、2023年10月からはインボイス制度がスタートする予定です。これらを背景に、電子帳簿による保存・スキャニングによる保存、電子取引も当たり前の世の中になりつつあります。

しかし、中小企業の多くはこの流れから取り残されており、未だに請求書の作成や送付を手作業で行っているケースが多いのが現状です。

そこで、今回は請求書の作成・送付作業をペーパーレスで行うための具体的なノウハウを説明いたします。
私たちフライクで実践している請求書発行業務は、ボタン一つで請求書作成・発行・メール送付・会計帳簿への連携まで完了いたします。

このブログが、みなさまが請求書の作成・送付業務のペーパーレス化に取り組むための参考となれば幸いです。

請求書の作成フロー

では早速、業務フローの詳細を説明していきたいと思います。
まずは、請求書の作成からお話しします。

私たちフライクは、商談管理と見積書の作成をセールスフォースで行っています。
請求業務をひも解いていくと、その過程で必ず受注情報を参照する必要があります。

ではその受注情報はどこにあるのでしょうか？

フライクの業務でいうと、受注情報は「見積書」に該当します。

それでは、見積書にあって請求書にない項目は何でしょうか？

それは、以下の4つです。

• 請求先情報
• 支払いサイクル
• 一括請求／分割請求
• 請求日

これらの情報さえ埋めてしまえば、請求書を発行する業務はいたってシンプルです。

さらに、私たちフライクではセールスフォースの商談機能・見積機能（オリジナル）に加え、請求機能もオリジナルで作成しております。
具体的には、受注時のタイミングで確定した請求サイクル情報等を入力し、更に商談ステータスを「10_請求書作成」を押下します。
その上で、見積情報に付加した請求情報を元に、一括請求の場合は1つの請求レコードを、分割請求の場合は分割回数に応じた請求レコードを自動生成しております。

その後、この請求レコードをMoneyForwardクラウド請求書に連携し、さらには請求書PDFをboxへ移動して保管しております。

詳しくはこちらのブログを御覧ください。

ペーパーレスで実施する請求書発行業務 

それでは本ブログで一番伝えたい、ペーパーレスでの請求書発行業務のフローについてお話をしていきたいと思います。

具体的には、下図の「⑤セールスフォースからボタンを押すだけで請求書をメールで送信＆活動履歴に転記」についてお話しします。

上記の図の①〜⑤のすべての業務フローについて、動画で確認されたい場合は下記動画を御覧ください。

1. 請求書送付先を設定

請求書を電子で送るには「誰に送るか」という情報が必要です。
そこで私たちフライクでは、Sansanから取り込んだ名刺をセールスフォースに連携しておりますので、その情報を有効に活用していきます。

具体的には、セールスフォースの取引先に請求書をToで送る人・Ccで送る人を合計6名まで登録できるように設定しております。
最近、「BillOne」や「バクラク請求書」などのサービスが流行していますが、これらのサービスでも受信用メールアドレスが発行できるのと同様に、セールスフォースでも登録が可能です。

後述するメール送信一括機能では、ここに登録している最大6名の方宛にボタン一つでメールを送信することができるので、一回の設定で実現可能です。
また、お客さまによっては商談ごとに請求先が違う場合があります。
その場合は、商談や請求単位で同様の項目をもたせるという運用ルールに変更することで同等の動きをすることができます。

2. Salesforceの請求一括画面からメールを一括送信（Gmail）

では、次に請求書を送付する業務フローについてご説明します。

フローを見ただけでは、「セールスフォースに請求データがあり、MoneyForwardで発行された請求書PDFがあり、そのPDFが格納されたboxがある」と情報が点在しているように見えるかもしれません。
しかしセールスフォースにはこれらの情報が数珠つなぎになって格納されています。
つまり、ERPシステムのようにあらゆる情報が一元化されているということです。

そこで、オリジナルで開発した請求一覧画面から送付した請求行を選択し、「メール送信」ボタンを押下すると、指定した宛先（To、Cc）にメールを送ることができます。
また、メールへの添付ファイルではなくboxの共有URL機能を使うため、脱PPAP化も図れるのです。

3. Salesforce活動履歴に情報集約

私たちフライクの場合、メールはGoogle WorkspaceのGmailの機能を使っております。

前工程でセールスフォースから送られたメールは、Salesforce×Google WorkspaceのGmail機能によるものです。
ここにもうひと手間をかけ、Gmailから送ったメールを活動履歴にひも付けしています。

これにより、「いつ」「誰が」「誰あてに」メールを送ったのかを把握できますので、お客さまから問い合わせがあった際にはその内容が属人化することなく、スムーズに対応できます。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

今回は、このブログ4部作の3作目・前編として、「Gmail×Salesforce×MoneyForwardクラウド請求書×boxで取り組むペーパーレス請求書発行」をお話ししました。

後編は「freee会計×Salesforce×boxで実現する電子帳簿保存法に対応した会計業務」と題して、会計帳簿・会計業務の簡素化について話をしていきます。
ぜひ、こちらもあわせてご覧ください。

フライクは「経営コンサルティング」と「ITツールコンサルティング」の二軸でビジネスをしています。そのため、お客さまのリクエストに応じて調査・研究開発費用を頂戴しながらIT研究を行っています。

そんな背景から「通常の企業にしては多すぎるのでは？」と思われるほどのITツールを使っています。

今回ご紹介したITツールを使い、全く同じ組み立て方で、全て同じようにやらないとセールスフォースや他のITツールを活かせないのでは？と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、その心配は全くの無用です。弊社が組み立てているセールスフォースを参考に、必要な箇所だけを真似していただければ結構です。

もし組み立てやITツール選定でお困りの場合は、弊社までご相談いただけたら幸いです。弊社がおすすめするITツールは全て自社の業務で使用しているもの、もしくは研究投資として使い勝手や費用対効果を検証したものです。

ぜひ今回ご紹介したITツールを利用し、生産性の向上や業務改善を実現していただけたらと思います。本ブログやITツールについてのお問合せもお待ちしています。

・相談したいけど事前にシステム組立屋のサービスについてもっと知りたい

・DX推進パートナーとして具体的に何をしてくるのか…

まずは、弊社サービスのVision Road Mapプログラムの資料を無料ダウンロードいただければ幸いです。