BoxがDX化へのキーポイント!?今だから知るべきクラウドストレージ!

BoxがDX化へのキーポイント!?今だから知るべきクラウドストレージ!

こんにちは。
システムで“できない”を“できる”にするシステム組立屋の大瀧です。

今回のブログからシステム組立屋として
「クラウドサービスの組み立て方」をお届けして参ります。

第一回目は「大好きなITツールはなんですか?」
と訊かれた際、迷わず一番に答える「Box」について取り上げたいと思います。

昨今、社内ファイルサーバーをクラウドにアップロードし、リモートワークやテレワークに利用したいという企業が増えています。

しかし、今使っているファイルサーバーをそのままクラウドファイルストレージにアップするのは危険です。

その理由について「クラウドストレージと引っ越し」と題し、クラウドストレージ「Box」と顧客管理サービス「セールスフォース」の組み立て方をお話します。

引っ越しで考えるクラウドストレージ

先述のとおり、今使っているファイルサーバーをそのままクラウドファイルストレージにアップするのは
非常に危険です。

「そのまま使えるなら使いたい」と考える方も大勢いらっしゃるかと思います。
そこで、この章ではクラウドストレージ=引っ越し」として考えてみましょう。

たとえば、今引っ越しの準備を進めているとします。
2LDKに住んでいて少し手狭だから3LDKに移りたいと思い、賃貸物件を契約しました。

契約完了後、間取りを見ながら

「今あるものをどこにおこうかな?」

「タンスやベッドの配置どうしようかな?」

などと考えるかもしれません。

しかし、現在の部屋と次に住む部屋は、
窓幅が違ったり、冷蔵庫を置く場所が異なっていたりする場合があります。

通常、今使っているカーテンやタンスを処分して、新しいものを買うことを検討すると思います。

段ボールに片っ端から今の荷物を入れ、
新居についてから考える!

ということはまずないでしょう。

クラウドファイルサービスも同じです。
今あるファイルを全く整理せずそのまま移行してしまうと、不要なファイルやフォルダーが多くなり、
必要なファイルをどこに置いたか分からなくなってしまいます。

クラウドファイルサービスと引っ越し、どちらもまずは整理整頓が必要ということです。

クラウドストレージの整理の仕方

整理整頓が必要とは言ったものの、どのように整理すれば良いのか分からない!
という方もいらっしゃるでしょう。

引っ越し前のお部屋と同じように、

「まず何から片付けたものか…」

と迷ってしまうかもしれません。

たとえば、顧客フォルダーの置き方を整えて以下のような階層にしたとします。

今あるフォルダーを整理完了し、クラウドファイルサービスに引っ越して、きれいに整頓。

ですが、あることをしなければ数年後またフォルダー内はぐちゃぐちゃになってしまいます。

それは、ルールブックを作ること。

自分たちの中でルールを決めても、ルールブックが存在しなければ、新しく入ったメンバーがどのようにフォルダーを整頓して良いのか分かりません。
ルールを決めるのがなかなか難しいファイル管理。

ですが、そのルールを決めること自体も難しい。

次の章では、そんなルールブックづくりをクラウドツールで解決します。

Boxとセールスフォースの組み立て方

ここでは、システム組立屋が利用する

Box × セールスフォースの画面を見ながら説明をしていきます。 

フライクが描いたシステム理想郷】
・雛形フォルダーをコピーして新フォルダーを作成
・セールスフォースからボタン一つのクリックでBox上に雛形フォルダーを作成
・顧客データ(セールスフォース)とクラウドストレージ(Box)を閲覧可能

手順① Box上に雛形フォルダーを用意

手順② セールスフォースからボタンをクリック

手順③ セールスフォースとBoxが連携され、雛形フォルダーが作成済み

上記手順を詳しく説明した動画がこちら。

この組立をすることで、セールスフォースの顧客カルテからBoxの画面を閲覧できます。

雛形フォルダーが自動でコピーされているので、
Box上でコピーすることや各自でファイル作成といったことも不要です。

こうして、顧客管理とフォルダー管理の一元化を図れます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

クラウドストレージと顧客管理サービス、
それぞれのITツールだけでも十分な機能を持っていますが、それらを組み合わせて使うことで更なる利活用が進みます。

そして、2つのITツール連携の結果生まれた

「浮いた時間」を、

どのように利活用し、更なる利益を生み出すかが、新たなステップのポイントとなります。

ITツールは便利です。
しかし、便利だけで終わらせてしまってはいけません。

費用を売上に変え、さらには利益を残してこそ、企業は成り立ちます。

今回のブログをご参考いただき、
1社でも多くの企業が描いた未来に向かって一直線になり、システムで“できる”が増えますように。

Boxとセールスフォースを連携して、

【顧客管理とフォルダー管理の一元管理】を実行したい。

描いた未来一直線を実現したい。

という企業さまは、ぜひフライクにお問合せいただけますと幸いです。

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