【実画面で解説】セールス領域におけるSalesforceの徹底利活用〜Sansan×HubSpot×Box&CLOUDSIGN〜

【実画面で解説】セールス領域におけるSalesforceの徹底利活用〜Sansan×HubSpot×Box&CLOUDSIGN〜

こんにちは。
システム組立ちゃんねるを運営している、株式会社フライクの大瀧です。

セールスフォースの導入を検討あるいは活用を目指すうえで、このような疑問はございませんか?
「顧客管理・案件管理(CRM・SFA)として導入したセールスフォースを使いこなしたい!」
「セールスフォースを導入検討しているけど、使いこなせる自信がない」
「現状Box、CLOUDSIGNを使っているけど、いずれはセールスフォースとも連携したい」

私たちフライクでは、セールスフォースを徹底的に使いこなしてこのようなシステム相関図を作っております。

 

また、以前私(大瀧)の個人Twitterアカウントでツイートした内容がこちらです。

何気なくツイートしましたが、過去最大のリツイート&いいね数に驚いております。
そこで、この記事では「セールス領域に絞ったセールスフォースの利活用」について解説して参ります。

この記事を読むことで、
「セールス領域でセールスフォースの単体の使い方はこんな風に利活用できる」
「BoxとCLOUDSINを連携するとこのような業務フローになる」
「うちの企業でもやってみたい!」という思いが芽生えていただけたら幸いです。

ぜひ、最後までご覧ください。

▼この記事はこのようなお悩みのある方にご覧いただきたい内容となっています▼

  • セールス領域で セールスフォースを利用したい・利活用を進めていきたい

  • セールスフォースの具体的な使い方を知りたい

  •  セールスフォースの連携をしたいけどわからない

  • セールスフォースの連携をもっと深い連携にして、社内業務を楽にしたい

  • 電子契約サービスを導入したけど、まだ使いこなせていない

そのような声に一つずつ丁寧にお答えしていけたらと思っております。

ITツールやDXについて少しでもお悩みがあればお気軽にご相談ください。
フライクは、システムを用いて「できない」を「できる」にする組立屋として課題解決、そしてDXを支援いたします。

もちろん、相談後の営業や当日の契約を無理に迫ることは絶対にありません。

利用するメリット
  • ITツールを導入しているが上手く活用出来ていない理由がわかる
  • 導入までの流れや導入後何をすべきかわかる

 

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目次

フライクのセールス(営業)に対する考え方

セールスフォースにおけるセールス領域に関しまして「どのような利活用をしているのか?」という話に入る前に、弊社フライクが「セールス領域をどのように認識・意識しているのか?」についてお話いたします。

弊社(フライク)では、セールス(営業)の役割を以下のように捉えております。

つまり、フライクの認識としましては、
【営業】=受注することはもちろん、目の前に見えているお客さまと長くお付き合いするための準備段階
ということです。

だからこそ、その想いを実現するために、未完成ではありますが、下記のような構成になっております。

そして、セールス領域として連携しているセールスフォース以外のITツールは以下のとおりです。

詳しくご説明いたします。

Salesforceで利用している標準機能とカスタム機能と他システム連携

まず、セールス領域の中心に位置するセールスフォースについてお話していきたいと思います。

セールスフォースは言わずと知れたCRM(顧客管理)・SFA(案件管理)のシェアNo1のITツールです。
具体的には、以下のような機能が標準機能としてございます。

しかし、すべての標準機能がフライクの業務にマッチしているわけではなく、そのままだと合わない機能もあります。

そのため、以下の表のようにセールスフォース社から用意されている標準機能とは別に、自社オリジナルでカスタマイズ(カスタムオブジェクト)で作り込みをして利便性をあげています。

弊社で実際に使っているセールスフォース標準機能、カスタマイズ機能の一覧がこちらです。

それぞれの機能について、詳しく説明していきます。

Salesforce標準機能「リード」×Sansan×Box

Salesforce標準機能「リード」の使い方

SalesCloudの標準機能でもある「リード」。
フライクではリードとして登録する場合は、以下の3パターンです。

  1.  名刺交換をした場合
  2.  ホームページから資料ダウンロードがあった場合
  3.  問合せがあった場合

ちなみに「リード」オブジェクトにおいて、個々人が手動で入力することは皆無です!

手動入力=入力ミスが発生する可能性があるため、フライクでは「リード」オブジェクトはすべて他システムからセールスフォースへ自動入力をする連携を実装しています。

パターンごとの説明は後述しますが、取り込まれたあとはこのような画面で管理をしております。

Salesforce「リード」×Sansan連携「名刺交換後の流れ」

セールスフォース標準機能の「リード」に自動登録されるパターンの代表格が「名刺交換の後」です。
ここでは、弊社とお客さまのあいだで名刺交換をしたあとの流れについて、具体的にご説明していきます。

【①オンライン・オフラインで名刺交換をする】
オンラインのときには、zoomの背景に二次元バーコードを差し込むといったことで名刺交換できます。

【②専用スキャナーでスキャンをする】
Sansanから提供されているスキャナーに名刺をスキャニングすることで、自動的に名刺がクラウドツールのSansanに連携されていきます。

【③OCR文字認識】
OCR+Sansan社の人的チェックが入り、ほぼ間違いがない名刺情報が完成されます。

たとえば、弊社社員の濵砂と名刺交換をしたと仮定すると、セールスフォースではこのような画面が表示されます。

Sansanから自動的にセールスフォースの名刺オブジェクトに反映されています。

気づかれた方もいらっしゃるかもしれませんが、あえてフライクでは「リード」オブジェクトと「リード」を連携しておりません。

その理由は「企業として追いかけるべき名刺情報ではないデータをリードに入れないため」です。

顧客情報は財産ですが、異業種交流会や、不要な営業などによる「不必要な名刺情報」がどうしても入ってきてしまいます。
セールスフォースのリードに溜める顧客情報は、あくまでもフライクにとってビジネスの発展に繋がりそうな名刺情報です。

そこで、Sansanから取り込まれた名刺は、すべて目検を通してリードオブジェクトに取り込むようにしています。

例えば、弊社・濵砂の名刺を「リード」オブジェクトに紐付けたい(新規で登録したい)とします。

「新規登録」ボタンを押せば以下のような画面が立ち上がります。

その結果、リードオブジェクトに「濵砂」の情報が反映されています。
Sansanの名刺情報も反映されているので、情報一元化もできて大変便利です。

Salesforce「リード」×HubSpot連携「資料DL」「問合せ」

最近、どこの企業でもホームページ経由で見込み顧客と接点を持つことが増えてきています。

フライクの場合、お役立ち資料を多く用意しておりますので、資料をダウンロードしていただくことで、見込み顧客の皆さまと接点を持っています。
他にも「すぐに相談したい」というお客さまもいらっしゃいます。

そこで、資料ダウンロードや問合せを頂いた情報をセールスフォース「リード」に自動的に蓄積をしています。

具体的な流れを見ていただくために、ここからは「フライクのホームページから以下の資料をダウンロードする」ことを想定してお話いたします。

ダウンロードしたいファイル:
【DX officer監修】ビジネスDX現在から未来へ、収益構造の変革を

早速、個人情報を入力して「送信」ボタンを押します。

すると、HubSpotにはこのような情報が自動的に入ってきています。

さらに、HubSpotからセールスフォースへこのように自動連携され、リードオブジェクトに「大瀧テスト」が反映されていることがわかります。

ちなみに、ホームページからのお問い合わせでも同じような流れになり、
お問い合わせ⇒HubSpot⇒セールスフォースへ連携される流れとなっております。

また、この情報がSlackでも通知されるのでダウンロードやお問い合わせがあったらスムーズに対応可能です。

このようにリードオブジェクトを利活用すれば、エクセルで管理する必要がなくなります。

Salesforce標準機能「取引先」×Box

次に、セールスフォースのどのライセンス形態でも利用可能な「取引先」についてご説明いたします。

はじめに「取引先」という言葉ですが、英語ではAccountと表記され、英訳すると「取引先」となります。
フライクでは、そのまま「取引先」という言葉を使っておりますが、「企業」や「お客様」といった言葉に変更して使っている企業さまもいらっしゃるのではないでしょうか。

では先述の「リードとはどう違うのか?」についてお話いたします。
リードは「見込み顧客」の管理を行うので「人」の管理です。
対して「取引先」は「企業」を管理する機能です。

企業がサービスやモノを買う場合、多くは「稟議」を通して購入します。
一方で、情報収集段階では「人」が行います。

案件化・商談化した際には「人」の管理と同時に「企業」属性や文化など、企業ならではの管理をしていく必要があります。
ですので、情報収集段階では人の管理、購入するためのプロセス(稟議)は企業の管理が必要になります。

セールスフォースでは、以下のような棲み分けをしております。

Salesforce標準機能「リード」「取引先」「取引先責任者」の使い方

先ほど、リードは「見込み顧客(人)」取引先は「企業情報」を管理するとお伝えしました。

では「リード」と「取引先」は完全に棲み分けるべきなのかというと、そうではありません。
たとえば、リードで管理していた情報から、本格検討や営業リソースを割いて提案をするといったステップに移る際、リードから取引先にデータが移行されます(取引の開始)。

つまり、営業が商談をできる状態と見なされる場合に、リードに格納している情報を取引先に移行(コンバート)できるのです。

【用語の補足】

  • サブスクライバー:メール等での定期的な案内の送信を承諾しているユーザー
  • LEAD:姓と名が把握しているリード
  • MQL(Marketing Qualified Lead):マーケティング担当が創出する温度の高い見込客
  • TQL(Teleprospecting Qualified Lead):インサイドセールスがフォローする見込み顧客
  • SAL(Sales Accepted Lead):フィールドセールスにパスされた見込み顧客
  • SQL(Sales Qualified Lead):営業担当が資質があると判断した見込み顧客
  • OPP(Opportunity):営業が社内で決められた条件が揃い、案件登録できると判断したもの
  • Customer:受注
  • Evangelist:自社の製品・サービスを他者へと宣伝・推薦してくれる顧客

さらに、セールスフォースでは「取引先責任者」という情報を管理する箇所があります。
これは「リード」で管理していた人の情報を格納する【箱】となります。

どういうことかと申しますと、リードから取引先に「取引開始」に変更した際、人に関連する管理項目は「取引先責任者」で管理されることになります。
「取引先責任者」という日本語の意味を考えると「代表格のある人だけ登録する」と思われるかもしれませんが、そういうことではございません。

企業に属する・関連する人の情報を管理する【箱】すべてが「取引先責任者」となります。
ですので、先程の取引先を「企業」や「お客様」に変換するように、取引先責任者を「担当者」などの名称に変更することもできます。

Salesforce「取引先」と連動するBox

ここからはセールスフォース標準機能の「取引先」とクラウドストレージサービスのBoxの連携についてご説明します。

まず「なぜBoxを使うのか?」根本的な部分についてお話いたします。
そもそも、セールスフォースの中にもファイルストレージが用意されております。
しかし、以下の2点の理由から、弊社ではセールスフォースのファイルストレージを使っておりません。

【理由①】
Salesforceファイルストレージは容量が有限のため、容量オーバーの場合追加購入が必要

セールスフォースのストレージ容量は10GB用意されています。
また、ユーザー1人あたり2GB分追加されます。
つまり10名でセールスフォースを使っている場合、10GB+2GB×10名の合計30GBがセールスフォース全体で利用可能なクラウドファイルストレージとなります。
一見容量が確保されているように見えますが、過去の履歴や提案書類等すべて保管するとなると、容量を確保するためにどこかのタイミングで過去の資料等を削除する必要が出て参ります。
ですので、フライクでは容量無制限のクラウドストレージサービスBoxを利用しています。

【理由②】
企業に属する・関連するメンバーすべてSalesforceライセンスを有していない

企業に属するメンバー、そして業務委託・派遣・アルバイト等すべてのメンバーがセールスフォースのユーザーライセンスを持っているとは限りません。
しかし、資料や見積書を作成する際、多くのメンバーがファイルを取り扱います。
使うメンバーが増えると、それだけ情報漏えいのリスクも高まります。
そこで、弊社は社内メンバーだけではなく社内外のメンバーでもセキュリティの高い環境でファイル保存ができるBoxを使っています。さらに、BusinesPlus以上であれば追加課金も必要ありません。

Box全体の機能や性能、ライセンスに関しましては、こちらのブログと動画をご覧ください。

また、Boxの利活用に向けたノウハウを資料にまとめています。
無料で公開しておりますので、ぜひ、資料をダウンロードしてみてください。

▼こんな方におすすめ▼
  • Boxの使い方をとことん知りたい方
  • さらにBoxを使いこなし活用の幅を広げたい
  • 他ツールと連携しBoxを最大限活用したい方

セールスフォースの取引先の話に戻ります。
セールスフォースとBoxは、AppExchangeよりアプリをダウンロードすると連携ツールが無料で手に入ります。
しかし、弊社ではその機能を利用しておりません。

理由は「ただ単純に連携するのであって、誰もが見やすいファイル構成を維持できない」ためです。
では、標準連携した場合を見ていきましょう。

※ちなみにAppExchangeとはセールスフォースで利用できる外部アプリを追加できるストアです。無料のものもあれば有料のものもありますので、ご注意ください。

1. AppExchangeよりダウンロードしたSalesforce×Box連携アプリ

まず、AppExchangeから連携アプリをダウンロードします。

ダウンロードおよび初期設定すると、このような画面がセールスフォースの取引先に出てきます。

そして「CreateFolder」をクリックすると、このような画面になります。

セールスフォース上の取引先データと、クラウドストレージサービスのBoxが紐付いているので、セールスフォースからBoxに保管しているファイル等を見ることができるのは便利です。

Box上から見るとこのような形になっています。

AppExchangeよりダウンロードしたSalesforce×Box連携アプリの場合、
以下のような状況になっております。

上記の行程ですと、連携という観点で実現できていますが、非常に表面的な連携となってしまいます。
具体的にどのようなところが不便だと感じていたかというと、

1. セールスフォースを経由してBoxで自動生成されるファイル名が指定できない

2. Boxで作成されるのがトップフォルダーだけのため、トップフォルダー配下のフォルダーを自分でコピー&ペースト/自分で作成しないといけない 

という点です。

「ストレージ・ファイルサーバー管理あるある」ですが、人によってフォルダー構成が異なるため、見にくい・整理整頓されていない状態になりやすいです。

そこで、フライクでは独自の機能を自社で開発し、実際に使っております。

2. 独自開発したSalesforce×Box連携アプリ「自動連携+雛形フォルダーの自動生成」

そもそも「なぜ独自開発をしたのか?」という背景ですが、2つ理由があります。

【独自開発をするにあった背景】

  1.  作成者によってフォルダー構成がバラバラ
  2.  雛形フォルダーを準備しているがコピーする作業が手作業で大変

詳しく解説いたします。

【開発背景① 作成者によってフォルダー構成がバラバラ】
フォルダー構成がバラバラの場合、クラウドストレージにただ単に資料を保存しているだけであって、探すときに手間がかかってしまいます。 そこで、まず前提として「整理整頓出来る状態」をルールで決めることが重要です。

【開発背景 ②雛形フォルダーを準備しているがコピーする作業が手作業で大変】
そして、雛形フォルダーを用意したものの、フォルダーを作るたびにいちいち毎回手動でコピーするのも手間です。

そこで、フライクが独自開発したSalesforce×Box連携アプリ「自動連携+雛形フォルダーの自動生成」機能がこちらです。

では、具体的なフローをご説明します。

【事前準備① Boxに雛形フォルダーを準備】
セールスフォースからBoxのフォルダーを自動生成する際に、自動生成してほしいフォルダーを定義します。フライクでは、以下のようなフォルダー構成にしております。

この雛形フォルダーをBox上で表示したものがこちらです。

次に、セールスフォースの画面で説明していきます。

【手順① 右上の「Box雛形フォルダー自動生成」を押下】

するとこちらの画面が出てきます。 この画面が弊社オリジナルの画面となります。

【手順② 作成フォルダ名を変更し、「Boxフォルダ作成処理」をクリック】
Boxのフォルダー名を指定します。
※ここではわかりやすいように「自動作成テストO_大瀧商事株式会社」で作成します。 作成フォルダ名を記載し、「Boxフォルダ作成処理」ボタンを押下します。

【手順③ 命名したフォルダーと雛形フォルダーがコピーされていることを確認】
セールスフォースとBoxが連携されること自体は「AppExchange」と同様ですが、弊社の独自ツールは2つの点が異なっています。
それは「指定した名称でフォルダーが作成されていること」「雛形フォルダーが自動生成」されることです。

 

【指定した雛形フォルダーが自動生成】

この連携をすることで、セールスフォースだけでなくBoxのフォルダーの中身も整理できます。
もちろん、この雛形フォルダーは企業や部署によって異なる設定を付与することも可能です。

いかがでしょうか?
もし、Boxだけでも導入してみたいということでしたら、ぜひ弊社までお問合せください。

また、本ブログでご紹介したSalesforce×Box連携機能は、
初期費用50万円〜となっております。

ご興味や関心がございましたら、下記よりお問合せいただけたらと存じます。

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Salesforce標準機能「商談」

次に、SalesCloudのメインの機能である「商談」についてお話していきます。
「商談」はセールスフォース社のメイン機能ということもあって、非常に機能が充実しています。

しかし、充実しているが故にセールスフォース初心者にとっては複雑に見えてしまいます。

英語にはなりますが、Sales Cloud Data Modelという資料があります。
その資料から抜粋したSalesCloudの商談のデータ構造がこちらです。
商談は「Opportunity」となっています。

引用元:Sales Cloud Data Model

ここでは、弊社が使っているセールス領域における機能について、わかりやすく詳しく記載いたします。

レコードタイプ

「商談」を使用するうえで避けては通れないのが「レコードタイプ」です。
「レコードタイプ」だけですと、一見「どんな機能?」というのが分かりづらいので、ここでは例をあげてご説明します。

例えば、「カレーライス」と「ハンバーグ」という異なる料理を両方作る場合、
「ご飯を食べる」という最終目標は同じですが、レシピの段取りはもちろん、使う食材や切り方など、細部が異なります。

(ex. カレーはにんじん、玉ねぎ、じゃがいも、肉。ハンバーグはミンチ肉、玉ねぎ…等)

これを「商談」に置き換えると、以下のようになります。

  • カレーライス・ハンバーグ(料理):提案するサービス
  • レシピ:提案するサービスによって異なるヒヤリング内容
  • ご飯を食べる:売上をあげる

そして、肝心の「レコードタイプ」は何に該当するのかというと、

「提案するサービスによって異なるヒヤリング内容」です。

フライクは、主に「①コンサルティング」「②ライセンス」をして利便性をあげています。

まず「①コンサルティング」をクリックします。
「①コンサルティング」を選んだあとに出る画面がこちら。

そして画面をひとつ前に戻して「②ライセンス」を選ぶと、以下の画面が表示されます。

画像を見ていただくと分かりますが、①と②の違いは「入力項目が異なる」ことです。

先ほどの「カレーライスとハンバーグでのレシピ(作り方)が異なる」という例のとおり、
提案するサービスが異なるとヒヤリングする項目が変わるからです。

ですので、弊社ではレコードタイプを分けて入力や管理をしやすくしております。

 

フェーズ×必須項目

次に「フェーズ」についてご説明します。

突然ですが、セールス・営業の役割とは何か、ご存知でしょうか。

  • 売上を上げること
  • お客さまに会社のことを知ってもらうこと

など、たくさんの意見が出てきそうですが、

私は「営業マンが商談を前に進めること」だと考えております。

そのためには「商談」を前に進める方法や、進め方を会社の中で共通化する必要があります。

たとえば「これは絶対にいけます!受注できます!」と意気込む営業マンがいたとしても、100%受注できることは残念ながらありません。

しかし、企業は狙ったタイミングで狙った売上をあげないとキャッシュフローが読めなくなります。

だからこそ、セールス組織は同一のものさしで商談を管理していき、狙ったタイミングで狙った金額を受注するために、一歩ずつ着実に「商談を前に進める」ことが重要です。

その物差しが、本章のタイトルにもなっている「フェーズ」と「必須項目」です。

フェーズとは、商談化〜受注の状態になるまでのステップと捉えてください。

山登りでいうと、頂上への到達=フェーズの最終段階ですので、その経過(フェーズの段階)は「今は3合目くらいかな?」というような感覚です。

フライクでは、商談を以下のようなフェーズに分けております。

具体的なフェーズ定義は以下のとおりです。

このようにして受注という「山」を登っていきます。

前章でご説明した「レコードタイプ」とはどう違うのか?と思う方がいらっしゃるかもしれませんが、たとえば先ほどの「①コンサルティング」のレコードタイプは、以下のような商談フェーズ×必須項目を設定しています。

このように、各フェーズと必須項目を連動することによって
商談の進め方をわかりやすくし、読みを外さないようにしています。

また、この表の中の「フェーズ06:提案」に移行する場合、下記項目が必須項目になります。
そのため、必須項目を入れていない状態で「フェーズ06:提案」の状態にすることはできません。

つまり、今から提案しようしている顧客における

  • ビジネス課題
  • 問題点
  • 解決策
  • 効果

が記載されていないと、「フェーズ06:提案」はできないということになります。

取引先責任者の役割

次に「取引先責任者の役割」についてご説明します。
こちらも、わかりやすくお伝えするために例を用いてお話しましょう。

例えば、ゲームソフトを買いたいと思っている小学1年生の男の子がいたとします。
しかし、自分のお小遣いでは買いたいゲーム(5,000円ほど)は買えません。

それでもゲームがほしい男の子は、自分が持っているお小遣い(1,000円)と、
残り4,000円をどうにか工面する方法を考えました。

そこで、夏休みに帰省した際に祖父母に買ってもらおうと相談したところ、無事買って貰えるところまで成功しました。

その後、祖父母が両親に
「孫にゲームを買ってあげたいんだけど、いいと?」
(※大瀧が最も得意とする博多弁でお送りします)
と、確認を入れてきたのです!
両親が承諾したため男の子は最終的にゲームを購入できましたが、ここで両親が承諾していなければ、あと一歩のところでゲームは購入できないところでした。

ここまでの例を「取引先責任者の役割」に置き換えてみましょう。

まず「商談=5,000円のゲームソフト」となります。。

そして、

  • 購入推進者=祖父母
  • 最終意思決定者=両親

ということになります
どちらも商談を前に進めるには、欠かせない存在です。

では、フライクでは取引先責任者の役割をどのように設定しているかをご紹介いたします。
こちらがフライクの商談×取引先責任者の役割です。

大企業、中堅企業に対する商談をする場合、稟議を書くというプロセスが生じます。

そのプロセスを進める際「誰にどのようなアプローチをすればいいか?」を、 商談に関わらずすべてのメンバーが把握するためにも、この「商談における取引先責任者の役割」を使いこなすことが重要と考えております。

実際のセールスフォース環境がこちらです。

このように、商談の中に「取引先責任者の役割」をもたせることによって
この商談におけるお客さまの担当者の役割(責任範疇等)が分かりやすくなります。

失注管理

最後に「失注管理」について説明します。
すべての商談を受注することができればこの管理は不要ですが、完璧な人が世の中にはいないのと同様に、失注は必ず発生します。

「失敗は成功のもと」と言うように、失敗をそのままにせず、次に活かすための糧とするためにも「失注管理」をしていきます。

フライクでは「失注」というフェーズにすると、必須入力項目があります。
まず、失注理由です。失注理由は大きく分けて3つに分類しています。

さらに、フライクでは失注の掘り起こしをするために、このような入力画面を設けています。

Salesforce標準機能「活動履歴」

この章では、セールスフォースを使っているユーザーであれば利用できる「活動」機能についてご説明します。
「活動」機能は、ToDoリスト・活動予定・活動履歴と三変化できますが、ここではわかりやすくお伝えするため「活動履歴」と名称を統一してお話していきます。

※フライクのToDoリストは「Asana」で管理しているため、セールスフォースではToDoリストとしては利用しておりません。

活動履歴の使い方

まず、フライクで活動履歴単体として利用する状況は、打合せ終了後の議事録を活動履歴に貼り付ける場合のみです。

議事録の記載自体はBoxで行っているのですが、セールスフォースで打合せをしたという履歴を残すために、セールスフォースの活動履歴に簡単な履歴を残しております。

しかし、セールスフォースで入力する活動履歴は情報が浅いため、手動で入力した活動履歴をきっかけにBoxNoteを見て詳細を確認しています。

Salesforce「活動履歴」×GoogleWorkspaceGmail」連携

そして、セールスフォースの活動履歴に紐付けたい内容として「メール」があげられます。

フライクのメール管理は、GoogleWorkspaceのGmailを使っております。

実際の画像で説明いたします。
まず、Gmailを開いて通常通り「宛先」「件名」「本文」を入力します。

すると、下記画面が出ます。

これは「株式会社フライクに紐付けますか?」というサジェストですので「ログ」をクリックし、紐付けを行います。
そうしますと、先ほどのメールが自動的に紐付け完了されています。

GoogleWorkspaceについて詳細を知りたい方は、こちらも合わせてご確認ください。

Salesforceカスタム作成機能「見積・発注機能」

次に、フライクオリジナルで作成した「見積・発注機能」についてお話いたします。

セールスフォースの標準オブジェクトにも見積機能自体はあるのですが、
マスターの更新がしづらく、見積書のフォーマットが標準で用意されているものだと使いづらいという理由より、弊社独自で機能を作り込み、作成しました。

見積×商品マスタ

まず、見積は1つの商談に対して複数あることを前提にしています。
なぜかと申しますと「これとこれのパターンを見積もりしてほしい」というリクエストに答えるためです。

また、商品マスタも用意しており、見積書を作る際にマスタから持って来られるようにしております。

実際の画面を用いてご説明します。まず、見積明細を作りましょう。

すると、下記のような画面が立ち上がります。

こちらの画面に、必要項目を入力します。

項目にある「商品明細」の部分は、セールスフォースの「商品マスタ」からきており、
単価から数字を持ってくることができます。

その商品マスタがこちらです。

マスタで管理していると、人によって単価を変更するミスや、価格の設定を間違えるミスなどが発生しないのでオススメです。

見積書・発注書の発行

次に、見積書や発注書を出力したいと思います。
こちらの見積画面で明細を入力したあとの画面をご覧ください。

【見積書印刷ボタン】を押下すると、押印前の見積書が出力されます。

発注書も同様に、Salesforceから出力することが可能です。

Salesforceカスタム機能「見積書・発注書」×Box自動格納

ところで、皆さまは見積書や発注書の管理はどのように行っているでしょうか。
見積書や発注書を作成し、その見積書を印刷→印鑑を押印→押印した見積書をスキャン→データ保存といったフローでしょうか。

フライクでは、出来上がった見積書や発注書を印刷などすることなく、すべての流れをセールスフォースだけで完結させています。
(※押印については、次章のワークフローで詳しくお話いたします)

ここでは、Boxへの自動保存について解説しましょう。

【手順① 「見積書Box格納」ボタンを押下】

【手順② Boxの指定フォルダーに見積書が自動格納】

【手順③ 該当商談の見積書にURLを格納】

もちろん、セールスフォースの「取引先」からBoxに格納された見積書を確認することもできます。

いかがでしょう?
発注書も同等の機能を作っているのですが、セールスフォースで見積書や発注書を出力するだけでなく、Boxにも保管できます。

顧客ごとにどのような見積書を出したかがわからなくなることを防ぐためにも、
Boxのフォルダー構成を整理し、セールスフォースから出力した見積書や発注書を自動格納する機能があれば大変便利です。
また、社内の情報共有やログを残すということも可能です。

このように無駄な手間を省き、一気通貫で業務をしてみたい!という企業さまがいらっしゃれば、ぜひ一度弊社の60分の無料相談をお申し込みいただけたらと存じます。

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ワークフロー

先ほどのご説明した「見積書」に押印がなかったことにお気づきでしょうか。
この電子見積書に押印する際、フライクでは承認依頼をしています。

どのようなものかと申しますと、担当者が見積もりをして、上長が承認をするという流れです。
実際の画面を見ていきましょう。

【手順① 承認依頼したい見積情報から「承認申請」を押下】

【手順② 上長が「承認」作業を実施】

ここでは私(大瀧)から私(大瀧)なので、あまり意味はありませんが、
通常であれば部下から承認依頼が来ます。

下図のようにコメントを入力し、「承認」ボタンを押下して完了します。

承認作業が完了すると「承認済み」ステータスとなり、コメントが反映されます。

【手順③ 見積書を再度クリックすると角印が押されている状態で見積書が出力される】

Salesforceカスタム作成機能「契約管理」

ここまでは、セールス領域の受注までのお話をして参りましたが、
この章では受注の前後に関するお話をしたいと思います。

昨今、いわゆるサブスクリプションビジネスや、LTV(LifeTimeValue)といった
「1回きりのお付き合い」ではなく、継続したお付き合いをするビジネスモデルに変わってきているように思います。

現に私達(フライク)は、システムを通して長いお付き合いをしてくださっている企業さまが増えてきていると感じております。

そういった契約の管理を、セールスフォースのカスタム作成機能の「契約管理」で実施しています。

その詳細と、弊社のノウハウについて実画面を含めてお伝えしていきます。

Salesforceカスタム機能「発注・契約管理」×Box×CLOUDSIGN連携

フライクでは、お客さまと契約する際は電子契約サービス「CLOUDSIGN」「クラウドサイン for Box」連携して使用しています。
ちなみに月額費用が30,000円かかりますので、年間36万円の投資となります。

引用元:クラウドサイン for Box

これらのアプリケーションの利用方法を、セールスフォースでの発注書作成を含めてお話します。

【手順① セールスフォースから発注書を出力し、Boxに自動保存する】

下記画面の【発注書印刷】ボタンを押下し、該当発注書に間違いがないかを確認する。
問題なければ、【発注書Box格納】をクリック。

商談画面を見ると、自動保存されていることが確認できます。

【Salesforce画面】

【手順② Boxから右クリックしてCLOUDSIGNを呼び出し】

通常のCLOUDSIGNと同様の画面で、電子契約を締結します。

手順③ 通常のCLOUDSIGNと同様の手順で契約締結を実施】

Boxから自動貼付された契約書が間違えていないかを確認し「次へ」をクリックします。

宛先を選んで「OK」をクリック。

送付順の設定を確認して「次へ」をクリック。

入力項目の設定を行い、「次へ」をクリック。

最終確認し、確認ができたら「次へ」をクリック。

【手順④ 締結完了後、ファイルが自動格納されていることを確認】

締結前の発注書が格納されているBoxに、電子契約後のファイルが自動的に格納されているかを確認します。

ここまでで電子契約は締結完了しているのですが、弊社ではもう一工夫し、
その行程も含めて フライクの「商談×見積×契約管理」の流れとなります。

どのような工夫をしているかについては、次章で詳しくお話いたします。

商談×見積×契約管理

まず、フライクでは「商談・見積書・契約管理」を
ひとつの商談の中で複数サービスの提案を実施し、1枚の見積書で契約を実施する。
その結果、お客さまの観点で見ると3つのサービスの契約を結ぶことになる。
と捉えております。

そして、見積データを再度契約期間ごとに束ねるのが面倒なため、
フライクでは以下のような画面をオリジナルで作成し、セールスフォースをより便利に使っています。

このように、ひとつの商談に対して複数明細・複数契約期間のものを、
セールスフォース上できちんと契約期間ごとに応じた契約レコードを作成することによって、更新商談(Renewal商談)を束ねやすくできます。

これは非常に管理しやすいうえに一目で見やすく、大きなメリットです。

例えば、サブスクリプションビジネスのように1ライセンスごとの追加契約ができるサービスの場合、新規で受注した契約・追加で受注した契約を束ねて更新用の商談を作成することもできます。

画像の詳細をまとめますと、契約期間単位が異なる契約管理をしつつ、
CLOUDSIGN締結後にBoxに自動保存された契約書のURLをセールスフォースに転記します。

そうすることにより、契約に至った原始証憑まで確認することができるのです。

<商談画面から契約情報を参照>

<契約オブジェクトをクリックしたあとの画面>

発注書URLをクリックするとBoxが開きます。

上場を考えていらっしゃる企業さまや、見積〜受注〜契約まで業務をしたいという企業さまは、ぜひフライクのようなシステム環境を整えてみてくださいませ。

「セールス領域におけるSalesforce×Box×CLOUDSIGN徹底利活用」まとめ

いかがでしたでしょうか?
今回は、セールス領域におけるセールスフォースおよび他システム連携についてお伝えしてきました。

私のブログの中でもかなりの超大作となりましたが、ノウハウをまとめられたことに達成感を感じております。

セールスフォースは「Salesforce」という名前の通り「セールス領域」に最も強みがあります。

もし、このブログを見ている企業さまで「Salesforceをもっと使いこなしたい」「HubSpot、Box、CLOUDSIGNといった他システム連携をしてより便利に使いこなしたい」「システムを武器に変革したい!」という方は、ぜひフライクまでご相談ください。

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株式会社フライク 代表取締役 大瀧 龍