2人で始めた税理士事務所がお客様のご要望やご紹介をいただくと同時に、
お客様・スタッフも増えていくにつれて情報共有・連携のしづらさに気が付き、更に今後組織拡大を予定しているため、
小規模なうちから社内組織体制とシステムを整えたいと考えていた。

業務規模が拡大するにつれて社内でITシステムに詳しいメンバーを中心に、MyKomon、kintone、クラウドサインを導入していたが、情報が連携されておらずすべて手動での入力や、二重入力が発生してしまっていた。そのためお客様が増えれば増えるほど、無駄な社内工数が発生していまい、効率化するためのITツールが非効率を発生させるITツールとなってしまっていた。

・既に導入していたkintoneでの業務と周辺ITツールによる業務フローを分解し、いつ、誰が、どの情報とどのシステムにアクセスし、さらに、経営陣はどういった情報を閲覧したかをヒヤリング。その中で、まずは顧客への対応履歴と請求業務の簡素化に取り組んだ。具体的には以下の内容をシステムで構築し、二重入力をなくし、効率化を図った。

・ホームページからの問合せ情報をセールスフォースへ取り込み、顧客への対応状況を把握。

・お客様ごとに予定納税情報や売上情報、自社との契約情報等を管理。更にお客様への活動記録をすると同時に税理士が独自に実施する「業務処理簿」を自動生成。

・毎月の顧問契約における請求情報を顧客情報と紐付け一覧で確認。

二次開発として、以下を実施

・お客様へ提出する資料や内部資料を格納しているファイルをクラウド保管にし、顧客情報と連携。

・採用活動の一環でIndeed等の求人サイトからの求人応募情報をATSを使って管理をしていたが、ATSをセールスフォースと自動連携し、応募者情報や対応状況までも一元化。

・企業の成長を倍加するために、公認会計士・監査法人で培ったノウハウを提供するためのコンテンツを拡充し、自社のターゲット企業に届けるマーケティングを実施。

・社内の工数管理をより精緻化し、業務負担がかかっているメンバーや若手メンバーの苦手な作業を見える化・分析し、社内でのフォロー体制を強化。