第一部　営業・事務・経理の業務が変わる！フライク成功事例に学ぶ効率化のリアルストーリー

公開日： 2025.03.07

今回は、弊社フライクの実際の成功事例から、業務改善の具体策を全三部構成で徹底解説します。

第一部：営業・事務・経理の業務が変わる！フライク成功事例に学ぶ効率化のリアルストーリー
第二部：営業・事務・経理の業務が1つのツールでここまで変わる！Salesforce・Box・DocuSign・freee会計の単体活用法
第三部：最強の組み合わせ！Salesforce×Box×Gmail×freee会計の連携で業務最適化を実現

このコンテンツは第一部「営業・事務・経理の業務が変わる！フライク成功事例に学ぶ効率化のリアルストーリー」となります。

【こんな課題、抱えていませんか？】
①営業が本来の仕事に集中できない
②事務や経理がオフィスワークに縛られている
③売上を上げ続けるためには人材採用が最優先だと思い込んでいる

これらの課題を解消し、効率的で生産性の高い仕組みを作りたいと思っている方にぴったりな、効率化のヒントが満載です。

ぜひ最後までご覧ください。

1 フライクで利用しているITツールとその活用法！
2 営業×事務×経理業務における【ありがち】な課題
3 フライクにおけるノンストレスなシステム環境
4 まとめ

フライクで利用しているITツールとその活用法！

まず、フライクで日常的に使用しているツール一覧をお見せしましょう。

これらのITツールは単体でも非常に高い利便性を誇りますが、フライクでは独自の【システム連携組立図】を活用し、これらのツールを効率的に連携させています。

営業×事務×経理業務における【ありがち】な課題

フライクの利活用事例をご紹介する前に、営業×事務×経理業務の方が頭を悩ませがちな課題についてまとめてみました。

【営業目線の課題】

①見積書作成に時間がかかりすぎる
　○「見積書のフォーマットが決まってないから、毎回作り直し…」
　○「フォーマットはあるけど、エクセル管理だから修正が面倒」
　○「商品の詳細とか条件を確認が必要。結局営業事務に頼んでも『これでいいですか？』の確認が来る」
　○「毎回手入力で調整しないといけないし、システム化されていないから手間がかかる！」

②契約情報管理が煩雑でストレス
　○「契約内容や条件が変更されるたびに、いちいち手動で更新しているけど、これ効率悪すぎ！」
　○「契約書は紙で保管、案件管理は別のシステム。どちらも確認しないとダメで二度手間…」
　○「情報がバラバラだから、探すのにも時間がかかるし、本当に面倒！」

③請求書作成・発送がいつも大仕事に…
　○「顧客ごとに請求内容がバラバラだから、営業と営業事務で分担して作業しているけど、どちらかがミスするとトラブルになる」
　○「請求書作成って一発で終わらないんだよね。間違いが見つかると顧客対応もしないといけなくて、時間がどんどん奪われる！」
　○「発送は紙で送るの？メールで送るの？両方共必要だっけ？って毎回悩む。確認作業ばかり…」

【経理目線の課題】

① 請求書を送付したいのに必要な情報が揃わない
　○営業や他部署からの情報共有が遅れ、「これが最後の確認です！」と言っても、結局抜け漏れがある…。
　○請求書の取引先名や金額、取引内容が毎回不完全で、「これって本当に合っているの？」と確認作業に追われる。
　○「早く送ってくれ」と言われても、必要な情報が揃わないと送れない、このジレンマ！

② 売上に関する仕訳入力が後回しになりがち
　○毎日やりたいけれど、目の前の作業に追われて気づけば月末。大量の仕訳をまとめて処理する羽目に。
　○単純な入力作業に見えて、ミスを防ぐための確認や修正に時間がかかる。「想定以上に時間かかってしまう」が日常茶飯事。
　○締め切り直前の焦りとプレッシャーで、「もう何が何だかわからない！」とパンク寸前に。

③ 消し込み作業が非効率でストレスの元
　○銀行明細と請求書を突合させるたび、「あれ、顧客名が違う？」「金額が微妙に合わない？」とモヤモヤが募る。
　○作業スケジュールが固定されていて、月末や5日、15日が近づくたびに「またこの時期が来た」と憂鬱になる。
　○手作業で確認する時間が膨大。「自動化できたらいいのに」と思っても、現実は変わらない。

【リモートできない事務・経理】

① 紙ベースの処理が多すぎる
　○請求書や領収書が紙で管理され、「オフィスに行かないと確認できない」という状況がいつまでも続いている。
　○ファイリングや郵送作業が毎日のように発生し、「この紙さえなければ」と思っても進まない電子化。

② 必要なデータがオフィスにしかない
　○社内の専用サーバーやローカルシステムにしかアクセスできない。「クラウドならもっと楽なのに」と感じても変わらない現実。
　○セキュリティの理由でリモートアクセスが制限され、「いっそ全て持ち出せたら」とため息をつく毎日。

③ コミュニケーション不足がストレスに
　○他部署との連携がスムーズにいかず、聞きたいことがあっても「直接会わないと話が進まない」ジレンマ。
　○メールやチャットでは曖昧になりがちな確認事項を、一言話すだけで解決するため、出社が必要になる。

次の章では、これらの不平不満が一切ないと断言できるフライクのシステム環境をお見せします！

フライクにおけるノンストレスなシステム環境

ここでは、5つの社内業務効率化をご紹介していきます。

見積業務を効率化！商品マスターを活用した見積書作成

どんな課題を解決できるのか？

○エクセルや属人化されたフォーマットの廃止・統合
　■従来、個人の手作業やバラバラのテンプレートで作成していた見積書を、システム上で一元化。作業の効率化とミスの削減を実現します。
○商品マスターでスムーズに商品選択が可能
　■商品マスターに登録された商品情報を活用し、見積書作成時に必要な情報を簡単に選択可能。
○見積書フォーマットの統一と稟議プロセスの標準化
　■一貫性のあるフォーマットを採用し、承認手続きもスムーズに行える環境を構築します。

システム概要

i. プルダウン形式で商品選択と価格の自動入力
見積書作成時に、商品マスターのプルダウンメニューから「商品分類」と「商品名」を選ぶだけ。選択した商品に応じて、標準価格が自動的に表示されます。

ii. 必要情報の入力でデータ完成
商品明細や数量を入力するだけで、見積データが簡単に完成します。
iii. 承認プロセスの標準化
作成した見積データを稟議に回し、上司が承認すると、社印が自動的に押印されます。

iv. ワンクリックで見積書を作成
必要な情報を入力し終えたら、ボタン1つで正式な見積書が作成されます。

利用しているITツールと機能

a. Salesforce
　i. 標準機能
　Salesforceの基本機能を活用し、効率的な見積業務を実現しています。
　　1. 商談：商談進捗の管理と見積プロセスの連動
　　2. 商品マスター・価格表：商品情報と価格を統一管理
　　3. ワークフロー：承認プロセスの自動化
　ii. カスタム機能
　業務に合わせた機能拡張で、さらに便利に。
　　1. 見積書・見積明細：見積書作成に特化したカスタム項目やプロセスを追加
b. Box
　i. Salesforceとの連携
　APIを活用し、作成した見積書をBox上に自動保存。安全なデータ管理と簡単な共有が可能です。

過去提出履歴も一目でわかる！提案書・提出書類を一元管理

どんな課題を解決できるのか？

○ファイル探しの手間をゼロに！
クライアントごとに統一されたフォルダ構成を採用し、必要な書類をすぐに見つけられる環境を実現。○顧客関連ファイルを一元管理
提案書、見積書、契約書など、顧客との接点で作成されたすべてのファイルを一箇所にまとめて管理します。
○保存忘れの心配を解消
ボタン1つでファイルを自動格納できるため、保管ミスや手間を削減します。

システム概要

i. 見積書を作成後、内容を確認
見積データを完成させ、「見積書出力」ボタンで帳票の内容を確認できます。
ii. ワンクリックで自動保存
「見積書Box格納」ボタンを押すと、見積書が自動的にBoxへ保管されます。

iii. 共有URLを自動で取得
Boxに保存された見積書の共有URLが自動的にSalesforceの商談項目に返却されるため、情報に簡単にアクセス可能です。
iv. その他の帳票も発行可能
見積書だけでなく、「注文書」「検収証」「納品書」など、必要な帳票類をシステム内で作成・管理できます。

利用しているITツールと機能

a. Salesforce
　i. 標準機能
　Salesforceの標準機能を活用し、業務の効率化を実現しています。
　　1. 取引先：顧客情報をBoxと連携し、ファイルの整理と検索を容易にします。
　　2. 商談：商談進捗管理と帳票類の連動をスムーズに行います。
　ii. カスタム機能
　　1. Salesforce→Boxに連携する機能を構築
b. Box
SalesforceとAPI連携し、帳票類の自動保存と共有を実現。
　i. Salesforceで作成した帳票類をワンクリックでBoxへ保管可能。
　ii. 保存されたファイルの共有URLを自動生成し、Salesforceの商談項目に追記します。

請求書業務を効率化！リモートワークでも対応可能な仕組み

どんな課題を解決できるのか？

○プリンターや郵送業務を不要に
請求書の印刷、封入、郵送といった手間のかかる作業を完全に排除します。
○リモートワークやアウトソーシングにも対応
請求書の送付業務をクラウドベースで管理し、どこからでも対応可能な環境を実現します。

システム概要

i. 請求内容の確認とステータス更新
請求一括画面で、送信対象となる明細を選択し、請求ステータスを変更します。

ii. Boxへ請求書を自動保管
対象請求書を選び、「請求書Box格納」ボタンを押下。請求書の内容を再確認できます。

iii. メール送信とfreee連携
「メール送信・freee連携」ボタンを押すだけで、事前に設定した担当者に請求書が送信されます。

iv. 活動履歴の記録
請求書送信後、活動履歴にも自動反映されるため、管理が簡単です。

利用しているITツールと機能

a. Salesforce
i. 標準機能
　1. 取引先責任者：請求担当者の情報を一元管理
　2. 活動履歴：請求書送信後の記録を自動登録
ii. カスタム機能
　1. 請求一覧画面および請求書作成機能
　2. Boxとの連携機能
　3. メール送信機能
b. Box
SalesforceとAPI連携し、帳票の管理を効率化します。
　i. Salesforceで作成した請求書をワンクリックでBoxに保管可能
　ii. Box保存後、自動生成された共有URLをSalesforceの商談項目に追記
c. Gmail
Salesforce経由でメールを送信し、請求書を迅速に届けます。

営業事務から経理業務までシームレスに連携！請求・入金情報を即時把握

どんな課題を解決できるのか？

○部署間の情報共有が不要に
営業事務が経理へ情報を手動で共有する手間を排除。いつ、どの企業から、いくら入金があるかをリアルタイムで把握可能になります。
○売掛金一覧や仕訳業務の手間を削減
売掛金の管理や仕訳作業を自動化し、手動での確認や入力の必要がなくなります。

システム概要

i. 請求書送信とfreee会計への自動連携
Salesforceの請求書一括画面で請求書を送信後、freee会計に自動的に連携されます。

ii. 取引情報の一元管理
取引先情報や品目、請求書に関連付けられたBoxURLがfreee会計に連携され、必要な情報を簡単に確認できます。

利用しているITツールと機能

a. Salesforce
請求業務を効率化するカスタム機能を活用しています。
　i. カスタム機能：請求書の作成・管理および他システムとの連携を実現
b. freee会計
API連携により、Salesforceからのデータをスムーズに取り込み、自動化を実現しています。
　i. API機能：取引先、品目、請求書、BoxURLなどの情報をfreee会計に自動連携