定着しないSalesforceを劇的に改善する組み立て方法３選
こんにちは、株式会社フライクの内村です。
私たちはシステム組立屋として、企業様の描いた未来に近づくためにシステムを武器に変えるお付き合いをさせていただいております。
日々お話をさせていただく中で、CRM・SFAツールとしてセールスフォースの利活用を進めたいといったお話をいただく機会が多いです。
お話を聞いていく内に、セールスフォースを導入している状態なのに社内での利活用が進んでいない状況を受け入れてしまっている企業様が多くいらっしゃることを目の当たりにしました。
セールスフォースはきちんと自社に合った形で利活用を進めると、業務の効率化も進み自社の利益を生み出す資産に変わる可能性を持っているツールです。
今回のブログを通して、自社の状況を改善するためのアクション方法について知っていただき、いち早く社内の状況を改善するキッカケへと繋げていただきたいです。
さて、このブログをお読みになっていらっしゃるあなたの会社でセールスフォースを導入されて効率的に利活用できておりますでしょうか？
導入当初は達成したい目的や理想の状況を思い描いて、セールスフォースを導入したのに実際は現場の誰も入力していない…
利益を圧迫する無駄な固定費になってしまっている…
そんな状況になっていないでしょうか？
セールスフォースは上手く利活用ができると、何倍も企業の成長を後押しし有益なシステムとして売上に繋げることが可能です。
本日は、そんなセールスフォースが無駄な固定費になってしまい現場の誰も入力していない状況に陥っている企業様向けに、定着化する方法をお伝えいたします。
目次
現場で起こっている状況
早速ですが、現場でセールスフォースの入力状況はどんな状況でしょうか？
- 顧客情報が入力されていない
- 営業に関する進捗情報が入力されていない
- 商談や見込みの売上状況が入力されておらず可視化できていない
企業様の状況によって様々ですが、上記のような状態に陥っている企業様も多いと思います。
経営層としては、組織の売上のサポートをするために多額の投資を行い導入したので入力をしてほしいと思うのは当然です。
では、なぜ現場では売上のサポートをしてくれるシステムなのに入力が進まないのか次章で詳しく解説いたします。
つまづきやすいポイント
まず、セールスフォースの入力を行うには入力方法を覚えることと画面に慣れることが重要です。
セールスフォースを導入しただけでは、「データを入力する箱ができた状態」ただそれだけです。入力する箱はあっても、入力が進んでいないので中身は空で何も価値を産めない状態になってしまいます。
ですが、多くの企業様では現場で入力が進まないため「データが入力されていない空箱」の状態になっております。
入力を進めるためには、入力方法と画面に慣れることが重要でまずはセールスフォースを開いて使ってみる必要があります。
それなのに、毎日開く習慣が無かったり、業務に必要な情報が溜まっていないので「入力する必要もなく」「開いてデータを確認する必要も無い」ため現場ではデータ入力が進まない状態となってしまい、利活用されないシステムへと育っているのです。
実は1番シンプルに「開く」「見る」といった習慣が無いことがつまづきやすいポイントになっております。
なぜこのような状況になっているのか？
セールスフォース導入当初は理想を抱いて導入を進めたのに、なぜこんな状況になってしまっているのか早く改善したいですよね。次に改善するために把握するべき具体的なポイントを3つお伝えいたします。
①入力する目的やメリットが無い
②業務に支障が無いので入力する必要が無い
③社内に嫌われ者となる推進者がいない
①入力するメリットが無い
セールスフォースを導入してすぐ、入力を進めてくださいと伝えても入力しないのは当然のことです。
なぜなら、現場で入力するための目的や入力することで得られるメリットが明確になっていないからです。
経営層は導入を進める際、システムベンダーやメーカーからセールスフォースを活用することで得られるメリットや変革した状態をご提案されたはずです。
そのため、現場で入力が進むと売上を創出するための顧客分析や見込み商談から売上予測を行い、健全な経営への舵取りができる、といったように導入後の目的と明確なメリットが見えているはずです。
ですが、現場はどうでしょう？
- 突然、セールスフォースの導入が進み今までの業務に加えてデータを入力する追加の業務が発生してしまった。
- セールスフォースの画面に慣れてなく、入力することに嫌悪感を感じてしまう。
- 日々の業務でいっぱいなのに、データ入力の時間を割くことができない。
上記のように考えていると思います。それには明確な目的とメリットが明確になっていないことで、経営層と現場の間に大きなギャップが生じてしまっていることが課題です。
②業務に支障が無いので入力する必要が無い
次に、セールスフォースを活用しなくても業務が回ってしまうことです。
既存の業務フローにきちんとシステムが組み込まれていない状態になっていないでしょうか？それでは、日々セールスフォースを開く必要も活用する必要もないですよね？
業務に組み込まれていなければ、現場からすると普段の業務に追加で行う業務となってしまい負荷が大きくなってしまいます。
まずは、習慣としてセールスフォースを日々開いて会議を行う体制を構築するためにも突破するべき第一の壁です。
③社内に嫌われ者となる推進者がいない
嫌われ者となる推進者、と聞いてシステムではなく人の課題ということに驚いた方もいらっしゃるかもしれません。実は推進者が社内もしくは社外に存在していることが定着化に１番大きな影響を与えていることが多いです。
定着化を進めるには今までの業務を変革して、再構築する必要があります。
その際、重要になってくる強制力をどこまで行使できるのかは推進者の力量に左右されます。
社内に嫌われ者となる推進者がいることも重要ですが、外部の推進者を巻き込むことで忖度無くスピード感を持って推進を進めることはもちろん、他社での成功事例も持っているのでより自社に合った方法で推進することも可能です。
現状を打破して改善するための3つの方法
さて、ここまでで定着が進まず推進されない具体的な理由を3つお伝えさせていただきました。
上記の中でどこまで自社に当てはまっていたポイントはございましたでしょうか？
次章から具体的に改善するポイントをお伝えさせていただきます。
- ①入力する目的を明確にしてスケジュールに落とし込む
- ②業務フローにセールスフォースを組み込み、業務を効率化する
- ③DXを推進してくれる方とチームを組む
①入力する目的を明確にしてスケジュールに落とし込む
まずは、現場と経営陣のギャップを埋めるために入力する目的を明確にし改善するためのアクションを洗い出してスケジュールベースに落とし込みます。
導入当初に思い描いていた理想の状態はきちんと実現できておりますでしょうか？
もし、実現できていないとしたら目的に対する解像度が薄く明確になっていない可能性があります。
例えば、旅行で行き先が決まっていたら取りうる最適な手段を決めることができますよね。
目的地に早く着きたい場合は飛行機や新幹線を利用し、行き先までの人数や時間、予算を考慮すると別の選択肢を考えることができます。
その中から、目的に沿った最適な手段を活用し目的地まで向かうことができます。
上記のように、まずは解像度の高い目的を明確にし目的に沿った戦略と行動をスケジュールに落とし込むことが現状を打破することにつながります。
先ずは達成したい目的から逆算し機能とスケジュール、導入ステップを決めていく必要がありますので、描く理想の状態までの目的を明確にしましょう。
②業務フローにセールスフォースを組み込み、業務を効率化する
日々の業務フローにセールスフォースが組み込まれていない場合は業務フローを変革する必要があります。
セールスフォースはいわばデータを入れることができる箱の状態なので、データを日常的に入れ込む習慣を構築することが重要です。
例えば、
- 商談ごとに散らばっているデータをセールスフォース上で一元管理する
- 紙やEXCELで管理している顧客データをセールスフォース上で一元管理する
- 顧客様とのやり取りの履歴や進捗をセールスフォース上で記録管理する
上記のようなデータをセールスフォース上に格納するために、どこの業務をシステム化することができるのか吟味し構築していく必要があります。
そのためには既存の業務フローを可視化し、どこに問題点がありシステム化することで効率化に繋がり、データ活用にも繋がるのか整理し、業務フローの再構築を行います。
再構築を行ったら、業務フローに応じて「いつ・誰が・何を・どのように」セールスフォースへ入力するのかマニュアル化し、社内導入への推進を進めます。
私たちフライクでは、システムプランニングという手法を用いて社内導入推進へのご支援をおこなっております。
具体的には、企業のビジネスモデルをヒアリングを通し理解をすることでシステムを活用すべきポイントを明確にし最適な形へ再構築しております。
- システムプランニングの流れ
- Step１：ビジネスモデルヒアリング
- Step２：現在の業務フローを可視化
- Step３：現在の業務フローの課題点とシステム活用点の可視化
- Step４：理想の業務フローを再構築
上記の流れで進めていくことで、「システムが活用できていない問題がどこにあるのか？」そこから「システムを利活用し成果に繋げるための理想のフロー」を企業のビジネスモデルに合わせて再構築しております。
このシステムプランニングを行うことで、無駄な投資を防ぎ１つの部分で業務フローを最適化するのではなく、フロントオフィスからバックオフィスを通して業務効率化とデータの資産化を実現することが可能になります。
③DXを推進してくれる方とチームを組む
上記の改善ポイントが円滑に進まない時や社内に知見が豊富なメンバーがいない場合は外部に委託することがマストです。
システム導入の成功率は52.8%と言われており、成果に繋げるまでに豊富な知見と経験値が必要となります。
DX推進に関する知見が豊富なチームと伴走することで、スピード感を持ち無駄の無い成果に繋がるシステム導入を実現することができます。
システムは導入してからがスタートで自社に合う形に利活用することで初めて真価を発揮します。
もちろん、DXは新たな試みとなるので反発する力も働きますが成長を目指す企業変革には必要な成長痛です。
その時点で今までの組織には無かった新しい取り組みを実施できており変革に向けた第一歩だと思います。
DX推進のチームを組閣することで、
- 無駄な投資と行動が少なくなり、DX推進のスピードが高まる
- 目的が明確になり成果を上げるまでの道のりが明確になる
- 自社の業種・業務に合わせた効率的な利活用が可能になる
例えば、改善策を講じて2〜3ヶ月成果が出ないもしくは変化が少ない場合は一度外部に相談されてはいかがでしょうか？
まずは相談をすることで、どこに課題が生じておりどんな改善策を講じることで推進が進むのか明確になると思います。
フライクでは社外DX推進部として伴走していくスペシャルパートナーを実施しております。
理想のシステムを再構築できても、実現することができないと絵空事になってしまいます。
理想の状態を実現していくためには、並行して「業務フローの改革」「組織体制の変化」「IT知識の補完」等も進めていくことは必須です。
実現に向け、社内で「業務フローの改革」「組織体制の変化」「IT知識の補完」を進めるためには３つの手段があると考えております。
１.社内の人材を育成する
２.新しくIT人材を雇用する
３.外部の協力者とチームを組む
そうです、取りうる手段は「ヒト」へのアプローチです。
ですが、世の中ではIT人材が少なく雇用する場合でも最小で年間500万円〜の投資が必要となります。
そのような状態ではDXの推進が進みにくく、いつまでも大企業や他の国に比べて遅れをとるばかりになってしまいます。
そこで、フライクではそのような現状を変革するために「スペシャルパートナー」を実施しております。
具体的には、企業の社外DX推進部としてプロジェクトマネジメント・デジタル利活用・組織変革の推進を行っております。
下記にて「スペシャルパートナー」を通して実施している内容をお伝えさせていただきます。
初めてのことばかりで分からないという状態を無くすために、経営会議・営業会議に同席させていただきシステムを活用したプロジェクトマネジメントを実行できる体制を企業の一員となって推進していきます。
また、時代に適応する組織を構築するためのアプローチとしてOKRの実行・伴走も実施しております。
中小企業の中では、経営層から一方通行で降りてくる目標を実行している企業様も多いです。
そのような状況ですと、経営層と現場の隔たりが生まれてしまいチーム・組織として目標を達成する達成度が落ちてしまいます。
企業と社員が両軸で、共通の目標を達成することのできる組織に変革するためにOKRという手法を用いています。
もちろん、自社でOKRを採用している企業様もいらっしゃると思います。ですが実施していることと実現できることは全く別物です。
デジタル人材がいなくて採用できない、、DX推進におけるスピードを加速していきたい、、
そのようにお困りの企業様は1度お気軽に下記よりご相談ください。
まとめ
弊社、株式会社フライクでは企業のIT・システム投資の成功率52.8%という現実を無くしたいと考えております。
約半数の企業がなにかしらのシステムを導入し、その後活用ができておらず無駄な固定費となってしまっている状態です。
システムを導入する際は、企業として必死につくった利益から投資を行うはずです。
その利益を活用できない無駄なシステムでは無く、売上に繋がる成果を生み出すシステムを導入し企業成長へつなげていただきたいと考えております。
日本ではこのままIT・システム投資が進まないと2025年の崖と呼ばれる約12兆円の経済損失が生まれると言われております。
システムの現状を変え、企業を変革し、日本の課題を解決するために無駄を無くし企業成長に繋がる有効な手段としてシステムを利活用して欲しいと考えております。
そのため、株式会社フライクでは成果に繋げるためにIT・システムを組み立てる「システム組立屋」が企業の成長をご支援しております。
具体的には下記のようなアプローチを企業様毎に実施しております。
- システム導入と利活用にかかる無駄な時間と無駄なコストを無くす為のアプローチ
- 業種・業務フローに最適なシステムの選定と導入・設計・開発
- 着実に成果を上げるまでDX推進を進め社外CTOとして伴走
推進に向けたファーストステップとして「3Sマップ」を実施しております。
３Sマップとは「Strategy（戦略）×System（システム・制度）＝Success（成功）」を実現するマップという意味で、成功に向けたシステム活用のロードマップを作ります。
企業が目指すゴールから逆算してスケジュールまで落とし込むことで、きちんと実現することのできるシステム利活用を進めることができます。
ここまででセールスフォース定着化のためのアプローチをお話ししてきました。
定着していないと感じていても実際にどこが具体的な課題になっているのか把握できておりますでしょうか？
漠然とした課題感では解決するものも解決することが難しくなってしまいます。
例えば、風邪を引いてしまった時にまず何から始めますでしょうか？
闇雲に薬を飲んだりはしませんよね？
風邪をひいた時は「頭が痛いのか」「体がだるいのか」「鼻水や咳が出てしまうのか」などの症状を特定して対処する必要があります。そうです、「診断」を行い現在の状況を的確に把握することが重要となります。
セールスフォースの活用を目指している場合、利益を垂れ流すシステムではなく・利益を産み出すシステムへ変革するために的確に現状を把握し改善策を検討することをおすすめいたします。
そこで、セールスフォース運用歴10年以上のシステム組立屋フライクが現状を把握できますよう「セールスフォース健康診断シート~システム処方箋~」を作成いたしました。
シートの中には定着が進まない要因を分解し40の項目に答えることで自社のセールスフォースの現状について把握し定着化に繋げるための手法を記載しております。
定着化を目指す企業様はぜひ一度シートをダウンロードしていただき、定着化から利活用への一歩を進んでいただきたいです。
シートは下記よりダウンロードください。
今回お伝えした、セールスフォースの定着化や企業成長に繋がるシステム導入、について課題を感じている方はお気軽に株式会社フライクまでご相談ください。
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フライクでは、すぐにシステムの導入をご提案することはありません。お客様が行っている普段の業務、描いている未来をまずはヒアリング致します。
理由は、導入するだけでも比較的大きな金額が掛かりますし、そもそも活用できなければ意味がないからです。
・相談したいけど事前にシステム組立屋のサービスについてもっと知りたい
・DX推進パートナーとして具体的に何をしてくるのか…
まずは、弊社サービスのVision Road Mapプログラムの資料を無料ダウンロードできますので、ご確認いただければ幸いです。
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