契約書の電子化で進む社内DX〜CLOUDSIGN×Box×Slackで実現する理想的な電子契約フロー〜
こんにちは。システム組立屋 株式会社フライク代表取締役の大瀧です。
最近「フライクのシステムを参考にしてシステム導入したいです！」というありがたいお声を頂戴しました。
一つ一つのITツール導入は、ツールを提供してるITベンダーやメーカーが支援してくれます。
ですが、それらを組み合わせて課題を解決し、DX推進を支援してくれる企業が見つからない！と
思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そういった方に届いてほしいと思い、今回もブログを更新したいと思います。
また、合わせて私が主宰している「ITって楽しいに変えるコミュニティ〜ふくおかクラウドCafe〜」
もぜひご覧くださいませ。
ふくおかクラウドCafeサイト：https://flyke.co.jp/service/fukuoka/
今回は、タイトルにもありますとおり「CLOUDSIGN×Box×Slack」の3つのツールを使った、
電子契約のDXについてお話したいと思います。
目次
CLOUDSIGN×Boxで実現する電子契約管理の全体像
まず、フライクのシステム全体像における下記の部分をご覧ください。
上記の表にもある「CLOUDSIGN」と「Box」は単体でも非常に優秀なITツールではありますが、
連携することでより便利になります。
実際にフライクで行っている業務フローがこちら。
動画でもより詳しく解説しております。
CLOUDSIGN×Box×Slackで実現する理想的な電子契約フロー
フライクのフローをご覧いただき「あれ？思っていたより便利ではなさそう…？」
と思った方。ポイントが2点あります。
- 組立ポイント① 作成したBox上のファイルがCLOUDSIGNへ自動連携
- 組立ポイント② 電子契約後自動Boxへ保管＆Slackへ通知
ひとつひとつ見ていきましょう。
作成したBox上のファイルがCLOUDSIGNへ自動連携
従来の業務フローでは、
- 個々人のパソコンで作成したファイルを格納
- 印刷や押印処理のための稟議を書く
など、最悪の場合スタンプラリーのような誰かの上長の押印をしてもらうためのフローが入ります。
ですが、この方法をとれば個々人のパソコンでローカル保存したり、
書類作成のために限られたパソコンで操作したりなどの手間なく、リモートワークでも書類作成できます。
つまりCLOUDSIGN×Boxで下記3つのことを実現できるのです。
- 上長押印稟議フローのWEB化
- 書類の印刷＆製本化作業が不要になる
- 印紙購入、印紙添付が不要になる
電子契約後Boxへ自動保管＆Slackへ通知
紙での契約書を受領している場合、契約書をいちいちスキャンしてフォルダに保管する
という作業をしていませんか？
この電子化フローでは、それらの作業をなくすことができます。
なんとBoxからCLOUDSIGNへ連携し、電子契約にすると、
契約元ファイルと同じ階層に電子契約した書類が自動的に格納されます！
そして、メールでの通知はもちろんですが、フライクではSlackでも通知が届くように設定しています。
メールで一括管理をするやり方もありますが、
日常的にクライアントとのやりとりで多くのメールが来ますので、メールでの確認は遅れが生じてしまう。
そこで、Slackの「チャンネルが分けられる」特性を使い、よく確認するチャンネルは通知を設定することで
リアルタイムに契約状況を把握できるようにしました。
こうすることで、新しい契約になったお客さまの状況を把握することができます。
また、社内で受注速報が流れるので、関与したメンバーに向けてすぐ「おめでとう！」と声をかけられ
社内で雰囲気やクオリティーを保つというメリットがあります。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
CLOUDSIGNやBoxを単体で入れているという企業さまはいらっしゃると思いますが、
まだどちらも導入していない企業さまも、CLOUDSIGN×Box連携が気になったのではないのでしょうか？
特に月の契約数が数十件ある企業さまは、管理に1〜2名が兼務して実施されているというところもあると思います。
その場合、今回ご紹介したCLOUDSIGN×Boxを連携することで、圧倒的に管理工数を削減できます。
フライクのようにCLOUDSIGN×Boxを連携して、業務効率を図ってみてはいかがでしょうか？
日本の発展には地域社会で頑張っている中小企業がもっと元気になる必要があると思っています。
ぜひこのブログを参考にしていただき、元気な企業が1社でも増えますように。
また、CLOUDSIGN×Box連携だけでなく「描いた未来、一直線。」を目指したい企業さまは
ぜひ弊社に「60分無料相談」もしくは「お問い合わせ」をお待ちしております。
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