Boxはクラウドストレージサービスではなかった?正しいライセンス種別の選び方

Boxはクラウドストレージサービスではなかった?正しいライセンス種別の選び方

こんにちは、株式会社フライク代表取締役の大瀧です。

今回はBoxについてお話したいと思います。
法人向けクラウドストレージサービスとして認知度の高いBoxですが、
「どういった用途を想定してライセンスを選べばいいかわからない!」という方もいらっしゃるでしょう。

そこで、今回は私(大瀧)が考える「Boxのライセンスの選び方」を丁寧にお伝えしたいと思います。

今回のブログは下記の動画でも解説しております。
もし、よろしければコチラの動画もご覧くださいませ。

▼「解説動画」

【初心者向け!】これを見ればboxライセンス選びが丸わかり!!!

Boxはクラウドストレージサービスだと思っていませんか?

BtoB向けのクラウドストレージサービスとしての絶大な人気を誇るBox。
しかし、Box社の企業メッセージを見ると、
実はクラウドストレージサービスというメッセージは発しておりません。

では、Boxとはどういう世界観を持つサービスなのでしょうか?

Boxはクラウド・コンテンツ・マネジメント(CCM)という世界観を打ち出しています。

「つまりクラウドのストレージサービスでしょ?」
「他の競合他社(Drop boxやGoogle Driveなど)とはサービスが違うの?」
と思われた方もいらっしゃると思います。

私も実はBox=クラウドストレージサービスという認識を持っておりましたが、
Boxの勉強をするにあたり、理解を深めることができました。

ガートナーによると、Boxは「Content Services  Platforms」という領域で、
「リーダー」という評価をされております。

「Content Services  Platforms」とは、簡単に言うと
【一つのプラットフォームでコンテンツマネージメントのあらゆるユースケースに対応できる】
という意味合いを持ちます。

具体的には以下の機能が搭載されているサービスです。

  • 文書管理 
  • 検索
  • インデックス作成
  • 分類
  • キャプチャ 
  • バージョン管理
  • ワークフロー
  •  記録管理 
  • コンテンツ分析

つまり、これまでは単なる「ストレージサービス」という印象が大きかったBoxですが、
2022年現在、ガートナーからの評価は「ストレージサービス」という領域だけではなく
「コンテンツサービスプラットフォーム」という評価に遷移してきたということになります。

では、Box社が打ち出している世界観「クラウド・コンテンツ・マネジメント」とはどんなものでしょう?

それは【共有】【コラボレーション】【自動化】【署名】といった、
従来のストレージの機能を超えて、重要な業務の一部を担う根幹のシステムということになります。

また、BtoBという属性を考え「セキュリティとコンプライアンス」にも注力しているのも、Boxの特徴の一つです。

このようなコンテンツなどを一覧で見てみると、
Boxは業務で作成した資料や書類の【書庫】ではなく、業務の一連と密接した業務ツール
=プラットフォームと言えるのではないのでしょうか?

では、次章で本格的にBoxライセンスについて触れていきたいと思います。

Boxライセンスの種類

さて、本題でもある「Boxライセンスの正しい選び方」について言及したいと思います。
Boxの基本ライセンスは非常にシンプルで、3つのライセンスに分かれています。
(※EnterprisePlusはEnterprise機能にオプションを付けているプランのため省く)

  • Business
  • Business Plus
  • Enterprise

では、ライセンス種別によってどのような機能差があるのでしょうか?
以下のように内容を簡単にまとめてみました。

ここで見ていただきたい項目は【エンタープライズアプリの統合】です。

エンタープライズアプリの統合とは、少し説明が難しいのですが、
簡単に言えば「日頃使っているクラウドサービスとの連携数」のことだと思ってください。

そして、先ほどの章で触れたように、Boxは「クラウド・コンテンツ・マネジメント」。
日頃の業務に組み込むことで最大限に利用価値が上がっていくサービスです。

もう一度表に戻っていただき、【エンタープライズアプリの統合】を見ると、
Businessが1、Business Plusが10、Enterpriseが上限なしとなっています。

つまり、SalesforceやKintone、CloudSignやDocuSign、SlackやChatworkと連携するのが、
Businessだと1つのみということになります。

Box未導入企業が抱える5つの問題点

業務ソフトや日常業務の中に「Box」がない場合、下記のように部分最適を繰り返してしまいがちです。

具体的には、以下のようなことが発生してしまいます。

【①オンプレミスサーバー管理】

  • セキュリティ対策やストレージ追加など自社でメンテナンスを行うリスクと労力

【②必要な情報へリモートからアクセスできない】

  • USBメモリからの情報漏洩・外出先での対応の遅れ・現場NASによる情報二重持ちのリスク

【③セキュリティリスク】

  • Eメールの誤送信による情報漏洩・社用で個人向けサービスを使ってしまうシャドーIT

【④情報のサイロ化】

  • システムやアプリごとにファイルを保持することで情報の所在が不明瞭になる

【⑤ペーパーレス化できない】

  • 取引先や委託先との合意の必要性や経路依存性のためなかなか踏み切れないデジタル化

Box導入で変革が起こる業務領域

では、Boxを導入することで5つの課題がどのように解決できるのか。
ライセンスごとに見ていきましょう。

①Box BusinessEditonを一部社員のみ導入した場合

②Box Business Plus Edition 全社導入

③Box Business Plus Edition + 業務ソフトの連携

④Box Enterprise / Enterprise Plus Edition 全社導入

boxの7つの権限設定につきましては、下記動画、ブログでも解説しております。
もし、よろしければコチラの動画もご覧くださいませ。

▼「解説動画」

▼「解説ブログ」

リモートワークでも大活躍! クラウドストレージサービスboxのメリット・デメリットを大公開【福岡】

フライクがオススメするライセンスとは?

ここまでBoxを導入するとどのような課題解決ができるか、というお話をいたしましたが、
フライクおすすめのBoxライセンスは「Box Business Plus」以上です。

なぜなら、フライクはBoxを「クラウドストレージサービス」としてではなく、
企業の業務を支える「クラウド・コンテンツ・マネジメント」としての利用をオススメしているからです。

画像説明文にもありますとおり「Box Business」はあくまでBoxの機能の一部をテストしてみたい
というユーザー向けのお試しプランです。

ですのでフライクとしては、どの機能も滞りなく使える「Box Business Plus」以上を推奨しています。
「なぜそこまでBox導入にこだわるのか?」
次の章では、その考え方に至るまでのプロセスについてお話いたします。

Box導入を「コスト」ではなく「企業の武器」にするための考え方

私たちフライクはITツールを提案して導入するだけではなく、
「システムを武器に変革し、魅力ある地域や企業を次世代につないでいくこと」という倫理観を掲げています。

そのためには、お客さまである企業が「なにを改善したいのか?」
「決算書のどこにテコ入れしたいのか?」を共に真剣に考えて、ご提案します。

システム導入するときにかかるのは「コスト」ですが、そのコストをもとに
「どこにインパクトを出すのか?」というのも考えます。

例えば「提供価値」か「関係」か「販路」か、その結果収益を上げるのか?

Boxの話題に戻りますと、
Boxは企業活動には欠かせない「技術を継承するためのストック型情報集約」です。

参考:「フロー型とストック型の情報とは」

Boxの特性であるストック型の情報集約を実現するために、
フライクでは以下のように各システムを使い分け、業務を回しています。

このように、Boxと複数のITツールを組み合わせることを想定すると、
前述のとおり「Box Business Plus」以上が必要となります。

さらには、将来企業規模が大きくなった際に、
情報漏えい等のリスクから従業員を守り、かつ「攻めのIT」をするための「Box Shield」を利用するには、
ライセンスを「Enerprise」一択にするべきでしょう。

最後に

いかがでしたでしょうか?

今回は、Box社のコンセプト・世界観から、Boxを導入していない企業のリスク、
そしてBoxをどのような位置づけで導入するかについてお話いたしました。

このブログを通して私が一番伝えたかったことは、文中でも申し上げたとおり
Boxを「クラウドファイルサーバー」として使うのは大前提に、いかにBoxというITツールを
業務フローの中核に取り入れ、二重三重の管理をなくすか。

さらには、ストック型情報集約と言われる「技術やノウハウ」を蓄積することが重要なのか、です。

もし、このブログを見ている企業さまで「システムを武器に変革したい!」という方は
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株式会社フライク 代表取締役 大瀧 龍