中小企業の業務改善に欠かせないITツール10選〜メール・予定管理「Google Workspace」編〜

中小企業の業務改善に欠かせないITツール10選〜メール・予定管理「Google Workspace」編〜

こんにちは。

システム組立ちゃんねるを運営している、株式会社フライク代表取締役の大瀧です。

本ブログは、弊社提供のebook「【2022年最新】生産性向上×業務効率化に欠かせないITツール活用法でご紹介」掲載のITツール10選をシリーズ化してお送りしたいと思います。

▶️こんなことに悩んでいる方に見てほしい

  • 似たようなITツールが多くて、自社に最適な選択肢がわからない
  • もっとITツール・システムを活用して事業を成長させたい
  • 個人PCにデータがあるので、担当者不在だと顧客からの問い合わせに応えられない
  • 紙の資料が多すぎて、なかなか業務効率があがらない
  • アナログな管理手法が原因で、経営判断するための数字が上がってこない

今回は第1回目と題し、「全社共通編」から1つITツールをご紹介いたします。

今回のブログは下記の動画でも解説しております。
もし、よろしければコチラの動画もご覧くださいませ。

▼「解説動画」

【実画面でご紹介!】中小企業の業務改善に欠かせないITツール10選〜GoogleWorkspace編〜

中小企業の業務改善に欠かせないITツール「GoogleWorkspace」

まず、今回ご紹介するITツールは「Google Workspace」です。

利用用途は多岐にわたりますが「メールや行動予定などをクラウドで管理」できます。 「Google Workspace」に含まれているシステムは、以下のように10ツール以上あります。

皆さまお馴染みのツールも多いかと思いますが、この中から3つピックアップしてツールの活用方法をお伝えします。

Gmail 〜安全でプライバシーが保護されたビジネス用のメールサービス〜

企業であれば必須アイテムとなったメールツール。1ユーザーにつき1メールアドレスが当たり前になったこの時代。
しかし、メールサーバーを自社で管理することはセキュリティー上重要なことですが、正直中小企業には難しいでしょう。

なぜなら、中小企業では限られた人材でビジネスをしているので、メールサーバー管理をしている時間や人員を割けられないからです。

そこで、Google Workspaceで提供されている「Gmail」を活用してみましょう。
「Gmail」は、独自ドメインで利用するメールサービス&サーバー機能です。
ラベルによる管理と強力な検索機能で、定期的にメールフォルダを整理したり、「あのメールどこいったっけ?」と探す手間も省けます。
また、高度な迷惑メール対策も標準装備されています。

Gmailは、大きく分けて3つの機能が用意されています。

①ドメインで利用
Google Workspace の Gmail は、ドメインで利用するビジネスメール。Google のメールサーバーを使用するので、別途メールサーバーは要りません。ユーザーの画面や操作は個人向け Gmail と同じです。

②高セキュリティのメール
機械学習により 99.9%の精度でスパムを検出。ユーザーをフィッシング攻撃から保護しています。添付ファイルは複数のエンジンで自動的にウィルス スキャンを行っています。

③目的のメールを瞬時に検索
ラベルによる管理機能と強力な検索で、メールの整理も不要となります。Google ならではの検索技術で目的のメールをすばやく見つけることができます。フィルタによる自動仕分けも可能です。

    フライクでの使い方

フライクでは、独自ドメイン「flyke.co.jp」を取得していますが、メールサーバーはGmailです。このように、Gmailでは「gmail.com」でのやり取りだけでなく、独自ドメインでもやり取りできます。

Google カレンダー 〜 オンラインカレンダーで組織内でのスケジュール管理が驚くほど便利に〜

どんな企業でも、個人・会社全体の商談や打ち合わせ、会議などスケジューリングを行いそれらを管理するのは基本業務に含まれているかと思います。

しかし、各自が持っている紙の手帳やホワイトボードだけでは、外出先から他のメンバーの予定を確認できず、殊更リモートワークではクラウドの予定管理がマストになっています。

そんなときに使えるGoogleカレンダーの機能を3つご紹介します。

①どこからでも予定を管理
Google カレンダーは PC 、スマートフォンやタブレットにも対応。いつでもどこからでも予定を作成、確認ができます。ユーザーの画面や操作は個人向け Google カレンダーと同じです。

②施設や備品の予約が可能
ユーザーはスケジュールを作成するときに、Google Workspace 管理者により予め登録された会議室や車両、プロジェクターなどの空き時間を確認し、予約をすることができます。

③簡単に会議へ召集
Google カレンダーで会議を召集するには、全参加者のスケジュールや空き時間を確認して会議詳細を入力するだけです。参加者全員へ招待メッセージが送信され、応答を画面上で確認できます。

    フライクでの使い方

フライクでは各自の予定だけでなく、ホワイトボードや会議室など業務に欠かせない設備の予約も出来るようにしてあります。

Googleフォーム 〜驚くほど簡単に作成が可能なアンケートフォーム〜

社外にアンケートを取りたいといったときに、紙で用紙を作って配布したりファックスしたりするより絶対効率的なのが「Googleフォーム」。

ITに強くない方でも、さくっとアンケートフォームが作れてしまう優れものです。

Googleフォームには3つの機能が用意されております。

①手軽にフォーム作成
プログラミングなどの専門知識なしで簡単にフォームが作成できます。複数の質問形式から選択したり、ドラッグ&ドロップでで質問を並べ替えるだけの簡単操作です。

②フォームの様々な利用
フォームは社内外向けのアンケートフォームや情報収集ツール、社内日報など、自由にご利用できます。作成したフォームはメールやウェブに埋め込んだり、リンクを案内して回答を集められます。

③スプレッドシートで回答を分析
フォームから送信された回答はリアルタイムで確認できるだけでなく、スプレッドシートにも集計されるので、独自のグラフ化や分析が容易に可能です。

「Google Workspace」のおすすめプラン

Google社のホームページによると、2022年5月時点で用意されているプランは以下の3つです。

  • Business Starter 〜小規模ビジネス用プラン〜
  • Business Standard 〜中規模ビジネス用プラン〜
  • Business Plus 〜アーカイブ付きプラン〜

フライクでは、最も安価な「Business Starter」プランを利用しております。
その理由は「Google Drive」や「Goolge Meet」といった他サービスを利用しておらず、
前章でご紹介した「Gmail」「Google カレンダー」「Googleフォーム」の3つのみを活用しているからです。

リモートワークを行っている企業さまの中には「Google Drive」と「Goolge Meet」こそ主たるサービスではないの?と思っている方もいるかもしれません。

では、なぜフライクがこの3つのサービスにこだわっているのか。
次の章でその「組み立て方」をご紹介します。

生産性向上×業務効率化に欠かせないITツール活用法の特設ページ

SSP 特設ページはこちら

システム組立屋フライクが実施しているGoogle Workspaceの組み立て方

フライクは「システム組立屋」として、複数のITツール(SaaSツール)を組み立てて、業務にあったシステム像を研究しています。

2022年5月時点でのフライクのシステム図が、こちら

ここでは、そんな「システム組立屋」のフライクが考える「Google Workspace」と他社ITツールの連動方法を2つご紹介いたします。

社内共有スケジュールとWEB会議システムの連携

フライクではウェブ会議システムにZoomを使っています。
会議をする際に必要な入室用URLは、Googleカレンダーに貼り、社内全体で共有するという仕組みを取っております。

手順① Googleカレンダー上で予定を作成する

手順② その際に「ビデオ会議を追加」内の「Zoom Meeting」を押下

手順③ 該当の会議の詳細を開き、ゲストや会議室を追加

手順④ 時間になると各自のカレンダーから「Zoom Meetingに参加」を押下してウェブ会議システムに入ることが可能

お客さまに送付したメール(Gmail)と顧客管理(Salesforce)を連携

顧客情報管理システムとして世界シェアNo1の「Salesforce」。
そのSalesforceとGmailを連携することで、お客様に送付したメールを一元管理できます。

Salesforceについて詳しく知りたい方は、ぜひ下記ブログも合わせてご覧ください。

やり方は至ってシンプルです。 通常通りメールを記載→送付後、Salesforceに紐付けボタンを押下するだけで済みます。

より連携方法について詳しく知りたい方は、下記ブログをご参照ください。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

1ユーザー月額数百円でさまざまな機能が使える「Google Workspace」に興味関心を抱いていただけたなら幸いです。

冒頭でもご案内したとおり、弊社では「Google Workspace」をはじめ、生産性向上×業務効率化に欠かせないITツールの活用法を掲載したebookを、無償でご提供しております。

5分で網羅できる内容となっておりますので、ぜひご覧ください。

また、SalesforceやBox、freeeといった他のITツールについても知りたい!という方は
「システムスタータープログラム」の特設ページも併せてご覧ください。
必ず皆さまのお役に立てるコンテンツが見つかります。

SSP 特設ページはこちら

フライクがおすすめするITツールは、すべて自社の業務で使用しているものや、
研究投資として使い勝手がよく、費用対効果が出やすいものをご紹介しています。

ぜひITツールを利用し、生産性向上、業務改善を実現していただけたら幸いです。
本ブログやITツールについてのお問合せもお待ちしております。

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株式会社フライク 代表取締役 大瀧 龍