ポートの経営推進部のミッションは『次の10年を創る』です。

2020年にできた「経営企画部」が、機能を広げていく過程で「経営推進部」という名前に変わったのですが、弊社がちょうど10周年のタイミングで「次の10年をどう創っていくのか。」ということで経営推進部が立ち上がったため、当時のミッションから変わらずに取り組んでいます。

2018年の上場からちょうど5年が経過しましたが、上場時に作ってきたオペレーションが、実はあまり改善されていなかったり、改善されてもマイナー改善だったりが多い状況でした。

加えて、M&Aや新規事業などによって会社が急拡大しており、今のレガシーなオペレーションでは耐えきれないところも出てきていました。このオペレーションのままでは次の10年を創ることは難しいと考えるようになり、より効率的なオペレーションと効果的な内部統制の構築プロジェクトが始まりました。

また、その中でも社内で最も重要視し利用しているSalesforceの改善を優先することに決めました。

Salesforceを使用して現価まわりの管理を行っているため、商談数や取引先数などが会社の成長や規模に応じて増加しています。その結果、それらを処理するオペレーションの量も大幅に増加している状況でした。

その中でも、「請求書の発行」に関するオペレーションが最も純増しており、このままだと人をどんどん投下しないと処理しきれない、と話をしていた際に、フライクさんの動画に出会い、「こんな風にBoxと連携することで、もっと効率的に回せるんだ。」ということを知りました。

請求書まわりの改善については、「freee for Salesforceの連携」なども試みたのですが、それに合わせて業務内容をかなり変える必要があり、「実際にこれを私たちのオペレーションに組み入れるのは、難易度が高いな…」と感じていました。

そのため、なかなかシステムを使うイメージがしづらく、もう少し上流からイメージのつく施策はないかという部分で、色々と模索していました。

やはり業務がしっかりとされている中で、それに合ったITツールを入れないと、結局は定着しなかったり、ランニングコストだけをずっと払い続けるということになってしまいますので、それは絶対に避けなければいけないですよね。

部署ごとに使用しているツールが違うことが課題のひとつでした。freeeは経理部が使い、Salesforceは経営推進部が使っているという状況で、ここの連携が100%できず、部分最適になりがちでした。

事業も短期間で増えていくため、その都度「この事業はこう最適していきましょう」と進めていくと、どこまで共通でクリアにしていけるのか、と後手に回っているところがありました。

一つの事業の中にも、別の事業といっていいくらいの他種多様な商品があり、それら全てに短期間でオペレーションを合わせていかなければいけないというのが、非常に大変でした。

Salesforceのライセンス付与には数に制約があったため、Salesforceの情報にアクセスできる社員が限られている状態でした。主に管理職にライセンスが付与されていて、実際に手を動かす現場はスプレッドシートに分解されていたため、全社員が情報にアクセスできないだけでなく、業務の自動化も部分化されてしまったり、情報が分断されてしまうといったところで課題を感じていました。

不確定な未来ではあるものの、Salesforce Classicはいずれ使えなくなるだろう、と認識していました。

Salesforce Classicが急に止まってしまうと全オペレーションが止まってしまうため、どこかのタイミングでLEX（Lightning Experience）へ移行しないといけないとは思いつつも、移行には費用と時間がかかることもあり、それだけのために動くというのがなかなかできない状況でした。

フライクさんのYouTubeを拝見したことがきっかけでした。
弊社が抱える課題をどうにか解決できないかと、いろいろ検索していたところフライクさんのYouTubeに出会いました。

それまでは、課題が漠然としており、解決策も見えていない状態だったのですが、動画内で「こうやったらできるよ」と、まさに私たちが組みたいと思っていたフロー図などが細かくご説明されていて、「これだったら私たちの課題を解決できるかもしれない！」と思い、お問い合わせをさせていただきました。

最初にお問い合わせいただいたのが約1年前の2023年の2月頃でしたね。まずは業務設計など、一番上流からヒアリングをさせていただき、すべてを可視化することから始まりました。

普段、ご自身でされている業務を人に説明する機会はなかなかないと思いますので、それによって「ここって意外と効率が悪かったかな。」という気づきが生まれることもあると思います。そういったところを含めて、お問い合わせいただいて良かったのかなと思います。

非常にいいツールを使いながらも手作業でされていたことも多く、その分「業務が増えればマンパワーが必要になる」というようなところはありましたよね。

ただ、そのまま自動化してしまうと出てくる弊害などもあったため、まずはそこから紐解いていきました。

僕は当初「Salesforceのシステム開発をしたい」と言われた時に、いわゆるよくあるシステムベンダーみたいなのを想定していました。

システムベンダーと我々が提供する価値というのは全く異なるため、例えばSalesforceのライセンスにしても、ライセンスを下げることより「下げることによって何を生み出すか。」みたいなところのお話しをさせていただきましたよね。

そうですね、そのように大瀧さんやフライクの皆様と話を進めていく中で、システムを開発するというところ以上に、ちゃんとオペレーションを上流から設計していくために「業務を整理して全体最適な業務フローを考えてくれる」という、いわゆる業務コンサル的な要素に圧倒的な価値を感じて、依頼させていただくことにしました。

コストの面や業務プロセスを変えるというところで、当初、社内でも様々な意見がありましたが、見えているコスト以上に、見えていないコストの方が圧倒的に多く、かつ今後もそのコストが純増していくため「このままではやりたいことができなくなっていってしまう。」という話をした上で、まずは業務から改善していきましょう、とスタートしました。

オペレーションを上流から設計するというところで、弊社にはそのノウハウがなかったため、思い描いていたような「業務を一回棚下ろして整理する」ということをやっていただけたことが非常にありがたかったです。

我々のアクションも明確に示していただけたので、不安なく進めることができましたし、それと共にオペレーションもきれいに変わっていきました。

そうですね、実際に社内でも「業務効率化できてるって聞いてるよ！」と連絡がくることもありました。

ライセンスについては、機能を使い切れていなかった部分があるということを教えていただき、必要な機能の選定・ライセンスの整理と権限の調整を行ったことで、ライセンス数を増加し、ライセンスのコストを下げつつも、必要なメンバー全員にライセンスを付与することができるようになりました。

それにより、自分自身で情報を見ることができる環境が作れたため、これまでライセンスを持っている上長とライセンスを持っていない部下の間で起きていたコミュニケーションエラーなどがなくなりました。

【現状】ライセンスが必要メンバーに付与されておらずスプレッドシートでの転記ミスが発生している状態

【あるべき姿】ライセンスが必要メンバーに付与されSalesforceで全ての売り上げ情報が管理できている状態

Salesforce ClassicからLEX（Lightning Experience）の移行については、業務の自動化をベースに、LEXに移行することで「一緒に他の問題解決や効率化ができます！」というシナリオを作れたことで、動き出す状況を作れたのは大きかったかなと思います。

Classicはサポート終了の話もあり、今後LEXが主流となることは間違いないですが、馴染みのあるClassicからの移行がなかなか進まない企業も多いですよね。

ただ、やはり同じライセンスコストを払うのであれば、年間3回の公式アップデートの恩恵を受けられる・受けられないという違いも非常に大きいですので、その点でもLEXへ変えられるのはすごくいい選択だったんじゃないかなと思います。

事業を動かしている側の現場目線でいうと、LEXの方が新たなレポート機能やダッシュボードのような要素で確認することができるので、「私たちはこれを使いたいんです」という声もミドルオフィスからは上がっていました。

+αですが見た目の華やかもあり、やはり入力する楽しみがある方がいい、みたいなところもあるのかなとは思います。

そうですね。コミュニケーションにおいては、すごくフラットかつ端的なコミュニケーションを取ってくださるので、それがすごくありがたかったです。

システム設計においても「なぜそのオペレーションを取る必要性があったのか」というところを歴史から遡って聞いてくださり、その内容を汲み取って「それであればここは残しましょう」「ここは変えていい領域ですかね」と伴走していただけたので、我々も自分たちのオペレーションを振り返るという意味でも、すごく良かったなと思います。

あとは構築においての、コミットメントがすごいなと感じました。

フライクさんのシステム担当の方は、基本的にどっしり構えて「こうすればできる」「こうすれば間に合います」と端的に教えてくださるので、こちらの解像度も上がりますし、ジャッジメントしやすく、とても進めやすいパートナーでした。

『社会的負債を、次世代の可能性に。』という弊社のパーパスを実現していくために、いろんな事業をいろんな規模でやっていきたいと思っている中で、まずはそれを実際にしっかり回していくこと。そして、実現していくためにフロントの事業側だけではなく、それを支えているバックオフィス、また、そこを接続するミドルオフィスが、三位一体で大きくなっていかなければいけないと思っています。

フロントだけがやりたいと思ってもできないし、バックオフィスがこうやりたいと思ってもそれはできないので、やはり三位一体でやっていかなければいけない中、会社の規模や成長に合わせて会社全体を巻き込みながら、より最適で効率的なオペレーションを構築し続ける、ということをやっていきたいです。

会社全体の効率性・有効性を上げていくために「オペレーションの価値を上げていく」というところに対して我々がコミットすることで、『次の10年を創れる』のではないかなと思います。

そうですね、やはりSalesforceなどを自社で運用されている中で「相談したいけど誰に・何を相談していいかわからない。」という方は、ぜひ一度ご相談されると解決の糸口が見つかるだろうなと思います。

Salesforceを運用されている方って難易度が高いのですが、かといって聞こうと思えば結構なコストがかかってしまうので、どうしても一人で悩んでしまう方が多い気がするんですよ。

そういった意味でも今悩んでいる方は、一度フライクさんに相談されるといいのではないでしょうか。

業務設計から最終的にシステム構築のところまで伴走させて頂いておりますが、当初から「社員一人当たりの生産性の向上」というところを一貫して重要視されていらっしゃるので、少なからずそこに「業務軸」から「システム軸」両方のアプローチで、フライクとしてお力添えできれば、しっかりとバリューを発揮できるのではないかと思っています。