【初心者必見】Salesforceの使い方完全マニュアル！
本記事では、Salesforceの使い方についてわかりやすく解説します。
「今回初めてSalesforceを導入したが、使い方を教えて」
「Salesforceを導入しているけど、マーケティング領域で活用しきれていない」
「急にSalesforceの担当になった」
という方はぜひ最後まで読み進めてくださいね。
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目次
Salesforceとは？
セールスフォースとは、株式会社セールスフォース・ジャパンが提供しているクラウドサービスです。
企業と顧客をつなぐ顧客管理ソリューションを提供するサービスを展開しており、
顧客一人ひとりの情報を一元的に共有できる統合CRMプラットフォームです。
セールスフォース・ドットコム社のクラウド製品は、全世界で16万社以上の企業が導入しています。
日本国内でも、日本郵政グループやトヨタ自動車などの大手企業をはじめ、
多くの企業で使われています。
Salesforce導入のメリット
Salesforceを導入することによるメリットは3つあります。
- 逆算型思考を取り入れ、抜け漏れを把握する
- 戦略の実行結果をあらゆる観点で分析
- 多角的な視点での見える化
一つずつ解説します。
逆算型思考を取り入れ、抜け漏れを把握する
エクセルで顧客情報を管理する場合、既存の取引先を参照できますが、過去のデータを表示することしかできません。
一方Salesforceの場合、過去のデータを参照したうえで、 より顧客ニーズに合致する商材をクライアントに追加提案できる「契約取得に活かせる逆算型思考ツール」として利用できます。
そのため「今後何をすべきか」の課題提示に活用でき、新たなビジネスに結びつける足がかりにもなります。
戦略の実行結果をあらゆる観点で分析
先ほども記載したとおり「過去のデータを保持する」という観点では、エクセルとSalesforceは同じ機能です。
しかし、この2つのツールの決定的な違いは、分析力です。
特にSalesforceは、「顧客（もしくは自社）の過去の傾向」を知ることができます。
例えば、自社の過去の売上構成実績を参照すると、そのデータから自社の特性を正確に分析できます。
過去の傾向を知ることは、同時に自社のウィークポイントにも目が向きます。
つまり、どこがボトルネックになっているかを把握するのに非常に適しているのです。
ボトルネックを社内で把握・共有すれば、営業活動を効率化できるだけでなく、
組織内での連携が取れ、ひいては顧客満足度の向上も期待できるでしょう。
多角的な視点での見える化
Salesforceでは「ダッシュボード」という機能があり、見える化を促進しています。
エクセルの「表・グラフ」やkintone、eセールスマネージャーといったツールでも
同様に「表示機能」はありますが、データの組み合わせはダッシュボードのほうが容易にできます。
例えば、「営業成果をあげるために【見込み顧客数】【商談数】【受注率】【継続率】などさまざまな指標値を見たい」を、そのダッシュボードを見るだけで確認することができます。
※営業担当者は特に以下の記事を読んでいただければ、成果を出すSalesforceの使い方が知れます！
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Salesforceを導入したときの流れ
Salesforceを導入した時の流れは以下の通りです。
- ステップ①Salesforce導入理由や目的を明確にする
- ステップ②Salesforce要件定義の作成
- ステップ③Salesforce環境の構築
- ステップ④Salesforce導入に向けて社内トレーニング
- ステップ⑤Salesforce利用定着化とPDCAを回し改善
ステップ①Salesforce導入理由や目的を明確にする
Salesforceを導入したときには、導入理由や導入の目的を明確にしましょう。
「便利そうだから導入する」など明確な目的がないまま導入してしまうと、Salesforceが定着せずに導入失敗となってしまうケースもあります。
導入目的の例としては以下のものがあります。
- 営業活動の効率化・DX化
- 営業ノウハウの共有による営業成績の向上
- 営業教育コストの削減
- 顧客満足度向上
- マーケティングと営業部門の連携
- 社員を適正に評価できる
ステップ②Salesforce要件定義の作成
目的が決まったら、要件定義を行います。
要件定義とは、システム開発などのプロジェクトを始める前の段階で、必要な機能や要求をわかりやすくまとめていく作業のことです。ゴールが不明確だと、どのように進んだら良いかが分からないため、要件定義はプロジェクトを成功させるためにとても重要です。
ステップ③Salesforce環境の構築
要件定義が完了したら、Salesforce環境の構築を行います。
この構築は自社で開発もできますが、パートナー企業に依頼して開発してもらった方がSalesforce導入は成功しやすくなるでしょう。
なお、Salesforceを導入するときにかかる費用は以下の通りです。
- ライセンスの利用者数に応じて変動する費用
- 初期導入および追加機能構築におけるオリジナル機能開発費用
- 保守・メンテナンス・定着化にかかる費用
詳細な解説は以下の記事で行っているので、ご興味のある方は参考にしてください。
ステップ④Salesforce導入に向けて社内トレーニング
Salesforceの構築が終わったら、導入に向けて社内トレーニングを行いましょう。
Salesforceで疑問や課題が発生したときに対応ができる「アドミン（管理者）」を用意しておくと、社内で何かあった時も安心です。
ステップ⑤Salesforce利用定着化とPDCAを回し改善
最後にSalesforceが定着するようにPDCAを回し改善を続けていきます。
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Salesforceの使い方マニュアル
ここからはSalesforeの使い方マニュアルを解説します。
①レポートの作り方
Salesforceでレポートはデータ集計の作業効率向上と、売上を分析し予測をたて次の施策を検討できるというメリットがあります。
使い方は以下の通りです。
１.レポート＞新規レポート＞検索窓に「商談」を入力。
「商談」を選択します。
2.【検索条件】を絞り込み
完了予定日を【当会計年度】に変更します。
３.右上の【自動的にプレビューを更新】を有効化。
設定した変更が自動的に反映されませんのでONにしておく。
４.【アウトライン】で表示させたい必要な項目だけを残す。
５.不要なものは×で表示させないようにする。
今回は「取引先名」「商談名」「フェーズ」「完了予定日」「金額」を表示させています。 必要に応じて並び順も変更します。
6.フェーズごとに売上を集計する。
フェーズの右横の▼ボタンから【この項目で行をグループ化】をクリックします。
7.フェーズ毎に集計をかけていく。
「金額」の右横の▼から 集計＞合計を選択します。
設定はこのようにします。
◎行数：データの件数の表示/非表示
◎詳細行：データの詳細の表示/非表示
◎小計：グループ化したものの金額の表示/非表示
◎総計：最下段の合計の表示/非表示
8.グラフを追加。
9.プロパティから好きなグラフのタイプを選択。
今回は「じょうご」タイプを選択します。
プロパティでは最初は初期値が入っていますので、 必要に応じて下記の設定を行います。
- 【値を表示】や【パーセント表示】にチェックをつけます。
- 【凡例の表示位置】はグラフに表示される凡例の位置を選択します。
- プロパティのギアアイコンを押すと設定が実行されます。
10.最後に右上の実行ボタンを押し、必要に応じて保存してください。
レポートの基本については以下の記事で解説しているので、参考にしてみてください。
②ダッシュボードの活用方法
ダッシュボードはダッシュボードエディタを使用して作成します。レポートと同様に分析に利用できますが、ダッシュボードは視覚的にわかりやすく数字をチェックすることができます。
アプリケーションタブから「ダッシュボード」を選択後、「新規ダッシュボード」をクリックします。
ダッシュボードエディタの画面上でドラッグ＆ドロップの操作を行い、必要なコンポーネントを追加します。
コンポーネントを追加するときは、次の項目を選択することができます。
- 表示グラフの種類
- X軸
- Y軸
- 表示単位
- 桁数
- データの並び順
- カスタムリンク
これらの情報を組み合わせることで、このようにダッシュボードが完成します。
ダッシュボードについては以下の記事で詳しく解説しているので、参考にしてください。
③商談の活用方法
商談とは顧客との商談情報を管理するオブジェクトのことです。
商談を利用するときには以下の機能を使いこなす必要があります。
- レコードタイプ
- フェーズ管理
- 取引先責任者の役割
- 失注管理
それぞれの機能については以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひチェックしてみてください。
④取引先の活用方法
取引先は、取引を行う会社の情報を蓄積するためのオブジェクトです。
リードで管理していた情報から、本格検討や営業リソースを割いて提案をするといったステップに移る際、リードから取引先にデータが移行されます。イメージは以下の通りです。
取引先情報を確認する必要のあるメンバーが社内外に多い場合や、容量を気にせずに情報を蓄積したい場合はBox連携の検討がおすすめです。
詳しくは以下の記事で解説しているのでご確認ください。
⑤リードの活用方法
リードとは、見込み顧客のことです。具体的には以下のような行動を起こした人がリードとなります。
- 自社HPから問い合わせをしてきた人
- 資料請求を行った人
- デモ製品をダウンロードした人
リードは以下の場合に登録をすることが多いです。
- 名刺交換をした場合
- ホームページから資料ダウンロードがあった場合
- 問合せがあった場合
以下の記事ではSansanやHubSpotとの連携方法について解説しているので興味のある方はチェックしてみてください。
Salesforceを導入した企業の成功事例：Forty-Five Degree（45ディグリー）様
ここからは、Salesforce導入支援をFlykeにご依頼いただいた企業様の感想をご紹介します。
広島県広島市にある「Forty-Five Degree（45ディグリー）」は、
チューニング技術に定評があるHarley-Davidson専門ショップです。
Salesforceを導入することで以下の結果が出ました。
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【定量評価】
・売上前年比113％UP
⇒セールスフォース導入で一人あたりの労働生産性・作業効率化による実現
【定性評価】
・代表の仕事の進め方を棚卸ししたセールスフォースを実現することによる抜け漏れ・共有漏れを最小限に抑えた。
・各従業員の【記憶】に頼らず【記録】に頼るデジタル利活用
・属人化していた仕事の進め方をセールスフォースに落とし込んで、ノウハウの継承を進める
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概要をまとめると以下の通りです。
・フライクに出会う前まではExcelを使用しSalesforceのこと自体、知らなかった。
・以前より情報共有や管理に課題を感じていたが、ある時、従業員の休みをキッカケに課題の輪郭が明確になった。
・必死で獲得してきた案件が社内共有できておらず、結果お客様にご迷惑をお掛けした。
・経営者としても、「防ぐ仕組み作り」をできていなかったことに悔しさを覚えた。
・「人に依存」しすぎずに「見積書」や「請求書」を一箇所で作成して共有管理ができる仕組みを検討していた。
・フライクはヒアリングの際に6時間ぐらいシステムの話を一切せずに、普段の業務、やりたいことの未来を聞いてくれた。
・導入支援のコンサルティング会社はシステムの部分的な提案をすることが多い。
・業務が圧倒的に改善され業務フローが早くなった。
・案件自体をSalesforceに規則を設けて入力しているから管理ができている。
・導入前は社員もネガティブな意見の割合が圧倒的に多かった。
・導入直後も「Excelの方が良い」「使いにくい」という声が多かったが、現場と一緒に慣れと改善を行っている。
詳細については以下の記事で詳しく紹介しているので、参考にしてください。
有限会社ヤスウラ様のSalesforce導入事例
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まとめ：Salesforceをうまく活用しよう
本記事ではSalesforceの使い方を比較的、初心者の方向けのマニュアルとして解説しました。
Salesforceをうまく活用して、営業の最大化を目指しましょう。
株式会社フライクではツールの導入・初期設定だけではなく、運用方針のご支援もしていますが、すぐにシステムの導入をご提案することはありません。お客様が行っている普段の業務、描いている未来をまずはヒアリング致します。
理由は、導入するだけでも比較的大きな金額が掛かりますし、そもそも活用できなければ意味がないからです。
・相談したいけど事前にフライクのサービスについてもっと知りたい
・DX推進パートナーとして具体的に何をするのかをもっと知りたい
という方は、まずは弊社サービスのVision Road Mapの資料を無料ダウンロードいただければ幸いです。
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