Salesforceを中心とした複数itツールの最新利活用術

Salesforceを中心とした複数itツールの最新利活用術

こんにちは。
システム組立ちゃんねるを運営している、株式会社フライク代表取締役の大瀧です。

この度、私が富士通時代(2010年から2015年)お世話になっていたセールスフォースの方と
ご縁があり、セールスフォースさんの営業の方向けに1ユーザーとして勉強会を開催いたしました。

その一部を切り抜いた画像がこちら。

会社ではなく、私個人のTwitterアカウントでのツイートではございますが、
過去最大のリツイート数といいね数に驚きを感じております。

そこで、ツイートに記載の通り「有言実行」ということで、ブログの更新とYoutubeに詳細動画をアップいたします。

ブログの方では、セールスフォースの具体的な使い方はもちろん、
セールスフォース以外の連携アプリについてもお話いたします。

ちょっとだけ自己紹介

まず、Twitterでもご紹介したフライクで使っているITツールとセールスフォースを中心とした連携図がこちらです。

このITツール像をご覧になった方の中から「どんな人が使っているんだろう」
「フライクって聞いたことないけど、どんな中堅規模企業クラスが使っているソフト郡なの?」
というご質問をよく耳にします。

そこで、少し弊社の紹介と、私(大瀧)の自己紹介をしたいと思います。

まず、フライクは「経営コンサルティング」と「IT導入コンサルティング」を本業としている企業です。

「フライクって何屋ですか?」というご質問には、
「システムを用いて、できないをできるにする組立屋」とお答えしております。

弊社では「システムはあくまで武器の一つ」と捉えています。

フライクは、システムをうまく使いこなすために世の中にある素晴らしいITツールを組み立てて、
お客さまの目指す理想の姿やミッション・ビジョン・バリューを体現できるようにお手伝いをしております。

そんなフライクが目指すビジョンと理想的な世界は、以下のように定義しております。

ビジョン:システムで、夢を現実にする。
理想的な世界:夢のために、システムを駆使している人や企業、地域が増える。

「システムで夢を現実にする」ビジョンを持っているからこそ、
フライクでは複数のITツールを用いて試行錯誤・研究開発をしながら、
お客さまにとって最適なITツールの組み合わせをご提案しております。

そんな試行錯誤の結果、2022年4月時点のベストが、前述の連携図です。

次に、私(大瀧)の自己紹介をさせていただきます。

独立前はバックオフィス改善ツールという位置づけのfreeeに。
その前はCRM・SFAの世界シェアNo.1のセールスフォースの代理店に在籍していました。

その経験を活かして、フロントオフィス×バックオフィスの両軸の業務改善の提案を行なっています。

セールスフォースでシステムを組み立てる本当の理由

さて、自己紹介が長くなってしまい恐縮ですが、
私にとってITツールは、ゴールを達成するための一助であって、
ITツール導入そのものが目的ではないことをご理解いただけたかと思います。

端的に言えば、使うツールは「別にセールスフォースでなくてもいい」のです。

あくまでも「お客さまが叶えたい夢を実現するときに必要なものの一部」としてITツールがあり、
「一つのITツールですべての悩みを解決してくれるスペシャルなITツール」があればベストです。

1つのITシステムですべての悩みを解決できるシステムが「ERP」と呼ばれるツールです。
ERPはEnterprise Resource Planning(企業資源計画)の略で、
「統合基幹業務システム」「基幹システム」と呼ばれています。

ERPには企業の「会計業務」「人事業務」「生産業務」「物流業務」「販売業務」などの
基幹となる業務を統合し、効率化、情報の一元化を図るための役割があります。

非常に素晴らしいシステムで、すべての企業が導入できればいいのですが、
予算が数千万〜数億レベル感のIT投資になるため、大企業向けのシステムとなります。

日本の97%は中小企業です。
したがって「自社にERPシステムを導入できないか」というと9割以上は「No」でしょう。

そこで「システムを組み立てれば、ERPのような機能と役割を持てるのでは?」という発想から、
システムを組み立てるのがフライクの役割です。

ERPの世界観の組み立てのしやすさは、「API」という技術で、
システムを連携する口が開いているかどうかです。

そのAPIの連携口が解放されているのが「セールスフォース」を始め「freee」「Box」です。
圧倒的にレベルが高いため、弊社でもオススメのITツールなのです。

このような事情があり、フライクではセールスフォース・freee・Boxを中心に
業務設計やシステム組み立てをしております。

領域ごとにおけるセールスフォースと各ITツールの組み立て方

さて、ここから本題の「フライクのシステム連携図」について、下記領域ごとにお話していきます。

  • 共通
  • HR領域(リクルーティング)
  • マーケティング・セールス領域
  • バックオフィス領域

共通領域

まず、共通領域からお話します。

共通領域:fondesk

2022年最新版、フライクがオススメするIT10選の一つでもある「fondesk」。
代表電話をホームページ等に記載した際、どうしてもかかってくるのが「営業電話」。
その営業電話を受電代行してくれるサービスが「fondesk」です。
代行受電したときの通知先が、ChatworkとSlackになります。

共通領域:Slack&Chatwork

弊社で使用している社内コミュニケーションツールは、SlackとChatworkです。
本音を申し上げるとSlackのみにしたいのですが、お客さまの都合上Chatworkも共に使用しています。

なぜSlackかといいますと、前述の「API」に関係します。
Slackはもともとゲーム会社が社内コミュニケーションツールとして生まれたサービスの一つで、
他システム連携をすることを前提に作られています。

フライクが提供するシステム構築もSlack社と同様に、一つのITツールで実現するのではなく、
複数のITツールを連携することを大前提にしていますので、Slackをメインとして使っています。

また、Slackはフロー型のコミュニケーションツールです。
ですので、セールスフォースやBoxといったストック型のツールと連携をして使っています。

参照:フロー型とストック型の情報とは?

コミュニケーション・情報・データは「フロー型」と「ストック型」の2種類に分類されます。

そこで、フライクではSlackとセールスフォース・Boxをこのように連携して使っています。

詳しくは、こちらの動画もご覧ください。

HR領域(リクルーティング)

フライクのHR領域は、大きく分けて2種類のサービスを使っています。

①HRハッカー
②スカウター

HRハッカーは、求人情報を最大9つのメディアに反映させるATS(Applicant Tracking System)
と呼ばれるシステムで、集客、求人管理、応募者管理、選考管理を一元管理できるシステムです。

HR領域:HRハッカー

引用:https://hr-hacker.com/

フライクはHRハッカーをATSとして採用し、Indeedを始めとした複数の求人サイトに連携しています。
セールスフォースの出番はその後です。

求人応募後、自動サンキューメールはATSであるHRハッカーが実施してくれているのですが、
それ以降の管理はすべてセールスフォースで実施しています。

具体的に、セールスフォース×HRハッカーの連携は、

という流れです。
つまり、HRハッカー×セールスフォース×Box×Hubspotという組み合わせになります。

HR領域:スカウター

次にスカウターです。
スカウターは「能力検査」「資質検査」「精神分析 」「定着検査」の4つのチェックができる
中小企業向けの適性検査です。

フライクで活躍をしていただくためのチェックを定量的に実施しているのですが、重要な項目があり、
セールスフォースの「求職者情報」に値を入力すると、
自動的に「◎」「◯」「△」「×」を自動計算するように設定してあります。

その指標値をなんとなく管理するのではなく、毎回同じ指標値で管理できるように
スカウターの情報管理をセールスフォース上で行っています。

マーケティング・セールス領域

マーケティング・セールス領域はカオスマップのような状態ですが、
主に下記のツールが「マーケティング・セールス領域」にあたります。

ここからは、弊社の業務の流れを交えてお伝えしていきます。

弊社の営業スタイルは「インバウンド」でのお問合せと「ご紹介」の2種類です。
アウトバウンドと言われるこちらから積極的に電話営業するスタイルではありません。
では「どこからインバウンドが来るか?」ですが、これもシンプルで

  • Youtube経由のホームページ参照
  • オーガニック検索からブログ参照

の2種類です。

もちろんすぐに問合せにならずに「メルマガ登録のみ」「ホワイトペーパー(資料)のダウンロード」という時もあります。
人のリソースが潤沢であればすぐに電話して…といった風にできるのでしょうが、
そのような営業スタイルは好みではない(押し売りのようになってしまう)ため、弊社では行っておりません。

例外として、コンテンツをよく見ていただいている(頻度高く見てくださってる)お客さまや、
複数資料をダウンロード頂いているお客さまには、お気軽にご相談いただけるように個別でメールを送っています。

このような対応を行うために、システムを使っています。

マーケティング領域

まず、顧客情報を整えるためには「名刺」情報が不可欠です。
ですので、名刺交換した紙の名刺も、オンラインで交換した名刺も自動的にSansanに取り込んでいます。

そうすることで、Sansanの名刺情報が自動的にセールスフォースとHubspotにも読み込まれます。

その後、サンキューメールやメルマガを送付すると「誰が」「いつ」「どこで」「どのコンテンツ」をクリックしたか、
わかるようにするのが「Hubspot」です。

Hubspotは人軸で閲覧情報がわかるのに対して、Google Analyticsはコンテンツ軸で閲覧情報を把握できます。

余談ですが、セールスフォースならAccount Engagement(旧:Pardot)がいいのでは?
という考え方があります。

もちろん連携することを前提にするのであれば、セールスフォースファミリー製品が親和性が高いという認識は正しいと思います。

ただフライクでは以下3つの理由でPardot⇒Hubspotにしています。

  1. Pardotの操作性が難しい&Hubspotの経験値が高いメンバーが業務委託でJoin
  2. 広告と連動させて状況を把握可能
  3. 社内エンジニアの調査の結果、Hubspot×Salesforce連携は実現可能と判断

その結果、Hubspotの機能を使って以下3つのことを実現しております。

【Hubspotの組み立て方】

  1. Googleカレンダー×Zoom×Hubspot
  2. WordPress×Hubspot×Slack
  3. Gmail×Hubspot

①Googleカレンダー×Zoom×Hubspot

②WordPress×Hubspot×Slack

③Gmail×Hubspot

こちらのブログもご覧ください。

セールス領域

ここまではマーケティング要素が強かったかと思いますが、次はセールス領域についてお話をしていきます。

セールス領域において「セールスフォース」「Box」「Zoom」「ZoomPhone」「amptalk」が大活躍します。

フライクではマーケティングを以下のようなカテゴリ(以下、ライフサイクルステージ)で考えております。

言葉の定義は以下のとおりです。

  • サブスクライバー:メール等での定期的な案内の送信を承諾しているユーザー
  • LEAD:姓と名が把握しているリード
  • MQL(Marketing Qualified Lead):マーケティング担当が創出する温度の高い見込客
  • TQL(Teleprospecting Qualified Leads):インサイドセールスがフォローする見込み顧客
  • SAL(Sales Accepted Leads):フィールドセールスにパスされた見込み顧客
  • SQL(Sales Qualified Lead):営業担当が資質があると判断した見込み顧客
  • OPP(Opportunity):営業が社内で決められた条件が揃い、案件登録できると判断したもの
  • Customer:受注
  • Evangelist:自社の製品・サービスを他者へと宣伝・推薦してくれる顧客

また、商談管理は以下のような設定をしております。

その結果、ライフサイクルステージ×商談フェーズ管理は以下のようなマトリックスです。

このフェーズで欠かせないのが、セールスフォース。

そして、Zoom/ZoomPhone×amptalkです。

これらのツールは主にインサイドセールス、フィールドセールス。
そして、プロジェクト後のコンサルタント/エンジニアでフル活用をしております。

ウェブ会議はZoom、お客さまとの電話はZoomPhoneで実施し、全て録画・録音をしています。
音声データをすべてamptalkというサービスを使って文字化し、セールスフォースの活動履歴に紐付けています。

どの業界でも共通だと思いますが、良いときはそのような録画や音声文字化は最小限でいいのですが、
トラブルといったプロジェクト炎上の際「言った」「言わない」になりますので、
「録画」と「文字化」は重宝します。

弊社では、打合せごとにコンサルティング資料を創ることが大半ですので、
amptalkの画面を閲覧しながら、資料作成時に再生をしながら漏れなく抜かりなく
要件が漏れていないかのチェックも実施します。

バックオフィス領域

最後に、バックオフィス領域のお話をしたいと思います。

バックオフィスでは、

  • CLOUDSIGN
  • LayerX
  • MoneyForward請求書
  • freee会計
  • freee人事労務

を使っています。

バックオフィス領域:CLOUDSIGN

CLOUDSIGNは、言わずとしれた電子契約のサービスですが、少しだけカスタマイズをしております。

通常CLOUDSIGNは契約書類を作成した後のサービスではありますが、
弊社の場合、契約書を作成するための元データはセールスフォースに格納されております。

そこで、セールスフォースのデータをもとに契約書類や発注書類を作成し、
それらを自動的にBoxへ保管→セールスフォース上からCLOUDSIGNを呼び出し、
Boxに格納されているファイルを契約書類の元としております。

つまり「情報の転記ミスや送信先情報をすべてセールスフォースで管理している」ということです。

その結果、契約書類はBoxとCLOUDSIGNの中に格納されているものの、
セールスフォースをハブにしてすべての情報を一元管理できるという状況を作っております。

バックオフィス領域:freee会計&マネーフォワード請求書

ここからは、会計の話をしていきたいと思います。
弊社では、下記のような経緯からfreee会計とマネーフォワード請求書の2つを使っております。

具体的にはセールスフォース×マネーフォワード請求書×freee会計×Boxを使って、
以下のシステム組み立てを実施しています。

実際のフローに関しましては、以下のとおりです。

イメージ動画がこちらです。

バックオフィス領域:LayerX&freee会計

次にフライクからの入金管理についてです。

実は、弊社は2022年4月現在経理業務をすべてアウトソーシングにしております。
弊社宛に届いた請求書を、すべてLayerXの「バクラク請求書」にアップロードし、
ポチポチと確認をするだけで、あとはアウトソーシング会社がバクラク請求書から振込データを作成
→Paypay銀行で振込承認依頼を私宛にする、という業務フローを作っています。

もちろん、freeeの支払レポートにその情報も自動反映することができ、
IB(インターネットバンキング)を通して振込確認できたデータの消し込み作業をしております。

これにより、ITのパワーと経理アウトソーシングのパワーで経理業務を
すべてアウトソーシングすることに成功しております。

また、あまり触れておりませんが、給与計算も代行をお願いし、勤怠・給与計算をfreee人事労務で実現しています。

今後の展開

十分に完成されているセールスフォース×他のITツール郡ですが、大きく分けて4箇所が未完成です。

  1. WEB解析が属人化になっているため、AIAnalystを導入検討
  2. 議事録×タスク管理をNotionで実施しているが、セールスフォース・Slackと双方向ができていない。
    →そこでセールスフォースファミリーのquipの導入を検討中
  3. プロジェクト管理(asana)×ToDo管理(Notion)が非連携
  4. 経営判断軸にすべての情報をつなげるTableauの導入検討

上記以外にもまだまだ課題は山程ありますが、まずは顕在化しているものだけを記載しています。

2023年、2024年と月日が流れていけば課題も変わってきていると思うので、
今後も楽しみながらITツールを研究・導入していきたいです。

最後に

いかがでしたでしょうか?
今回は、2022年4月時点のセールスフォースを中心としたITツールの組み立て方についてお話しました。

弊社では「経営コンサルティング」と「ITツールコンサルティング」の二軸でビジネスをしているが故に、お客さまのリクエストに応じて調査・研究開発費用を頂戴しながらIT研究をしております。

そのため「通常の企業では過多では?」と思われるほどのITツールを使っています。

今回ご紹介したITツールや、全く同じような組み立て方をすべてやらないと、
セールスフォースやITツールを活かせないのでは?と思われた方もいらっしゃるかもしれませんが、
その心配は「全くの無用」です。

弊社が組み立てているセールスフォースを参考に、必要な箇所だけを真似していただければ結構です。
もし、組み立てやITツール選定でお困りの方がいらっしゃるようでしたら、
弊社までご相談いただけら幸いです。

フライクがおすすめするITツールは、すべて自社の業務で使用しているものや、
研究投資として使い勝手や費用対効果が出やすいITサービスをご紹介しています。

ぜひ今回ご紹介したITツールを利用し、生産性向上、業務改善を実現していただけたらと思います。
本ブログやITツールについてお気軽にお問合せもお待ちしております。

株式会社フライク 代表取締役 大瀧 龍

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