【請求書送付編】Salesforce×Box×Gmailで実現するバックオフィス業務改善

【請求書送付編】Salesforce×Box×Gmailで実現するバックオフィス業務改善

こんにちは。
システム組立ちゃんねるを運営している、株式会社フライクの大瀧です。

本記事はセールスフォースを中心としたバックオフィス業務改善のためのツール紹介となっており、全四部作で構成されています。
ぜひ第一部から順番にご覧くださいませ。

第一部
【概要編】バックオフィス領域におけるSalesforce×freee×MoneyForward×Box徹底利活用

第二部
【請求書作成編】Salesforce×MoneyForward請求書で実現するバックオフィス業務改善

第四部
【会計ソフト連携編】Salesforce×freee会計で実現するバックオフィス業務改善

引き続き、【バックオフィス領域】に絞ってセールスフォースやMoneyForward請求書、freee会計、Boxでの利活用を徹底解説したいと思います。

第一部の「概要編」では、営業部門でのみ利活用されがちなセールスフォースが、実は会計ソフトと連携することで経理・会計部門でも効率的な業務が行えるようにできるというお話をしました。

そして、前回の第二部では「請求書作成編」と題してセールスフォースとMoneyForward請求書の2つのツールを使った請求書作成フローについてご説明しました。

私達フライクではセールスフォースを中心に業務×システムを以下のように組み立てております。

今回は「請求書送付編」ということで、前回MoneyForward請求書で作成した請求書を

 ● セールスフォース
 ● Box
 ● Gmail

こちらの3つのツールを使って送付する方法をご紹介します。

▼この記事は、下記のような方にご覧いただきたい内容となっています▼

● 請求書をエクセルや専用ソフトで作成しているけど、二重・三重入力があり面倒くさい

● 債権債務管理はエクセルで実施して、帳簿への仕訳入力は会計ソフトへ

● クラウド会計ソフトが流行っているのにうちの企業はまだオンプレミスの会計ソフト

● セールスフォースの中に商談・見積りデータはあるのに、営業から経理へ渡される請求書は紙

今回の記事を読むことで、
「バックオフィス領域でセールスフォースを利活用するとこんなこともできるんだ!」
「MoneyForward請求書やfreee会計とセールスフォースを連携するとこういった業務フローになるんだ!」
「自社でも導入してみたい!」
と思っていただけたら幸いです。

 

ぜひ、最後までご覧ください。

Salesforce×Box×Gmailで実現する請求書送付業務の効率化 

フライクでは、通常の業務で30ほどのITツールを使っておりますが、今回はその中でもセールスフォース、Box、Gmailについてお話いたします。

「概要編」「請求書作成編」でお話したとおり、セールスフォースを導入している企業さまの多くは商談管理〜契約管理〜見積書までを実施しているかと思います。
フライクでは、もう少し踏み込んで、見積書から請求書データをセールスフォースで管理しています。

そのため、セールスフォースの請求書データをAPIという技術を使って、MoneyForward請求書に連携しています。

業務フローは以下の図のとおりです。

Salesforce×Box×Gmailで実現する請求書送付業務における詳細業務フロー

では、今回のブログの中核となる「Salesforce×Box×Gmail(GoogleWorkspace)を使った請求書送付業務」について詳しく解説したいと思います。

MoneyForward請求書を使って請求書PDFを作成した後、お客さまのもとに電子請求書PDFファイルが届くまでの工程は、大きく4つに分かれています。

MoneyForward請求書⇒Boxに自動格納

第二部のブログで、セールスフォースからMoneyForward請求書に連携することで請求書が作成されることをお話しました。

第二部
【請求書作成編】Salesforce×MoneyForward請求書で実現するバックオフィス業務改善 

MoneyForward請求書で作成された請求書をPDFに変換した際、MoneyForwardからBoxのAPIを叩き、Boxの然るべきフォルダに格納されています。
それがこちらです。

MoneyForward請求書から直接、お客さまへメールを送ることができるのですが、
フライクでは以下観点より、MoneyForward請求書⇒Boxに一旦保存するようにしています。

  1. MoneyForward請求のライセンスは一部社員のみライセンス付与
  2. Boxは全社員が持っている
  3. お客さまに提示する書類や帳票類はすべてBoxで一元管理したい

また、弊社ではすべての情報を整理整頓して、一元管理等のスタンスを持っておりますので、格納先はBox上の取引先(企業)データの請求書フォルダに自動格納されるようにしています。

このように、セールスフォースの取引先から見ても、Boxから見ても企業ごとに見積書や請求書は整理整頓された情報で自動保存するという業務フローを作っています。

Boxに自動格納されたPDFの請求書の共有URLをSalesforceの請求データへ自動転記

MoneyForward請求書からBoxに保管されたPDFファイルですが、追加でセールスフォースの請求レコードに共有URL/ダウンロード可能URLを自動格納できるように設定しています。

理由としましては、転記漏れはもちろん、転記ミスがないようにという観点からです。
送付ミスが発生してしまうと、お客さまの信頼を損ない、失墜してしまう可能性があるため、このような制御を入れております。

請求一括画面からボタン一つでお客さまにメール送信

ここまでで送付の準備が整いました。
早速セールスフォースの「請求一括画面」からお客さまに請求書送付のメールを送りましょう。

請求書を送付する宛先はセールスフォースの取引先に設定しています。

下記画面から該当行をクリックして「メール送信・freee連携」ボタンを押下します。

すると、GoogleWorkspaceのGmailを経由して、お客さま宛にメールが届いています。

送付されたメールがSalesforceの活動履歴に自動転記 

セールスフォースの「請求一括画面」よりメールを送ると、お客さまにメールが届いていると確認できました。

「送付した」という事実を、社内の誰もがセールスフォースの「活動履歴」で確認できることも情報一元化の観点では大切です。

そこで、フライクではSalesforce×GoogleWorkspace(Gmail)で送付したメールがセールスフォースの「活動履歴」と自動的に紐付けるように設定しています。

こうすることで「いつ、誰が、どなたにメールを送ったのか?」といった履歴を把握することができます。

手動入力ではなく自動入力にすることで、二重三重入力をなくし、最低限の業務量で然るべき箇所へ自動反映され、それまでかかっていた時間やコストがなくなり、業務改善につながります。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
今回は「Salesforce×MoneyForward請求書で実現するバックオフィス業務改善」の「請求書送付編」についてお話いたしました。
各章でお話している連携の詳細をさらに詳しく知りたいという方は、ぜひこのあとの第四部もご覧ください。

【会計ソフト連携編】Salesforce×freee会計で実現するバックオフィス業務改善

フライクは「経営コンサルティング」と「ITツールコンサルティング」の二軸でビジネスをしています。そのため、お客さまのリクエストに応じて調査・研究開発費用を頂戴しながらIT研究を行っています。

そんな背景から「通常の企業にしては多すぎるのでは?」と思われるほどのITツールを使っています。

今回ご紹介したITツールを使い、全く同じ組み立て方で、全て同じようにやらないとセールスフォースや他のITツールを活かせないのでは?と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、その心配は全くの無用です。弊社が組み立てているセールスフォースを参考に、必要な箇所だけを真似していただければ結構です。

もし組み立てやITツール選定でお困りの場合は、弊社までご相談いただけたら幸いです。
弊社がおすすめするITツールは全て自社の業務で使用しているもの、もしくは研究投資として使い勝手や費用対効果を検証したものです。

ぜひ今回ご紹介したITツールを利用し、生産性の向上や業務改善を実現していただけたらと思います。本ブログやITツールについてのお問合せもお待ちしています。

株式会社フライク 代表取締役 大瀧 龍

自己紹介
大瀧 龍 株式会社フライク 代表取締役

福岡県福岡市出身。富士通グループ会社のシステムエンジニアや営業支援などを経て、2017年にfreee株式会社に参画。九州支社長と広島営業所長を兼任し、2019年には西日本の責任者としてマザーズ上場に貢献する。同年2019年に「3rdコンサルティング株式会社」を創業。システムを活用した中小企業の経営課題解決やIT化、DX化支援に取り組む。システムエンジニアや営業として現場で培った経験を生かして、フロントオフィスとバックオフィスの両方をカバーし、システム設計・開発から運用提供まで一括して提案できるコンサルティングを追求。

2021年11月に社名を「株式会社フライク」に変更し、新たなスタートを切る。IT普及を目指すコミュニティ「ふくおかクラウドCafe」や、Youtube「システム組み立てちゃんねる」なども運営し、地方企業のIT化推進に日々努めている。

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