【請求書作成編】Salesforce×MoneyForward請求書で実現するバックオフィス業務改善

【請求書作成編】Salesforce×MoneyForward請求書で実現するバックオフィス業務改善

こんにちは。
システム組立ちゃんねるを運営している、株式会社フライクの大瀧です。

本記事はセールスフォースを中心としたバックオフィス業務改善のためのツール紹介となっており、全四部作で構成されています。
ぜひ第一部から順番にご覧くださいませ。

第一部
【概要編】バックオフィス領域におけるSalesforce×freee×MoneyForward×Box徹底利活用

第三部
【請求書送付編】Salesforce×Box×Gmailで実現するバックオフィス業務改善

第四部
【会計ソフト連携編】Salesforce×freee会計で実現するバックオフィス業務改善

今回から業務×機能の詳細について展開して参ります。

前回(第一部)の「概要編」では、営業部門でのみ利活用されがちなセールスフォースが、実は会計ソフトと連携することで経理・会計部門でも効率的な業務が行えるようにできるというお話をしました。

私達フライクではセールスフォースを中心に業務×システムを以下のように組み立てております。

第二部となる「請求書作成編」では、引き続き【バックオフィス領域】に絞って、セールスフォースをはじめ、MoneyForward請求書、freee会計、Boxの利活用方法を徹底解説したいと思います。

▼この記事はこのようなお悩みのある方にご覧いただきたい内容となっています▼

●「請求書をエクセルや専用ソフトで作成しているけど、二重・三重入力があり面倒くさい」

●「債権債務管理はエクセルで実施して、帳簿への仕訳入力は会計ソフトへ」

●「クラウド会計ソフトが流行っているのに、うちの企業はまだオンプレミスの会計ソフト」

●「セールスフォースの中に商談・見積りデータはあるのに、営業から経理へ渡される請求書は紙」

主に使用するITツールはセールスフォースとMoneyForward請求書です。

 

今回の記事を読むことで、
「バックオフィス領域でセールスフォースを利活用するとこんなこともできるんだ!」
「MoneyForward請求書やfreee会計とセールスフォースを連携するとこういった業務フローになるんだ!」
「自社でも導入してみたい!」
と思っていただけたら幸いです。

 

ぜひ、最後までご覧ください。

Salesforce×MoneyForward請求書で構築する請求書作成業務の効率化

フライクでは、通常の業務で30ほどのITツールを使っておりますが、今回はその中でもセールスフォースとMoneyForward請求書についてお話いたします。

「概要編」でお話したとおり、セールスフォースを導入している企業さまの多くは
商談管理→契約管理→見積書までを実施しているかと思います。

フライクでは、もう少し踏み込んで、見積書から請求書データをセールスフォースで管理しています。

そのため、セールスフォースの請求書データをAPIという技術を使って、MoneyForward請求書に連携しています。

業務フローは以下の図のとおりです。

Salesforce×MoneyForwardを使った請求データ・請求書作成における詳細業務フローについて 

では、今回のブログの中核となる「Salesforce×MoneyForward請求書を使った請求データ・請求書作成業務」について詳しく解説したいと思います。

MoneyForward請求書に請求書を作成するまでの工程は、大きく3つに分かれています。

それぞれ見ていきましょう。

Salesforceカスタム機能「見積」画面で請求に関するデータを事前準備 

セールスフォースの機能を使い商談を前に進め、オリジナルの「見積」画面を用いて見積書を作成いたします。
その画面がこちらです。

この画面の中で注目していただきたいのは【請求サイクル】です。

見積書を作る際に【請求サイクル】を入力することで、営業から請求書作成業務で必要な情報をあらかじめ共有できます。

つまり、営業と会計・経理で逐一連絡をしあうなどの手間なく、受注後に行う情報共有を営業がそのまま入力出来る環境を整えてある、ということです。

ちなみに、この画面から見積書を出力し、セールスフォース「商談」の項目である「見積書URL」にBoxの共有URLを貼ることができます。

受注後、自動的に請求データが作成される

事前準備が終わったら、請求データを作って参りましょう。
受注前のセールスフォース「商談」の画面がこちらです。
まだ関連リストの請求が0になっています。

フェーズを「10_請求書作成」にすると、見積書作成のときに記載した【請求サイクル】という請求金額の情報をもとに、請求レコードが自動的に作成されていることがわかります。

このように、見積書作成時にその後の請求作業のことも意識してデータを入力すると、
セールスフォースの商談ステータスを更新するだけで請求レコードまで自動的に作成されます。
この作業をすることで、営業と営業事務・総務・経理といった他部門との情報共有がスムーズかつ円滑にできるのです。

請求一覧画面からSalesforce⇒MoneyForward請求書へ自動連携

作成した請求データから、お客さまに発行する請求書PDFに変換しましょう。

MoneyForward請求書やエクセルへの入力を手作業で行ってしまうと、その分手間がかかってしまいます。
しかし、前述のとおりAPI連携を構築するだけでSalesforce⇒MoneyForward請求書に情報連携することができます。

API連携する方法は2つあります。

  1.  マネーフォワード クラウド債権請求for Salesforceを利用する(月額費用が発生)
  2.  API開発を自社で実施(初期費用のみ)

どちらもAPIを利用していますが、

  1.  利用し続ける期間ずっとランニングコストがかかってしまう
  2.  一度きりの開発で終わらせる

という違いがあります。

フライクでは、限りある経営資源を効果的に回すために②の独自開発でAPI連携をしています。

具体的な利用方法ですが、まずオリジナルで作った「請求画面一覧」から該当の請求書を「請求OK」の状態に変更します。

そして、「MF請求書作成」を押下すると、MoneyForward請求書にセールスフォースのデータが正確に反映されていることがわかります。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
今回は「Salesforce×MoneyForward請求書で実現するバックオフィス業務改善」の「請求書作成編」についてお話いたしました。
各章でお話している連携の詳細をさらに詳しく知りたいという方は、ぜひこのあとの第三部、第四部もご覧ください。

第三部
【請求書送付編】Salesforce×Box×Gmailで実現するバックオフィス業務改善

第四部
【会計ソフト連携編】Salesforce×freee会計で実現するバックオフィス業務改善

フライクは「経営コンサルティング」と「ITツールコンサルティング」の二軸でビジネスをしています。そのため、お客さまのリクエストに応じて調査・研究開発費用を頂戴しながらIT研究を行っています。

そんな背景から「通常の企業にしては多すぎるのでは?」と思われるほどのITツールを使っています。

今回ご紹介したITツールを使い、全く同じ組み立て方で、全て同じようにやらないとセールスフォースや他のITツールを活かせないのでは?と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、その心配は全くの無用です。弊社が組み立てているセールスフォースを参考に、必要な箇所だけを真似していただければ結構です。

もし組み立てやITツール選定でお困りの場合は、弊社までご相談いただけたら幸いです。弊社がおすすめするITツールは全て自社の業務で使用しているもの、もしくは研究投資として使い勝手や費用対効果を検証したものです。

ぜひ今回ご紹介したITツールを利用し、生産性の向上や業務改善を実現していただけたらと思います。本ブログやITツールについてのお問合せもお待ちしています。

株式会社フライク 代表取締役 大瀧 龍

自己紹介
大瀧 龍 株式会社フライク 代表取締役

福岡県福岡市出身。富士通グループ会社のシステムエンジニアや営業支援などを経て、2017年にfreee株式会社に参画。九州支社長と広島営業所長を兼任し、2019年には西日本の責任者としてマザーズ上場に貢献する。同年2019年に「3rdコンサルティング株式会社」を創業。システムを活用した中小企業の経営課題解決やIT化、DX化支援に取り組む。システムエンジニアや営業として現場で培った経験を生かして、フロントオフィスとバックオフィスの両方をカバーし、システム設計・開発から運用提供まで一括して提案できるコンサルティングを追求。

2021年11月に社名を「株式会社フライク」に変更し、新たなスタートを切る。IT普及を目指すコミュニティ「ふくおかクラウドCafe」や、Youtube「システム組み立てちゃんねる」なども運営し、地方企業のIT化推進に日々努めている。

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