【概要編】Salesforce×freee×MoneyForward×Boxで実現するバックオフィス業務改善

【概要編】Salesforce×freee×MoneyForward×Boxで実現するバックオフィス業務改善

こんにちは。
システム組立ちゃんねるを運営している、株式会社フライクの大瀧です。

弊社のブログではセールスフォースをオススメしており、さまざまな利活用解説をしていますが「そうは言っても営業部門でしか利用できないのでは?」と思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

たしかにセールスフォースは営業部門で力を発揮するITツールではありますが、実は会計ソフトと連携することで経理・会計部門でも業務を効率化できます。

そこで、このブログでは経理・会計部門のような【バックオフィス領域】に絞って、セールスフォースやMoneyForward請求書、freee会計、Boxの利活用方法を徹底解説したいと思います。

私達フライクは、セールスフォースを中心に業務×システムを以下のように組み立てております。

▼この記事は、下記のような方にご覧いただきたい内容となっています▼

● 請求書をエクセルや専用ソフトで作成しているけど、二重・三重入力があり面倒くさい

● 債権債務管理はエクセルで実施して、帳簿への仕訳入力は会計ソフトへ

● クラウド会計ソフトが流行っているのにうちの企業はまだオンプレミスの会計ソフト

● セールスフォースの中に商談・見積りデータはあるのに、営業から経理へ渡される請求書は紙

この記事を読むことで、
「バックオフィス領域でセールスフォース単体の使い方ってこんな風に利活用できるんだ!」
「MoneyForward請求書やfreee会計とセールスフォースを連携するとこういった業務フローになるんだ!」
「うちの企業でもやってみたい!」
と、自社のバックオフィス領域の生産性を向上するきっかけにしていただけたらと存じます。

 

また、本記事はセールスフォースを中心としたバックオフィス業務改善のためのツール紹介となっており、全四部作で構成されています。
第二部以降は業務×機能の詳細について展開して参ります。
ぜひ併せてご覧くださいませ。

第二部
【請求書作成編】Salesforce×MoneyForward請求書で実現するバックオフィス業務改善

第三部
【請求書送付編】Salesforce×Box×Gmailで実現するバックオフィス業務改善

第四部
【会計ソフト連携編】Salesforce×freee会計で実現するバックオフィス業務改善

フライクのバックオフィスに対する考え方

「セールスフォースにおける【バックオフィス領域】で、どのようにITツールを利活用しているのか?」という話の前に、弊社(フライク)がバックオフィス領域をどのように認識・意識しているのか、についてお話いたします。

弊社(フライク)では、バックオフィス(会計・経理の役割)を以下のように捉えています。

上記の想いを実現するために、未完成ではありますが、下記のような構成図を取っています。

そして、セールスフォースにおける【バックオフィス領域】と連携している・関連しているITツールは以下となります。

 ● CLOUDSIGN
 ● LayerX
 ● MoneyForward請求書
 ● freee会計

これらのツールを使ってどのような業務を行っているかについて、次章で詳しくご説明いたします。

バックオフィス領域におけるツールの役割

冒頭でも触れましたとおり「セールスフォースは主に【営業】が使うサービス」
として認識されていらっしゃる方が多いと思います。

しかし、【バックオフィス】と言われる領域の中で、会計・経理業務の元となる情報は営業をはじめとする【フロントオフィス】の業務の中にあります。

例えば、お客さまへの見積書や契約書がないと請求書が作れないように、フロントオフィスの情報がなければバックオフィスの作業で必要な請求書作成、会計帳簿への入力はできません。

ましてや、使っているITツールが領域ごとに異なってしまうと、情報共有できずに二重三重入力や確認の手間が発生してしまい、業務推進の足かせとなってしまいます。

そこで弊社(フライク)では、顧客管理・案件管理で世界No1のツールであるセールスフォースをフロントオフィス領域だけでなく、バックオフィス領域でも利活用しています。

バックオフィス業務改善で使っているツールの紹介

フライクで使っているITツールは30種類以上あり、その中でもバックオフィス業務として使っているITツールは以下のツールです。

これらのITツールは単独で利用しているのではなく、セールスフォースがITツールのハブとして役割を果たしてくれています。

よくある事例として、システムが部分最適になりがちで、全体最適化されていない場合があります。

しかし、前述のとおりフロントオフィスとバックオフィスのツールを連携すれば、バックオフィス作業をするときに必要な情報は、すべてフロントオフィスで使っているITツールやエクセル、紙書類に蓄積されます。

そこで、フライクではセールスフォースとバックオフィスで利用しているツールをAPIという技術を使って連携しております。

Salesforce×MoneyForward請求書で実現するバックオフィス〜請求書作成編〜

1. 請求データの作成(Salesforce)

まず、単に売上を上げるだけでは、お客さまからの入金はありません。
当然ですが、入金されないと、キャッシュフローが悪化してしまいます。

そのような状態にならないように、お客さまに向けて請求書を適宜送る必要があります。
しかし、「請求書を送るタイミングは営業が把握しているから、その情報が降りてこないと営業事務や経理から請求書が発行できない」
…という話をよく耳にします。

フライクでは、請求書作成業務・請求書発行業務は営業が担当しております。
セールスフォースの見積書作成時に請求サイクルを確定しているため、商談が受注した際に、請求データが自動的に作成されます。

【Salesforceの見積書作成時に必要なデータから請求サイクルを入力】

上記の商談を受注ステータスに変更すると、自動的に請求データが作成されます。

2. 請求書の作成(Salesforce×MoneyForward)

セールスフォースで請求データを作成できたら、次は請求書PDFファイルの作成です。
フライクでは、請求一括画面をオリジナルで用意しており、その一覧画面からボタン一つでMoneyForward請求書にデータを反映することができます。

【Salesforceの請求一括画面】

MoneyForward請求書に連携したあとの請求書がこちらです。

詳しくは、こちらのブログもご覧ください。

【請求書作成編】Salesforce×MoneyForward請求書で実現するバックオフィス業務改善

Salesforce×Box×Gmailで実現するバックオフィス業務改善〜請求書送付編〜

次に、請求書を送付していく業務×ITツールの利活用についてご説明したいと思います。
電子帳簿保存法に始まり、インボイス制度で盛り上がっている2022年ではありますが、この方法を取るとどちらにも対応が容易にできます。

1. 請求書PDFファイルの格納(MoneyForward×Box×Salesforce) 

前章で実現した【セールスフォース→MoneyForward請求書】への請求データの反映ですが、MoneyForwardからも直接PDFファイルを送付することができます。

しかし、そのようにしてしまうと、請求書はMoneyForward請求書、商談・情報はセールスフォース、見積書はBoxと情報が点在してしまいます。

そこで、フライクではMoneyForward請求書で発行した請求書情報をBoxに自動補完しています。その結果がこちらです。

2. 請求書発行&送付(Salesforce×Box×Gmail) 

次に、Boxに保管されているPDFをお客さまに送付して、請求書業務を完成させましょう。

請求一覧画面から「メール送信」ボタンをクリックすると、セールスフォースに登録している「請求書送付先宛」に自動的にメールを送る仕様になっています。
もちろん、セールスフォースの活動履歴にも紐付けされます。

【自動的に連携された「活動履歴」】

Salesforce×Box×Gmailを使ったバックオフィス業務改善に関しましては、こちらのブログもご参照ください。

【請求書送付編】Salesforce×Box×Gmailで実現するバックオフィス業務改善

Salesforce×freee会計で実現するバックオフィス業務改善〜会計ソフト連携編〜 

さて、お客さまに請求書を送ったあとは、

  1.  売掛台帳へ登録
  2.  会計帳簿へ仕訳入力

を最低限しないといけません。
そしてキャッシュフロー計算書の用意…など、すべてを網羅しようと思うとなかなか人手が足りません。

フライクでは、フロントオフィスとバックオフィスの連携がツールでとれているため、請求書をセールスフォース上で送り、そのままfreee会計の方へ連携しています。

そのため、営業事務や経理専任者はおらず、コンサルティングメンバーやエンジニアがボタン一つで会計入力まで完成させています。

1. 会計帳簿への仕訳自動入力(Salesforce×freee会計)

まず、セールスフォースからメールで請求書を送った際に、freee会計へ自動的に連携をしています。その画面がこちら。

【freee会計の画面】

このように、仕訳をするためのデータだけではなく、分析に必要な情報も連携されていることがわかります。

 ● 取引先(株式会社フライク)
 ● 品目(設計03_システムビルディング)

2. 債権管理(freee会計)

また、下記画像のように仕訳だけでなく、売掛台帳にもしっかりと反映されております。

freeeは、同一ツールの中で「仕訳」も「売掛台帳(債権管理)」もできるのが特徴です。

お客さまから入金があれば、インターネットバンキング経由で情報がfreeeに入ってくるため、消込作業もボタン一つで可能です。

Salesforce×freeeの連携についてはこちらのブログもご覧ください。

【会計ソフト連携編】Salesforce×freee会計で実現するバックオフィス業務改善

まとめ

いかがでしたでしょうか?
今回は【Salesforce×freee×MoneyForward×Boxで実現するバックオフィス業務改善】について概要をお話いたしました。
各章でお話している連携の詳細をさらに詳しく知りたいという方は、ぜひ弊社の他ブログ記事も併せてご覧いただけたらと存じます。

【請求書作成編】Salesforce×MoneyForward請求書で実現するバックオフィス業務改善

【請求書送付編】Salesforce×Box×Gmailで実現するバックオフィス業務改善

【会計ソフト連携編】Salesforce×freee会計で実現するバックオフィス業務改善

フライクは「経営コンサルティング」と「ITツールコンサルティング」の二軸でビジネスをしています。そのため、お客さまのリクエストに応じて調査・研究開発費用を頂戴しながらIT研究を行っています。

そんな背景から「通常の企業にしては多すぎるのでは?」と思われるほどのITツールを使っています。

今回ご紹介したITツールを使い、全く同じ組み立て方で、全て同じようにやらないとセールスフォースや他のITツールを活かせないのでは?と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、その心配は全くの無用です。弊社が組み立てているセールスフォースを参考に、必要な箇所だけを真似していただければ結構です。

もし組み立てやITツール選定でお困りの場合は、弊社までご相談いただけたら幸いです。弊社がおすすめするITツールは全て自社の業務で使用しているもの、もしくは研究投資として使い勝手や費用対効果を検証したものです。

ぜひ今回ご紹介したITツールを利用し、生産性の向上や業務改善を実現していただけたらと思います。本ブログやITツールについてのお問合せもお待ちしています。

株式会社フライク 代表取締役 大瀧 龍

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