こんにちは。
システム組立ちゃんねるを運営している、株式会社フライクの大瀧です。

リモートワークが主流になってきた2022年。
ファイルサーバーをクラウドへ移行し、boxを使っている・使ってみたいという企業も多くなってきたと実感しております。

さて、このブログでは私（大瀧）がITツールの中で最も好きな「box」について熱く熱く語っていきたいと思います。

➡大瀧 龍 | 社員を知る | 株式会社フライク – 描いた未来、一直線。

 

今回のブログは概要編、ファイルサーバー編、コラボレーション編、API双方向連携編の４つの大分類と詳細６つのブログで成り立っております。

概要編

 

└ファイルサーバー編
　└【前編】Salesforce×box連携で実現する見積書・発注書の自動生成＆自動保管

 

　└【後編】MoneyForwardクラウド請求書×Salesforce×boxで実現する請求業務の効率化

 

└コラボレーション編
　└【前編】Gmail×Salesforce×MoneyForwardクラウド請求書×boxで取り組むペーパーレス請求書発行

 

　└【後編】freee会計×Salesforce×boxで実現する電子帳簿保存法に対応した会計業務

 

└API双方向連携編
　└【前編】Salesforce×boxで取り組む構造化・非構造化データ全情報一元化

 

　└【後編】CLOUDSIGN×Office365×boxで取り組む契約業務の完全WEB化（本ブログ）

 

全編ご覧いただき、boxの新しい使い方の発見や、他ITツールとの連携で相乗効果での業務効率化など、生産性を向上するきっかけにしていただけたらと存じます。

さて、私たちフライクでは30ツール以上のITツールを利用しております。

そして、システム組立屋としてこれらのクラウドITツールをこのように組み立てております。

これらの連携の中で、今回はクラウドコンテンツプラットフォームのboxに着目して話を進めていきたいと思います。

現在、私たちフライクではboxと他ITツールとの連携は以下のような構成で利用をしております。

このブログでは「API双方向での利用」に着目し、

前編では「Salesforce×boxで取り組む構造化・非構造化データすべての情報一元化」

後編では「CLOUDSIGN×Office365×boxで取り組む契約業務の完全WEB化」

についてお話して参ります。

▼前編はこちら

前編・後編あわせてご覧くださいませ。

CLOUDSIGN×Office365×boxで実現できる3つのポイント 

従来の契約手続きでは、個々人のパソコンで作成したファイルを格納→印刷や押印処理のための稟議を書くなどの作業が必要になります。

すると、上長に押印してもらうための長い長いスタンプラリーのような面倒なフローが入ります。

しかし、リモートワークやペーパーレスが進んでいる昨今、出社が当たり前ではない状態となっています。
従来の契約手続きのフローのままだと出社が必須となってしまったり、契約手続きそのものが遅延してしまったりすることもあります。

今回ご紹介するCLOUDSIGNとbox連携は、個人のパソコンでローカル保存したり、書類作成のために限られたパソコンで操作したりなどの手間がなくなります。
そうすることで、リモートワークでも書類作成でき、以下のようなことを実現できるようになります。

1. 上長押印稟議フローのWEB化
2. 書類の印刷＆製本化作業の省略
3. 印紙購入、印紙添付が不要化

これらを実現するために、本ブログではCLOUDSIGN×boxにおけるAPI双方向連携について、
詳しくお話していきたいと思います。

CLOUDSIGN×Office365×boxで取り組む電子契約業務の効率化 

まず、電子契約の業務を効率化するためのフライクの業務フローをご説明します。

① boxからOffice365を起動し、契約書類の作成＆boxへ自動保存

② boxに保存した契約書類のリーガルチェック完了後、CLOUDSIGNへ自動連携

③ CLOUDSIGNで電子契約完了

④ 電子契約締結完了後、自動的に契約済みファイルのbox格納

具体的な業務フローを見ていきたいと思います。

Office365×boxで実施する契約書作成業務 

ここでは、電子契約業務フロー①「boxからOffice365を起動し、契約書類の作成＆boxへ自動保存」について詳細をお話します。

boxとOffice365のアカウントを連携させると、boxから新規でファイルを作成する際や上書きをする際にOffice365で編集したファイルを自動保存→boxのフォルダに上書きをしてくれます。

この機能を用いて、私たちフライクでは「雛形の契約書（機密保持契約書や業務委託契約書）から企業ごとのフォルダにコピー」→その後「boxからOffice365を起動して個別カスタマイズをして契約書を保存」できるようにしています。

また、対企業との契約書を格納するフォルダはあらかじめ決まっており、セールスフォースと連携することを前提に、フォルダ構成を考えています。

図解しますと、下記のようなフォルダへ格納し、セールスフォースからでもbox上の契約書が閲覧しやすいようにしています。

box×CLOUDSIGNで実現する電子契約準備 

次に、電子契約業務フロー②「boxに保存した契約書類のリーガルチェック完了後、CLOUDSIGNへ自動連携」についてご説明します。

フライクではboxとCLOUDSIGNの連携は「CLOUDSIGN for Box」を使っております。
月額費用は30,000円、年間で36万円となります。
※今後の展開にAPI連携独自開発について記載しますので、あわせてご覧ください。

boxに保存したファイルを右クリックだけでCLOUDSIGNに連携することができるので、ローカル管理やパソコン依存などがなくなります。
また、インターネットに繋がる環境であればいつでもどこでも契約書にアクセスしてCLOUDSIGNへ連携することが可能です。
そして、製本作業や印紙の購入作業がなくなるのもメリットの一つです。

一方で、年間費用がそれなりに高くなってしまうので、その点はデメリットになります。

電子契約締結完了後、自動的に契約済みファイルのbox格納 

最後に、電子契約業務フロー④「電子契約締結完了後、自動的に契約済みファイルのbox格納」についてお話します。

CLOUDSIGNの締結完了後、メールにてPDFが添付されてきますが、CLOUDSIGN for Boxを使う場合このメール添付は無視していただいて結構です。

契約前のファイルと同一階層に「（契約書名）_cloudsigned」というファイルが自動的に作成されます。
これにより、CLOUDSIGNを通して電子契約したファイルがboxの契約フォルダに一元管理される状況を作ることができます。

今後の展開 

CLOUDSIGN for Boxは電子契約書類に一元化ということで重宝したITツール連携ですが、セールスフォースを利活用しているフライクとしては、もう一歩踏み込んで使いたいと思っております。

具体的な課題としては以下の2つです。

【課題①】セールスフォースで管理する取引先情報と、商談情報を反映させた契約書を生成し、boxに保管したい

【課題②】セールスフォース上で取引先責任者の情報をCLOUDSIGNの送信先情報へ自動連携したい

この2つの課題は、すでにboxのAPI、CLOUDSIGNのAPIで実現可能ということを確認しております。
このように、フライクでは自社開発を定期的に行っていますので、ぜひ今後の最新情報にご期待ください。

まとめ 

本ブログでは、この4部作の4作目・後編ということで、「CLOUDSIGN×Office365×boxで取り組む契約業務の完全WEB化」をお話しました。

いかがでしたでしょうか？

今回は「box」を主体に、全4部作（全7記事）の長編ブログを執筆いたしました。
少しでも皆さまの業務に役立てる記事となっていましたら幸いです。

フライクは「経営コンサルティング」と「ITツールコンサルティング」の二軸でビジネスをしています。そのため、お客さまのリクエストに応じて調査・研究開発費用を頂戴しながらIT研究を行っています。

そんな背景から「通常の企業にしては多すぎるのでは？」と思われるほどのITツールを使っています。

今回ご紹介したITツールを使い、全く同じ組み立て方で、全て同じようにやらないとBoxや他のITツールを活かせないのでは？と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、その心配は全くの無用です。弊社が組み立てているBoxを参考に、必要な箇所だけを真似していただければ結構です。

もし組み立てやITツール選定でお困りの場合は、弊社までご相談いただけたら幸いです。弊社がおすすめするITツールは全て自社の業務で使用しているもの、もしくは研究投資として使い勝手や費用対効果を検証したものです。

ぜひ今回ご紹介したITツールを利用し、生産性の向上や業務改善を実現していただけたらと思います。本ブログやITツールについてのお問合せもお待ちしています。

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