【概要編】クラウドコンテンツプラットフォームとして利用するbox&他システム連携徹底利活用

【概要編】クラウドコンテンツプラットフォームとして利用するbox&他システム連携徹底利活用

こんにちは。

システム組立ちゃんねるを運営している、株式会社フライクの大瀧です。

リモートワークが主流になってきた2022年。
ファイルサーバーをクラウドへ移行し、boxを使っている・使ってみたいという企業も多くなってきたと実感しております。

さて、このブログでは私(大瀧)がITツールの中で最も好きな「box」について熱く熱く語っていきたいと思います。

▼このブログを見てほしい方▼

●「boxの名前は知っているが、ファイルサーバーをクラウドするだけのイメージしかできていない」

●「boxを使っているが、正直なところ使いこなせていない。他社の利用方法を詳しく知りたい」

●「boxと他ITツール(Salesforce・MoneyForward・CLOUDSIGN・Microsoft等)の連携の可能性を探したい」

●「boxは部分導入となっているため、将来的に全社へと展開をしていきたい」

今回のブログは全4部作となっております。

概要編(本ブログ)
 └ファイルサーバー編

   └【前編】Salesforce×box連携で実現する見積書・発注書の自動生成&自動保管

  └【後編】MoneyForwardクラウド請求書×Salesforce×boxで実現する請求業務の効率化

 └コラボレーション編
    └【前編】Gmail×Salesforce×MoneyForwardクラウド請求書×boxで取り組むペーパーレス請求書発行

  └【後編】freee会計×Salesforce×boxで実現する電子帳簿保存法に対応した会計業務

 └API双方向連携編
    └【前編】Salesforce×boxで取り組む構造化・非構造化データ全情報一元化

  └【後編】CLOUDSIGN×Office365×boxで取り組む契約業務の完全WEB化

 

 全編ご覧いただき、boxの新しい使い方の発見や、他ITツールとの連携で相乗効果での業務効率化など、生産性を向上するきっかけにしていただけたらと存じます。

フライクでは30ツール以上のITツールを利用しております。

そして、これらのクラウドITツールをシステム組立屋として、このように組立を実施しております。

これらの連携の中で、今回はクラウドコンテンツプラットフォームのboxに着目して話を進めていきたいと思います。

現在、私たちフライクではboxと他ITツールとの連携は以下のような構成で利用しております。

まずは「概要編」ということで、boxの概要とこの相関図における各領域について解説して参ります。

企業内部にあるデータは構造化と非構造化データに分類 

boxの話に入る前に、企業の中に存在するたくさんのデータについてお話いたします。

企業内部には、売上に関するデータ、材料に関するデータ、提案資料や見積書といった紙データなど沢山の種類のデータがあります。

大量のデータが日々増え続ける中、それらのデータが整理整頓されている企業と整理整頓されていない企業で、日々の検索時間が大いに変わるのではないのでしょうか。

ビジネスパーソンが調べものに費やす時間は、1日あたり1.6時間と言われています。
(引用元:オウケイウェイヴ総研「社内業務に関する調査」

そこで、それらの情報を整理整頓すべく、企業のデータを2種類に分類して考えたいと思います。

構造化データと非構造化データ

企業内におけるデータは「構造化データ」と「非構造化データ」の2種類に分類されます。

構造化データとは、「正規化されたデータ」つまりACCESSや社内システムで作られたDBで構築されたデータで、「値が数値・記号で1テーブルに集約されている」状態のデータを指します。

一方で、非構造化データはテキスト、音声、画像、動画など「データに規則性がなく表形式やDBで管理がしにくい・変換できないデータ」を指します。

また「構造化データ」と「非構造化データ」の割合は、企業内のデータを100%とすると、構造化データは約20%、非構造化データは80%と言われております。

構造化データはExcel、Accessを始め、Kintone、セールスフォース等のデータベースで管理し、分析・活用しやすいですが、非構造化データは以下の2つの理由で活用が進まない傾向にあります。

  1. 構造定義を持たず、そのままでは処理が難しい
  2. 分析・活用が可能な形へ変換・加工が必要

上記の理由を解消するには、「構造化データ」と「非構造化データ」を融合するのが良いのではないかと思いました。

そうすることで、データを分析・利活用し、業務効率化はもちろん、売上を上げるための顧客志向に沿った商品企画や他部署を巻き込んだ施策の検討などが実現できます。

構造化データと非構造化データの格納先の棲み分けと連携 

それらのことを踏まえて、フライクでは構造化データはセールスフォースに、非構造化データはboxに格納しています。

また、boxに保管する手間を省くためにセールスフォースとboxの連携はもちろん、
boxとさまざまなITツールで生成される非構造化データを、自動で格納する連携を行っております。

その結果、非構造化データの一元化はもちろん、日常業務を円滑に進めるためのITツールを活用し、検索時間の短縮を図っています。

boxの利用方法と他システム連携

さて、ここから本ブログの主題でもある「フライクにおけるboxを最大限に利活用する方法」を惜しみなくお話していきたいと思います。

boxの利用方法

私(大瀧)がboxを初めて使ったのは2016年頃ですが、非常に驚いたのは「容量無制限」です。
ファイルサーバーの容量を意識しなくていいことはもちろん、出張時にはUSBメモリーや外付けHDを持つ必要がないこと。
さらにはエンジニアとして働いていた私は、非常に重いPCを持ち運ばなくてもいいんだ!と思った記憶は鮮明に覚えています。

boxの特徴は、大きく分けて5つあります。

  1. 容量無制限
  2. 「3つのフォルダ」×「7つの権限」設定
  3. フォルダ・ファイル共有
  4. 他社も無償利用可能
  5. API連携での他システム連携

これらの特徴の詳細は、以下動画をぜひご覧ください。

【初心者向け】超厳選boxのオススメ機能10選

【初心者向け】boxライセンス種別を超解説!

【5分で学ぶ】boxの5つの特徴と3つのデメリットを大公開

格納先(ストレージ)としてのbox利用と他システム連携 

本項は、本ブログの2作目「ファイルサーバー編」とつながる内容でもある「格納先(ストレージ)としてのbox利用と他システム連携」についてお話いたします。

boxの主な利活用方法として考えられるのが「ストレージ・ファイル保管」としての機能です。
NASサーバーや社内サーバーの代替案としてboxを導入中・導入検討している企業さまも多いのではないでしょうか。

社内で作成したファイルを保管したり、お客さまからもらった紙資料をスキャンして保存したりすることでも十分に活用できますが、それだけでは非常にもったいないです。
はっきり申し上げると、boxの機能・ポテンシャルのうち5%程度しか使わないことになってしまいます。

フライクでは主に3つのサービスとboxを連携して、ストレージ・ファイル保管として利用しています。

詳しくは、本ブログの2作目「ファイルサーバー編」でご紹介いたします。

ファイルサーバー編
 └【前編】Salesforce×box連携で実現する見積書・発注書の自動生成&自動保管

 └【後編】MoneyForwardクラウド請求書×Salesforce×boxで実現する請求業務の効率化

コラボレーション(共有リンク)としてのbox利用と他システム連携

本項は、本ブログの3作目「コラボレーション編」とつながる内容でもある「コラボレーション(共有リンク)としてのbox利用と他システム連携」についてお話いたします。

boxの機能の中で最も利用しやすいといっても過言ではないのが、共有URLを使ったコラボレーション機能です。
共有URLはこのようにして発行することができます。

この共有URLですが、API機能を用いてシステムで自動発行し、更には他のシステムへこの共有URLを自動格納できます。
つまり、手作業で共有URLを記載する手間なくすべて「自動化」できるのです!


APIがあるからこそ、下記のようにboxと他のITツールを連携させることができます。
この機能、本当に便利です!!

 ● Salesforce × box ⇒見積書・発注書・請求書URLを格納し、情報の一元化
 ● freee会計 × box ⇒仕訳に対する原子証憑を参照可能
 ● Slack & Chatwork × box ⇒添付ファイル禁止
 ● gmail × box ⇒脱PPAP(パスワード付き添付ファイルの廃止)
 ● Googleカレンダー × box ⇒議事録をカレンダーと紐付け

詳しくは、本ブログの3作目「コラボレーション編」でご紹介いたします。

コラボレーション編
 └【前編】Gmail×Salesforce×MoneyForwardクラウド請求書×boxで取り組むペーパーレス請求書発行

 └【後編】freee会計×Salesforce×boxで実現する電子帳簿保存法に対応した会計業務

API連携を活用したbox × 他ITツールとの双方向連携

本項は、本ブログの4作目「API双方向連携編」とつながる内容でもある「コラボレーション(共有リンク)としてのbox利用と他システム連携」についてお話いたします。

フライクがboxの中でも一番オススメしたい機能が「API機能を活用した他ITツールとの双方向連携」です。

boxはAPIが開放されているため、他システムとの連携が非常にしやすく素晴らしいITツールです。

少し話は変わりますが、世界有数のリサーチ&アドバイザリ企業「ガートナー」によると、boxは「Content Services  Platforms」という領域で、「リーダー」という評価をされています。

「Content Services  Platforms」とは、簡単に言うと【一つのプラットフォームでコンテンツマネージメントのあらゆるユースケースに対応できる】という意味合いを持ちます。

ガートナーの評価通り、boxはコンテンツマネージメントという概念を作り出すために、APIを開放して、私たちフライクのように他システム連携がしやすい状態を創っております。

▼あわせて読みたいブログはこちら

boxはクラウドストレージサービスではなかった?正しいライセンス種別の選び方

クラウドファイルストレージという概念では、他社のITツール(DropboxやGoogle Driveなど)の選択肢も多々ありますが、他ITツールとの連携、API連携という概念では群を抜いているというのが、私(大瀧)の所感です。

フライクでは、具体的に以下のような双方向連携を実現しております。

 ● Salesforce × box ⇒ 構造化データのSalesforceと非構造化データのboxをSalesforce内で一元化
 ● CLOUDSIGN × box ⇒ 電子契約書におけるファイル送受信と契約完了後のファイルを自動格納
 ● office365 × box ⇒  PPT、EXCELファイルの作成後、自動保存

詳しくは、本ブログの4作目「API双方向連携編」でご紹介いたします。

API双方向連携編
 └【前編】Salesforce×boxで取り組む構造化・非構造化データ全情報一元化

 └【後編】CLOUDSIGN×Office365×boxで取り組む契約業務の完全WEB化

まとめ

いかがでしたでしょうか?

今回は、クラウドコンテンツプラットフォームとして利用するbox&他システム連携徹底利活用の概要をお話いたしました。

このブログは4部作の1作目ということで、概要をお伝えいたしましたが、
より詳細を知りたいという方は、ぜひ各ブログをご覧いただけたらと存じます。

ファイルサーバー編
 └【前編】Salesforce×box連携で実現する見積書・発注書の自動生成&自動保管

 └【後編】MoneyForwardクラウド請求書×Salesforce×boxで実現する請求業務の効率化

コラボレーション編
 └【前編】Gmail×Salesforce×MoneyForwardクラウド請求書×boxで取り組むペーパーレス請求書発行

 └【後編】freee会計×Salesforce×boxで実現する電子帳簿保存法に対応した会計業務

API双方向連携編
 └【前編】Salesforce×boxで取り組む構造化・非構造化データ全情報一元化

└【後編】CLOUDSIGN×Office365×boxで取り組む契約業務の完全WEB化

フライクは「経営コンサルティング」と「ITツールコンサルティング」の二軸でビジネスをしています。そのため、お客さまのリクエストに応じて調査・研究開発費用を頂戴しながらIT研究を行っています。

そんな背景から「通常の企業にしては多すぎるのでは?」と思われるほどのITツールを使っています。

今回ご紹介したITツールを使い、全く同じ組み立て方で、全て同じようにやらないとセールスフォースや他のITツールを活かせないのでは?と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、その心配は全くの無用です。弊社が組み立てているセールスフォースを参考に、必要な箇所だけを真似していただければ結構です。

もし組み立てやITツール選定でお困りの場合は、弊社までご相談いただけたら幸いです。弊社がおすすめするITツールは全て自社の業務で使用しているもの、もしくは研究投資として使い勝手や費用対効果を検証したものです。

ぜひ今回ご紹介したITツールを利用し、生産性の向上や業務改善を実現していただけたらと思います。本ブログやITツールについてのお問合せもお待ちしています。

株式会社フライク 代表取締役 大瀧 龍

自己紹介
大瀧 龍 株式会社フライク 代表取締役

福岡県福岡市出身。富士通グループ会社のシステムエンジニアや営業支援などを経て、2017年にfreee株式会社に参画。九州支社長と広島営業所長を兼任し、2019年には西日本の責任者としてマザーズ上場に貢献する。同年2019年に「3rdコンサルティング株式会社」を創業。システムを活用した中小企業の経営課題解決やIT化、DX化支援に取り組む。システムエンジニアや営業として現場で培った経験を生かして、フロントオフィスとバックオフィスの両方をカバーし、システム設計・開発から運用提供まで一括して提案できるコンサルティングを追求。

2021年11月に社名を「株式会社フライク」に変更し、新たなスタートを切る。IT普及を目指すコミュニティ「ふくおかクラウドCafe」や、Youtube「システム組み立てちゃんねる」なども運営し、地方企業のIT化推進に日々努めている。

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