2022年度最新版 Salesforce商談機能の徹底解説
こんにちは。
システム組立ちゃんねるを運営している、株式会社フライクの大瀧です。
私たちフライクは、2022年8月に創業4期目を迎えましたが、同年10月時点で30ものITツールを使ってシステムを組み立てております。
具体的には、セールスフォースを中心として業務領域（HR領域、マーケティング領域、セールス領域、プロダクト・エンジニア領域、バックオフィス領域）ごとに複数ITツールを組み立てました。
このブログではフライクのシステムの中心地でもあるセールスフォースにおける【商談】について詳しく解説いたします。
セールスフォース商品のメインでもある「SalesCloud」の目玉機能は、この【商談】といっても過言ではございません。
そこで、今回は【商談】の単独の機能について、10年超セールスフォースを使い続けている私（大瀧）がユーザーとして、そして提案者としての知見を入れ込んだ『2022年におけるフライクの【商談】の使い方』をお話いたします。
クラウドストレージサービスのBoxとの連携については、こちらのブログをご確認ください。
目次
フライクのビジネスモデルとSalesforce【商談】レコードタイプ
まず、Salescloudの【商談】機能と利用方法をお話する前に、私たちフライクのビジネスモデルを簡単にご説明いたします。
フライクは、大きく分けて3つのビジネスの種類があります。
② 協奏パートナー
③ ライセンス販売
「①システム組立屋」に関しましては、いつもフライクのコンテンツを見てくださっている方にはイメージが付きやすいと思いますが、セールスフォースやBox、freeeなど複数SaaSを組み合わせてのシステム構築となります。
「②協奏パートナー」は、システム組立をした後に、そのシステムを使って財務結果である売上と利益にインパクトを与えるための事業成長の伴奏支援です。
VRMプログラム（Vision Road Map Program）というフライクオリジナルのサービスを提供しています。
そして「③ライセンス販売」では、主にBoxとfreeeのライセンス販売における売上に直結するものとなります。
また、新規顧客と既存顧客ではヒヤリング内容が異なります。
新規顧客ではビジネスモデルを始め、どのようにして顧客を獲得するかなどのヒヤリングをしますが、既存顧客に対してはそれらのヒヤリングは不要です。
そこで、レコードタイプと商談機能では以下の3つを利用しております。
操作方法は、以下のような画面となっております。
レコードタイプを3つ用意することで、それぞれの商談の種類（①システム組立屋、②協奏パートナー、③ライセンス販売）に応じた入力項目を分けることができます。
例えば、レコードタイプが「01.新規VRMプログラム提案」では以下のような項目を設定しています。
また、商談名でも独自の処理を加えております。
フライクがすでにセールスフォースを導入されている企業からのご相談を受ける際、商談名ルールが決まっておらず、セールスフォース環境が非常に見づらくなってしまっているパターンをよく拝見します。
中には、運用ルールが決まっていても守れない・守らないというケースもあるでしょう。
そこでフライクの商談名は
「レコードタイプ名」＋取引先名＋件名
で自動作成されるよう設定しています。
例えば、株式会社フライクへ新規でセールスフォース利活用を提案する際に作った場合、下記のように自動的に商談名が作成されます。
【新規VRMプログラム】株式会社フライク_Salesforce利活用
このように自動的に設定することにより、商談名（件名）の統一が図れます。
【商談】機能で最も大切な「フェーズ管理」
次に、【商談】機能で最も大切な「フェーズ管理」についてご説明いたします。
営業・セールスの役割は「商談を前に進めること」です。
しかし、その進め具合が人によって異なると、いつ・どの企業から・どれくらい売り上がるかが不明確になってしまいます。
そこで、同じ物差しで【商談】の進捗を把握するための機能が「フェーズ機能」です。
フライクでは、受注までの商談管理を1〜9の段階に細分化しており、社内共通の物差しで【商談】を管理しております。
さらに、各フェーズに対し、必須項目や入力任意項目を設けております。
そのように設定することで、フェーズのみの管理では把握しづらい、商談の細かな情報を入力することができます。
ただ、入力項目が多くなればなるほど入力が面倒くさくなるのも事実です。
そこで、フライクは入力項目をフェーズに応じ、タブで分けて入力がしやすい状況を作っております。
このように、入力者が少しでも入力が行いやすい環境を整えることが、商談入力を定着化させるための鍵となります。
商談管理を行う理由とダッシュボードでの見える化
ここまでフライクのセールスフォース商談管理の解説をいたしました。
この章ではセールスフォースの【ダッシュボード】についてお話いたしますが、
ここで商談管理の目的を改めておさらいをしたいと思います。
前述のとおり、営業の役割は「商談を前に進めること」です。
そして、組織として商談を管理する理由は「いつ、誰から売り上がるか」の予測を立てることが大きな目的だと思います。
では、その予測がぶれることなく【商談】が前進しているかを把握するためには、どのような要素を考えれば良いのでしょうか。
売上を因数分解すると、以下のような数式になります。
また、売上を作るためには顧客から注文書や発注をいただく営業だけでの成果ではなく、さまざまな部署がチーム一丸となって関与する必要があります。
つまり、フェーズ管理や項目管理でも、これらのことを意識して作り込む必要があります。
そこで、セールスフォースの機能の一つであるダッシュボードについて解説いたします。
ダッシュボードは複数のグラフや表をまとめて表示し、商談全体の数字を俯瞰的に把握するための機能です。
よくあるのが管理項目（商談の項目）をただ「見える化」するためのダッシュボードを作ってしまうことです。
もちろん間違いではないのですが、管理項目が増えてしまい、数字が「見える化」したとしても、売上や利益にインパクトに影響しない「見える化」となってしまいます。
そこで私たちフライクでは、管理項目⇒ダッシュボードというアプローチではなく、
ゴールやKPIでモニタリングをしたい内容を把握した上で、ダッシュボード案を作成し、ダッシュボードで必要な内容を【商談】の項目として作成をしていきます。
もし、KPI策定や通期のゴールを設定していないままダッシュボードを作ってしまっている方がいらっしゃれば、下記を参考にKPI策定をしてみていただけたらと思います。
フライクのダッシュボードを大公開
ここで、フライクの2022年最新版のダッシュボードを公開できる範囲でお見せしたいと思います。ダッシュボードの1行目からご説明してきます。
1行目は、今期（2022年8月〜2023年7月）までの数字を確認できます。
具体的には、売上金額、年間の進捗、そして請求タイミングを表示しております。
営業は売り上げて終わりではなく、請求して入金まで組織として大切な考え方です。
そのため、このような管理を行っております。
2行目は、パイプライン（商談見込み）の全体感と現在のプロジェクトを表示しております。
目標を達成するために「どのお客さまに何の商談を提案しているのか？」そして「今どのプロジェクトが進行しているのか？」を把握するために利用しております。
3行目では、パイプライン（商談の見込み）を①既存顧客からの追加提案、②既存顧客からの紹介、③新規顧客の3つに分解して全体を把握しております。
漠然とした数字目標ではなく狙った企業から狙ったタイミングで受注するにはこのような管理は必須です。
組織の中で役割分担して進めるには全体数字の把握も大切です。
4・5行目では、3行目で表示した内容を顧客別に見ています。
顧客別に見に行くことで注力して営業活動をする（サポートすべき）商談を把握することができます。
6・7行目では、抜け漏れや更新漏れをなくすための見える化です。
入力がしやすいページレイアウトを用意していても人間ですからどうしても忘れてしまいます。
それらを検知するためのものを用意することでお客さまに迷惑をかけないようにするための仕組みも用意しております。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回は、セールスフォースの商談単体の機能説明から始まり、フライクオリジナルのフェーズ管理の手法、ダッシュボードでの見える化について詳細にお話いたしました。
少しでもご理解・ご参考いただけたら幸いです。
フライクでは、セールスフォースをはじめとしたさまざまなITツールの組立のご支援をしております。
また、ITツールはどうしても部分最適になりがちですが、業務分析やシステム分析を実施することで部分最適から全体最適なシステムを組み立てることも可能です。
もし組み立てやITツール選定でお困りの場合は、弊社までご相談いただけたら幸いです。
弊社がおすすめするITツールは全て自社の業務で使用しているもの、もしくは研究投資として使い勝手や費用対効果を検証したものです。
ぜひ今回ご紹介したITツールを利用し、生産性の向上や業務改善を実現していただけたらと思います。本ブログやITツールについてのお問合せもお待ちしています。
株式会社フライク 代表取締役 大瀧 龍
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