「あの情報、どこに保存したっけ…？」

毎朝、出社後にSlackを開く。
通知は数十件。
大事な決定事項は流れていき、探すだけで時間が溶ける。

Backlogにはタスクが山積み。

Notionは書き方が統一されておらず、検索しづらい。

Boxには顧客に提出したファイルが格納されているが、フォルダ構成が顧客ごとに異なり、これも検索しづらい。

――そして、こんな状況にもなっていませんか？

「また同じ質問をされちゃった。前も誰かに説明したような…」

「新しいITツールを入れたら逆に混乱した。どこに何を入力すればいいんだっけ？」

「AIを使ってるけど、そもそも情報が分散していて整っていない」

あなたが今感じているこの疲弊感。
それは「ツールが悪い」のではなく、「どの情報をどこに置くべきか」という設計ができていないからです。

でも、もう大丈夫です！

本記事では、フライクが実践する「4つの器」Slack・Backlog・Notion・Boxの役割分担を明確にしたコミュニケーションツールの設計をお伝えします。

また、これからのAI時代を謳歌するための「フライク的AIの取り組み」も公開していますので、最後までじっくりとお読みください。

情報迷子の正体は“ツール数”ではなく“器の役割不在”にある

まず「なぜ情報迷子が生まれるのか」という本質を押さえましょう。

「情報が見つからない」
「また同じ質問をされた」
「どこに何があるか分からない」——。

組織が大きくなり、プロジェクトが増え、ツールが追加されるたびに、情報は散らばり迷子が日常化していきます。

そして、多くの組織では「ツールが多すぎるから統合しよう」「Slackだけで完結させよう」といった削減思考に走りがちです。

中には、こんな声も聞こえてきます。

「ITツールを導入して便利になるはずだったのに、逆に生産性が悪くなった。やっぱりITツールが悪いんだ！」

しかし、本当の問題はツールの数でも、ツール自体でもありません。

問題の本質は、「どの情報を、どの器に入れるべきか」という役割設計が存在していないことにあります。

情報爆増の時代に起こる「迷子化」

デジタル化が進み、リモートワークが広がり、プロジェクトが複雑化する中で、組織内の情報量は指数関数的に増え続けています。

以前は対面で口頭で済んでいたやり取りも、今ではすべてデジタル記録として残ります。Slackのメッセージ、メールのやり取り、Backlogのタスク、Notionのドキュメント、Boxに保管されたファイル——。

情報が増えること自体は悪くありません。問題は、その情報を「どこに」「どう整理して」置くべきかが定義されていないことです。

こうした状況下で、次のような現象が組織を蝕んでいきます：

● ツールが増える
新しいプロジェクトや部署ごとに「便利そうだから」と新たなツールが導入され、情報の保管場所がさらに分散する

●人が増える
組織の拡大に伴い、メンバー間での情報共有のルールが曖昧になり、各自が独自の方法で情報を管理し始める

● 仕事が複雑化する
プロジェクトが多層化し、関係者が増え、意思決定の経緯や背景情報が追いきれなくなる

● AIも参入する
生成AIが業務に入り込む中で、AIに学習させるべき情報がどこにあるのか、誰も把握できていない

結果として「あの情報、どこだっけ？」が日常化し、検索に時間を費やし、同じ質問が何度も繰り返され、生産性が大きく低下します。

この迷子化の根本原因は、「設計なき拡張」にあります。

各ツールに明確な役割が与えられず、「とりあえず便利そうだから使う」という場当たり的な導入が重なった結果、情報は散らばり、誰も全体像を把握できなくなるのです。

情シス・現場・経営・AI、それぞれが抱える情報迷子の苦悩

情報迷子は、組織内のあらゆる立場に深刻な痛みをもたらします。それぞれの視点から見ると、問題の本質がより鮮明に浮かび上がります。

【情シス・IT管理者】➡課金・管理・セキュリティ地獄

情報システム部門やIT管理者にとって、ツールの乱立は悪夢です。

● 課金管理の複雑化：各部署が独自に契約したSaaSツールの把握が困難になり、誰が、どんな目的で、どのツールを使っているのか、ライセンス管理が煩雑化

● セキュリティリスクの増大：シャドーITが横行し、セキュリティポリシーが徹底できず、情報漏洩のリスクが高まる

● サポート負荷の増加：「このツールの使い方がわからない」「ログインできない」といった問い合わせが絶えず、本来の業務に集中できない

ツールを統合しようにも、各部署から「このツールがないと困る」という声が上がり、板挟みになる——
こうして情シスは消耗していきます。

【現場メンバー】➡ツールの往復で1日が溶ける

実際に業務を遂行する現場メンバーにとって、情報迷子は日々の生産性を直撃します。

● 検索時間の浪費：「あの資料、どこだっけ？」「あの会話、どのツールでしたっけ？」と複数のツールを行き来し、1つの情報を探すだけで30分以上かかることも

● 重複作業の発生：過去に誰かが作った資料が見つからず、同じ内容を一から作り直す無駄が生じる

● コミュニケーションの断絶：「Slackで聞いたのに、Backlogに書いてあると言われた」「Notionを見ろと言われたが、どこに書いてあるのかわからない」といった混乱が日常化

結果として、本来のクリエイティブな業務に使うべき時間が、情報探しに奪われます。

【経営層】➡SaaS費が膨張し、ROI（投資収益率）が見えない

経営者やマネジメント層にとって、情報迷子はコストと戦略の両面で頭痛の種です。

● SaaS費用の肥大化：各部署が独自にツールを契約し、気づけば月額数十万円〜数百万円のサブスクリプション費用が積み上がっている

● ROI（投資収益率）の不透明性：「このツールに投資して、本当に効果が出ているのか？」が可視化されず、削減すべきか継続すべきか判断がつかない

● 組織の生産性低下：情報が散らばることで、意思決定に必要なデータがすぐに出てこず、スピード感が失われる

ツールを削れば現場から反発が起こり、放置すればコストが膨らむ——
経営層もまた、板挟みの状態です。

【AI・自動化】➡ナレッジが散らばり学習不能

そして今、新たな痛みが加わっています。それがAI活用の壁です。

● 学習データの所在不明：生成AIに学習させたい過去の知見やノウハウが、Slack、Backlog、Notion、Boxのどこにあるのか誰も把握できていない

● 精度の低下：断片的な情報しか渡せないため、AIが出力する回答も的外れになり、結局人間が修正する手間が発生

● 自動化の頓挫：業務フローが可視化されておらず、どのプロセスを自動化すべきかも不明確で、AI導入が形骸化する

AIは「情報が一元化管理整理されていること」を前提に機能します。情報迷子の組織では、AI時代の恩恵を受けることすらできません。

このように、情報迷子は全員を消耗させる構造的な問題です。

では、どうすればこの痛みから解放されるのか？

本質は「どの情報をどの器（IT）に置くか」を設計するだけ

情報迷子を解決する鍵は、実はとてもシンプルです。

ツールを削る必要はありません。新しいツールを導入する必要もありません。

必要なのは、Slack・Backlog・Notion・Boxという4つの器に、明確な役割を割り当てること——ただそれだけです。

「どの情報を、どの器に置くか」というルールを組織で合意し、徹底するだけで、情報迷子は劇的に解消されます。

では、具体的にどのように役割を設計し、運用すればよいのか？

4つの器で業務コミュニケーションを整える 〜ツール活用の設計思想〜

ここからは、フライクが実践する具体的な解決策を公開します。Slack・Backlog・Notion・Boxという4つのツールに明確な役割を与え、業務を中心としたコミュニケーション設計を実現する方法を、実例とともに詳しく解説します。

フライクの業務×ITツール選定における設計思想

情報迷子を解決するために、フライクでは「情報の性質」に応じてツールを使い分けるという明確な設計思想を持っています。

具体的には情報を、
「時間軸」
「誰がナレッジ化するか」
という2つの軸で分類し、それぞれに最適なツールを割り当てています。

この設計思想は「誰と・どのように・どこで」コミュニケーションするかというスタイルの設計にも直結します。

この設計により、
「どの情報をどこに置くべきか」
「どのツールで誰とどうやりとりすべきか」
が明確になり、組織全体で情報迷子を防ぐことができます。

1. 情報を2つの軸で分解する

フライクでは、すべての情報を以下の2つの軸で分類しています。

軸①：情報の時間軸で分ける

◎フロー型：今すぐ流れていく情報

フロー型情報とは、その瞬間に必要だが、後で読み返す必要がない情報のことです。例えば、「今日のランチどうする？」「この件、今確認できる？」といった即時性の高いコミュニケーションが該当します。

特徴：

• リアルタイム性が重視される
• 数時間〜数日で価値が薄れる
• 検索して探す必要がない

◎ストック型：未来に残すべき情報

ストック型情報とは、後から何度も参照され、組織の資産となる情報のことです。例えば、プロジェクトの意思決定の理由、業務の手順書、成果物などが該当します。

特徴：

• 時間が経っても価値が失われない
• 検索して見つけられる必要がある
• 新メンバーやAIが学習できる形で残す

この「フロー型」と「ストック型」を区別することで、「この情報をフロー型のツールで流すべきか、それともストック型のツールに残すべきか」という判断基準が生まれます。

軸②：誰がナレッジ化するか？

次に、ストック型情報をさらに細かく分類します。ここで重要なのは、「誰が（何が）その情報を整理・蓄積するのか」という視点です。

A:【意識せずに業務の軌跡を残す＝業務ログ】

業務ログとは、日々の業務の中で自然に蓄積されていく記録のことです。メンバーが特別な意識をしなくても、タスクの進捗やコミュニケーションの履歴として自動的に残ります。

例：

• 「この機能の仕様を変更した理由」
• 「クライアントからのフィードバックと対応履歴」
• 「タスクの進捗状況と担当者のやりとり」

B:【人が整理してナレッジ化する＝マニュアル】

マニュアルとは、人間が意識的に整理・構造化する情報のことです。「誰でも再現できる手順」とし型化します。

例：

• 「システム開発をする際の共通設定」
• 「ITツールの使い方マニュアル」
• 「ITツールを販売するときのトライアル申請方法」

C:【自然言語でナレッジを引き出すためのAI学習モデル＝自動学習・自動化の対象】

AI時代において、ストック型情報はAIが学習し、自動化するための燃料となります。ただし、AIが学習するには、情報が整理され、アクセスしやすい形で保存されている必要があります。

例：

• Backlogのログを学習して、次のタスクを提案
• Notionのマニュアルを参照して、新メンバーの質問に自動回答
• Boxの成果物を分析して、デザインパターンを提示

2. 業務を軸にコミュニケーションスタイルを設計する

フライクでは情報の性質に応じたツール選定だけでなく、業務そのものを中心に据えたコミュニケーションスタイルを設計しています。

この設計は、業務を推進していくと自動的に「タスク」が作られ、「コミュニケーション」も行われ、それが会社の「ナレッジ」として蓄積されていくという思想が原点となります。

ここでは、フライクが実践する業務中心のコミュニケーション設計について、3つの重要なポイントを詳しく解説します。

ポイント① 業務フローとタスクを切り分けない

多くの組織では、「業務フロー」と「タスク」を別々に管理しがちです。業務フローは図やドキュメントで定義し、実際のタスクはプロジェクト管理ツールで個別に管理する。しかし、この分離が文脈の断絶を生み出します。

よくある課題：

● 業務フローは理想論として存在するが、実際の現場では使われない

● タスクは都度作成していくものの、「なぜこのタスクが必要なのか」という業務全体の文脈が見えない

● 新メンバーはタスクをこなすことに集中しすぎて、いつまでたっても業務全体を把握できない

☛フライクの解決策：業務フローとタスクの一体化

フライクでは、業務を洗い出すと同時に、それをタスクとして直接Backlogに落とし込みます。

このように、業務フローとタスクを一体として管理することで、「この作業が業務全体のどこに位置するのか」が常に可視化されます。新メンバーも、タスクを見るだけで業務の流れを理解でき、文脈が失われることがありません。

ポイント② コミュニケーションの主体を再定義する

多くの組織では、「タスクは社内メンバーが実施するもの」という前提で業務が設計されています。しかし、この前提が情報の分断を生み出します。

よくある課題：

● 社内メンバー間のコミュニケーションツールと、社内メンバー×外部パートナーでコミュニケーションするツールが異なる
　- 社内だけのやり取り：Slack、Teams
　- 社内 × 社外メンバーとのやり取り：メール、LineWorks

● クライアントとのやりとりはメールで行い、社内のプロジェクト管理ツールには記録されない

● 結果として、「誰が何を知っているのか」が不透明になる

☛フライクの解決策：関係者全員を巻き込む設計

従来の考え方：

・タスクをこなす → 各人に任せる（個人の裁量に依存）

・タスクは社内メンバーのみ実施する（外部は結果しかわからず、プロセスが不明）

フライクの考え方：

・タスクは関係者すべてで進行する（透明性の確保）

【この設計がもたらす3つのメリット】

1. 情報の透明性が保たれる
   すべての関係者が同じ情報にアクセスできるため、「聞いてない」「知らなかった」という問題が激減
   
2. 意思決定のスピードが上がる
   クライアントも含めて全員が同じ場でコミュニケーションするため、確認や承認のための往復が減り、プロジェクトが加速
   
3. 文脈が残り、引き継ぎが楽になる
   すべてのやりとりがBacklogに集約されるため、メンバーが変わっても過去の経緯や判断理由を簡単に追える

ポイント③ ツールの課金設計で”全員参加”を実現する

「関係者全員を巻き込む」といっても、現実的にはコストの問題があります。特に外部パートナーやクライアントまで有償ツールに招待すると、コストが膨らみます。

☛フライクの解決策：課金設計の最適化

フライクでは、各ツールの課金モデルを理解し、「誰がどのツールで何をするか」に応じて最小コストで最大効果を引き出しています。

この課金設計により、フライクはコストを抑えながら、関係者全員が同じ情報にアクセスできる環境を実現しています。

〜業務中心の設計が組織を強くする〜

フライクの業務中心のコミュニケーション設計をまとめると、以下の3つの柱で成り立っています。

この設計思想により、業務の透明性が保たれ、誰もが同じ情報にアクセスできる環境が実現します。さらに、この環境はAI時代においても強力な武器となります。なぜなら、すべての情報が構造化され、AIが学習しやすい形で蓄積されているからです。

フライクの設計思想を実現する４つの器

「業務中心のコミュニケーション設計」を実現するために、フライクでは4つのツールを明確な役割分担のもとで運用しています。それぞれのツールは独立した「器」として機能し、情報の性質や目的に応じて使い分けることで、業務の透明性と効率性を両立させています。

【4つの器の全体像】

これら4つの器は、それぞれが独立しながらも有機的に連携し、業務の流れに沿って情報が自然に整理されていく仕組みを作り出しています。

～Salesforce – すべての中心、業務を進めるための司令塔～

フライクには、4つの器（Backlog・Slack・Notion・Box）の背後に、もう1つ重要なツールが存在します。それが「Salesforce」です。

Salesforceは、すべてのプロジェクトと顧客情報を一元管理し、業務の起点となる司令塔としての役割を果たしています。顧客との商談状況、契約情報、プロジェクトの進捗状況など、ビジネスの根幹となる情報がここに集約されており、Backlogで管理する個別のタスクやプロジェクトも、すべてSalesforceから派生しています。

つまり、
Salesforceが「何をやるべきか」を決め、Backlogが「どう進めるか」を管理する
――この2つが連携することで、戦略と実行が一体化した業務設計が実現しているのです。

1. Backlog：タスクや業務進捗におけるコミュニケーション（ストック型）

Backlogの役割：文脈の器（会議録＋タスクリスト）

フライクでは、Backlogをプロジェクトコミュニケーションの中心に据えています。

Backlogはタスクと会話が一体化しているため、「何をやるか」だけでなく「なぜやるか」「どう進んだか」までが一箇所に集約されます。これにより、プロジェクトの全体像と文脈が未来まで残り、後から参加したメンバーやAIも過去の経緯を理解できます。

2. Slack：即時性とクローズドな会話のための補助線

Slackの役割：スピードの器（チャット）

フライクでは、Slackを「今すぐ話す」ための場所として限定的に使用しています。

3. Notion：Backlogのログを型化する”再現性”の工場

Notionの役割：再現性の器（教科書）

フライクでは、Notionを「組織のルールブック」として活用しています。

4. Box：成果物の最終保管庫（図書館）

Boxの役割：成果物の器（図書館）

フライクでは、Boxを最終成果物の保管場所として使用しています。

4つの器が有機的に連携し、組織に「脳」を生み出す

ここまで見てきたように、フライクではSlack・Backlog・Notion・Boxという4つの器が、それぞれ明確な役割を持ちながら有機的に連携しています。

●情報の流れ：プロジェクトの始まりから成果物まで

この役割分担により、情報は決して迷子になりません。誰もが必要な情報に迷わずたどり着け、過去の判断や経緯を追うことができます。

●組織に「脳」が生まれる

このコミュニケーション設計の真の価値は、組織に記憶と学習能力が宿ることです。

人が入れ替わっても、プロジェクトが終了しても、情報は整理された状態で残り続け、次の業務に活かされていく
──これこそが、業務中心のコミュニケーション設計がもたらす最大の成果です。

～おまけ情報～

①　フライクのAI活用の未来

この記事を執筆している2025年12月時点で、私たちが最も注目しているのが「Notion AI」です。正確には、Notion AI自体の性能というよりも、Notion AIが探索できるデータの範囲が優れているという話です。

【Notion AIの強み：複数システムを横断したデータ探索】

Notion AIは、Notionに蓄積された情報だけでなく、以下のような外部システムのデータも横断的に探索して回答を生成します。

• Gmail
• Googleカレンダー
• Salesforce
• Box

これにより、「このお客さんっていつ最後の連絡したかな？」と問いかければ、Notionの議事録はもちろん、Salesforceの活動履歴、Gmailのやり取り、Gooogleカレンダーの予定表も検索対象になって、その回答を得られるという流れ。

【権限管理の安心設計】

「複数システムを横断するなら、権限管理は大丈夫なの？」と心配になるかもしれません。しかし、Notion AIは各システムの権限設定を尊重します。

例：BoxとNotionの連携

大瀧のNotion IDとBox IDが同一メールアドレスで紐づいている場合、Notion AIがBoxを探索する際、対象となるのは「大瀧が閲覧権限を持つファイルのみ」です。

つまり、Box上の権限設定がそのまま反映されるため、見てはいけない情報にアクセスすることはありません。

【AgentForceとの比較：従量課金の壁】

SalesforceのAgentForceも2025年11月に同様の機能をリリースしましたが、大きな違いがあります。それは従量課金制です。

一方、Notionはエンタープライズプランから他システム連携が本格的に使えるようになりますが、料金は従業員数ベース。AI利用による従量課金はないため、コスト面での安心感があります。

【AI時代を謳歌するための土台】

フライクが実践してきた「Backlog中心の業務ログ蓄積」「Notionでの型化」「Boxでの成果物保管」という設計は、まさにAI活用の土台として機能します。

情報が整理され、文脈が残り、権限が適切に管理されている──この環境があるからこそ、AIは正確で有用な回答を返すことができるのです。

AI時代を謳歌するために必要なのは、最新のAIツールを導入することではなく、AIが学習できる「きれいなデータ」を日々の業務の中で自然に残し続けること。それこそが、私たちが提案する業務中心のコミュニケーション設計の真髄です。

②　2026年以降へのAIへの投資

ここまで紹介してきたSlack・Backlog・Notion・Boxの4つの器は、フライクの業務コミュニケーションの中核を担っています。しかし、ビジネスの成長には、これらのツールだけでは捉えきれない多様なデータの活用が不可欠です。

フライクのビジネス成長には、以下のような様々な情報が重要な役割を果たします。

• インテントデータ：見込み顧客の関心や購買意欲を示すシグナル
• YouTubeアナリティクス：動画コンテンツのパフォーマンスと視聴者の反応
• X（旧Twitter）：ソーシャルメディアでの反響とエンゲージメント
• LinkedIn：ビジネスネットワークでの影響力と関係構築

これらのデータは、日々の業務ツールには蓄積されませんが、マーケティング戦略や事業判断において極めて重要な意味を持ちます。

【Snowflake × Tableau：データ統合基盤の構築】

そこでフライクが2026年以降に目指すのが、Snowflakeを活用したデータ統合基盤です。

• Snowflake：業務ツールのデータだけでなく、マーケティングデータや外部データも一元的に集約
• Tableau：集約されたデータをビジュアル化し、直感的な意思決定を支援

これにより、バラバラに存在していた情報が一つの場所に集まり、横断的な分析が可能になります。

③「フライクらしいAI」の誕生

さらに注目すべきは、SnowflakeのデータをAIが学習対象にできるという点です。

Notion AIは確かに強力ですが、学習対象はNotionやBox、Gmail、Salesforceなど、あくまで「接続されたツール」に限定されます。一方、Snowflakeを中心としたデータ基盤では、より広範で多様なデータをAIに学習させることができます。

つまり、フライクの業務ログだけでなく、マーケティングデータや顧客の行動データまで統合的に学習したAIが、真に「フライクらしいAI」として、ビジネス成長のパートナーになる可能性があるのです。

【データ一元管理という発想の価値】

この取り組みが示すのは、データを一元管理するという発想の重要性です。

情報が散らばっている状態では、AIはその真価を発揮できません。しかし、データが整理され、統合され、アクセス可能な状態にあれば、AIは組織の知恵を最大限に引き出し、新たな価値を生み出すことができます。

フライクが実践する「業務中心のコミュニケーション設計」は、まさにその第一歩です。そして、Snowflakeを軸としたデータ統合基盤は、その次なるステージとして、AI時代におけるビジネス成長の礎となるでしょう。

データを一元管理するという発想──これこそが、今後も注目し続けるべきテーマです。

まとめ

フライクが実践してきた業務中心のコミュニケーション設計は、単なるツールの使い分けではありません。それは、業務ログを蓄積し、成果物を整理し、AIが学習できる環境を整えるという「AI時代を見据えた戦略的な取り組み」です。

本記事で紹介した「4つの器」──Backlog・Slack・Notion・Box──は、それぞれが明確な役割を持ちながら連携し、情報が散逸せず、文脈が失われず、必要なときに必要な形で取り出せる仕組みを実現しています。

そして、この設計の真価は、Notion AIや今後のデータ統合基盤によって、さらに大きく開花します。日々の業務で自然に蓄積されたデータが、AIによって組織の知恵として活用され、意思決定のスピードと精度を飛躍的に高めるのです。

しかし、こうした環境を構築するには、単にツールを導入するだけでは不十分です。

①業務とタスクをしっかり整理

②情報の流れを設計

③組織全体で運用ルールを共有

──これらのステップが不可欠です。

フライクは、自社での実践を通じて培ったノウハウを活かし、お客様の業務コミュニケーション設計を支援しています。

• 業務とタスクを整理したうえで、最適なITツールを導入したい
• データ基盤を構築し、AI学習モデルを活用してビジネスを加速させたい
• 情報が散らばらない、持続可能なコミュニケーション環境を作りたい

こうしたご要望がありましたら、ぜひフライクの60分無償相談会をご活用ください。
AI時代を謳歌するための土台づくりを、私たちと一緒に始めましょう。

▼「60分無償相談会」はこちらから

ホワイトペーパーDLはこちらから▼