こんにちは。

システム組立ちゃんねるを運営している、株式会社フライクの大瀧です。

今回は、セールスフォースに関する解説を行います。

セールスフォースで見積もり情報を入力しているにもかかわらず、エクセルや専用のソフトで見積書・請求書などの帳票を作成していませんか？

これらの作成に関して「営業事務がやってくれるから効率化しなくてもいい」と考えている企業さまには、今回のブログをぜひ見ていただきたいと思います。

今回は、以下についてお伝えします。

①Salesforceへ入力する商談・見積情報が請求データの元情報に

②商談受注後、フェーズ変更で請求データを自動作成

③請求書がボタン一つでPDF化＆Box保存へ

また、このブログのポイントは3つあります。

■システムを武器にすることで変革する業務

①一度もエクセルを使わない請求書作成業務

②社内ファイルサーバーは不要！クラウドストレージへ請求書PDFを自動保存

③郵送は廃止へ！ボタン一つで請求書の送付が完了

近年、バックオフィス界隈は電子帳簿保存法やインボイス制度などのトピックで盛り上がりを見せています。
システムを導入して武器にすることは、これらに対応するためだけではありません。二重入力などによるヒューマンエラーをなくし、浮いた時間で後回しになっている業務やコア業務、新しい事業にチャレンジする時間などを捻出できるメリットもあります。

しかしその一方で、いまだに「バックオフィスは紙を扱うから出社が必須だ」と考えている企業さまもいらっしゃるようです。そこで、フライクが提案しているシステム組立連携図を参考にシステムを導入・運用すれば、バックオフィスのメンバーがリモートワークで業務を回すことも可能です。

ぜひ、この秘訣を今回のブログを通して学んでいただけますと幸いです。

 

フライクのシステム組立連携図〜請求編〜

私たちフライクは、2022年8月に創業4期目を迎えました。そして、同年12月時点で約30のITツールを使い、業務のためのシステムを組み立てております。

一般的に、企業は売上高の約1％をITへ投資しているといわれています。しかし、私たちフライクは、お客さまよりも先に失敗を積み重ね、実体験をもって「このツールをこのように利活用して成功した！」「このITツールはおすすめできる！」と伝えたいと考えています。

そのため、売上高に対して約10％の金額を投資しております。

その結果、このようなシステム組立連携図を作り上げております。

今回はこのシステム組立連携図の中から、バックオフィスにも深く関連する「請求書作成」にポイントを絞ってお話しします。

【実際の画面つき】請求書作成業務を徹底解説 

それでは、バックオフィス領域の業務である「請求書作成」について、私たちフライクがどのITツールを使っているのか、具体的にどのような画面で作成しているのかを、フライクが実際に業務を行っている画面を用いて説明します。

一度もエクセルを使わない請求書作成業務

セールスフォースで商談管理や売上予想の管理を行っているが、見積書や請求書の作成は基幹システムや別システム、エクセルやスプレッドシートで行っている、という企業さまも多いとことでしょう。しかし、これでは二度手間になり、作業効率が悪化している可能性が非常に高いです。

そこで、私たちフライクでは商談管理〜見積書〜請求業務までを一つのITツールを使用して行っています。これにより、二重入力を防いでワンストップで請求書を作成できます。

ここから、実際の画面を交えて説明します。ぜひご覧ください！

一度もエクセルを使わない請求書作成業務
①商談作成

①-1 取引先から商談を作成

①-2 商談作成に必要な項目を入力

①-3 商談作成完了

一度もエクセルを使わない請求書作成業務
②見積作成

②-1 見積情報を作成

②-2 見積情報が表示される

②-3 見積詳細情報を入力

②-4 商品マスタから選択

②-5 見積書を表示

一度もエクセルを使わない請求書作成業務
③請求書の自動生成

③-1 フェーズを『10_請求書作成』に変更

③-2 見積明細の請求月ごとに請求情報が自動生成

③-3 請求データを選択し、請求書Box格納をクリック

③-4 請求書がBoxフォルダに自動格納

このように、セールスフォースのみを使うだけで商談管理⇒見積書作成⇒請求書作成までを一気通貫で実現できます。

 

社内ファイルサーバーは不要！クラウドストレージへ請求書PDFを自動保存 

みなさんは、見積書や請求書などの帳票類をどこに保管していますか？営業・営業事務担当者のパソコンのローカルストレージですか？それとも社内サーバーですか？
上記いずれかの場合は、残念ながらリモートワークに対応できません。柔軟な働き方に対応できないシステムは、企業のリスクとなり得ます。

また、営業担当者が代わったり、退職してしまったりした際に、過去の見積書がどこにあるか分からないという事態は発生していませんか？スムーズな業務の引き継ぎができないことは、顧客との信頼関係を損なう可能性すらあります。

私たちフライクはセールスフォースとBoxを連携することで、顧客ごとにルールが定まったフォルダ構成を構成し、セールスフォースから見積書や請求書を自動的に保存しています。

私たちフライクでは、以下のような構成を雛形として設定しています。

また、このフォルダ構成で新しい取引先のフォルダをBoxに作成することはたった1クリックで行っています。さらに、セールスフォースの画面上からBoxの画面を閲覧することも可能です。

セールスフォースとBoxを連携することにより、前章で作成方法を解説した見積書や請求書もセールスフォースから1クリックでBox上に保管できます。

クラウドストレージへ請求書PDFを自動保存

①オリジナルで開発したボタンをクリック

②Boxフォルダ名を指定し、Box雛形フォルダ作成処理をクリック

③Boxに雛形フォルダが自動生成

④見積情報から『見積書Box格納』をクリック

⑤見積書がBoxフォルダに自動格納

⑥Boxに自動格納された見積書の共有URLが商談項目に反映

⑦フェーズを『10_請求書作成』に変更

⑧見積明細の請求月ごとに請求情報が自動生成

⑨請求データを選択し、請求書Box格納をクリック

⑩請求書がBoxフォルダに自動格納

見積書や請求書などの帳票の保管は、一見取るに足らない業務だと思われるかもしれません。

しかし、過去に作成した書類を検索することは意外と時間がかかるものです。さらに、他人が作った書類を探すことはかなりの時間を費やしてしまいます。

この連携をしておけば、セールスフォースのシステム内にある帳票類もスピーディーに探せます。

ボタン一つで請求書の送付が完了

最後に、作成した請求書の送付について解説します。

いまだに請求書を郵送で送付している企業さまも多いことでしょう。その場合、請求書をプリントする、封筒に封入する、宛名を書くなどの工程が発生します。これにより、郵送代や封筒代などのコストがかかりますし、送付枚数によっては莫大な作業工数が発生します。帳票類の送付は定期的に発生する業務ですので、効率化が求められます。

私たちフライクは、ボタン一つでお客さまに請求書を送付できる仕組みを作りました。その内容は以下の通りです。

請求書送付はボタン一つで完了

①請求書一括画面から送付する請求書をチェック

②取引先画面から請求書送信先が入力されていることを確認

③請求書一括画面からメール送信

④メールが自動的に作成され、請求書のBoxURLが送付される

このように、セールスフォースに必要な情報をしっかりと入力することで、請求書をメールで送信することも簡単に行えます。

システム化をすることがすべてではありませんが、単純な業務をシステム化することで、アウトソーシングや在宅ワーク・リモートワークが問題なく行える環境を構築できるのです。

 

請求書作成＆発行業務のその先にある「債権管理」と「会計処理」

ここまでは、請求書をボタン一つで作成し、ワンストップで相手方に送付するまでのシステムについてお話ししました。

ここで注意すべきは、請求書を送っただけでは利益を上げられないということです。そこで、相手方に請求した金額が正確に入金されているかをチェックする必要があります。

つまり、請求書送付⇒会計ソフトに売掛金として仕訳し、債権管理（売掛台帳）をすることが必要です。さらに、入金があれば売掛金の消し込みを行い、台帳から該当項目を削除する業務が発生します。

私たちフライクは、これらの業務をクラウド会計ソフト「freee会計」のみで実現しております。なぜなら、セールスフォース経由で送付した請求書のデータが自動的に売掛金としてfreee会計に取り込まれる仕組みを構築しているからです。

ポイントは、一つの業務だけでなく、前後の業務の流れを理解することです。それにより次の工程で発生する業務・作業が少しでも楽になることを意識したシステムを作ることができます。これがフライクの「システム組立連携図」です。

会計ソフトとの連携についてはこちらのブログもあわせてご覧ください。

【コラボレーション前編】Gmail×Salesforce×MoneyForwardクラウド請求書×boxで取り組むペーパーレス請求書発行

【コラボレーション後編】freee会計×Salesforce×boxで実現する電子帳簿保存法に対応した会計業務

まとめ

今回は、私たちフライクがセールスフォースで実現している請求書の作成業務について解説しました。

システムの導入は固定費の増加につながるため、躊躇する方も多いと思います。しかし、私たちフライクはビジネスにインパクトを与えるためにシステムの利活用を実践しています。

もし、組み立てやITツールの選定でお困りの場合は、弊社にご相談いただけたら幸いです。

弊社がおすすめするITツールは全て自社の業務で使用しているもの、もしくは研究投資として使い勝手や費用対効果を検証したものです。

ぜひ今回ご紹介したITツールを利用し、生産性の向上や業務改善を実現していただけたらと思います。本ブログやITツールについてのお問い合せもお待ちしています。

株式会社フライク 代表取締役 大瀧 龍