今回は、弊社フライクの実際の成功事例から、業務改善の具体策を全三部構成で徹底解説します。

• 第一部：営業・事務・経理の業務が変わる！フライク成功事例に学ぶ効率化のリアルストーリー
• 第二部：営業・事務・経理の業務が1つのツールでここまで変わる！Salesforce・Box・DocuSign・freee会計の単体活用法
• 第三部：最強の組み合わせ！Salesforce×Box×Gmail×freee会計の連携で業務最適化を実現

このコンテンツは第二部「営業・事務・経理の業務が1つのツールでここまで変わる！Salesforce・Box・DocuSign・freee会計の単体活用法」となります。

【こんな課題、抱えていませんか？】
① 営業が本来の仕事に集中できない
② 事務や経理がオフィスワークに縛られている
③ 売上を上げ続けるためには人材採用が最優先だと思い込んでいる

これらの課題を解消するために、フライクが使っているSalesforce・Box・Gmail・freee会計という複数ツールが、それぞれ営業・営業事務・経理の中でどのような役割を果たしているかについて解説していきます。

ぜひ最後までご覧ください。

業務改善の味方！営業・経理分野で活用するITツールの紹介

日々の業務を振り返ると、「単純そうに見えるけれど、量が増えると大変だな」と感じる業務がいくつもあります。

これらは会社の運営において非常に重要な役割を果たしていることが多く、責任も重いため、避けることは難しいでしょう。

その中でも代表的な5つを挙げてみました。

1. 帳票類の作成
   a. 見積書、発注書、請求書といった帳票類の作成は、ビジネスの基盤となる業務です。シンプルなようでいて、細部のミスがトラブルにつながるため、正確性が求められます。
2. 顧客への書類や資料の保管・整理
   a. 顧客に提示した書類や提案資料の保管と整理は、後から内容を確認したり再利用したりする際に役立ちます。適切な管理が、信頼関係の構築につながります。
3. 契約書の締結
   a. 契約書の締結は、取引を正式にスタートさせるために欠かせません。法律や取引条件の確認が必要であり、慎重に進める必要があります。
4. 帳票類・契約書類の安全な送付
   a. メールへのファイル添付を避け、セキュアな共有方法を採用することで、情報漏洩リスクを最小限に抑え、顧客との信頼関係を維持できます。
5. 売上に関する仕訳業務と消込業務
   a. 売上に対する仕訳業務および消込業務は、経理における基本業務です。正確な処理が、財務の透明性を確保します。

そこで、自社の営業・営業事務・経理業務を進める中で「これは便利だ」「単体でも十分に利活用できる」と実感したITツールをご紹介します。

業務を効率的に進めるためには、適切なツールやシステムを積極的に活用することが鍵となります。また、併せて業務プロセスを見直し、不要な手間を省くことで、さらなる効果が期待できるでしょう。

帳票類の作成業務の効率化：Salesforceで解決

フライクがSalesforceの内部で作成している帳票類は、以下の通りです。

• 見積書
• 注文書
• 注文請書
• 検収書
• 納品書
• 請求書
• 領収書

この一覧の中から、Salesforceを利用した「見積書」と「請求書」の作成方法をお話しします。

見積書の作成方法

1. 商談から「見積情報」の「新規」をクリック

2. 商品マスターから「商品分類」「商品名」を選択。すると初期値が入力される

3. 商品明細、回数、単位を設定
4. その他、「備考欄」「発注情報」などの情報を入力し、「保存」

5. 見積データが作成され、「見積書出力」ボタンを押下すると見積書が出力される

請求書の作成方法

1. 見積作成時に「請求種別」を入力し、請求開始日・終了日、分割回数を入力

2. 商談を受注し、商談フェーズを「請求書作成」にすると請求レコード（月次請求）が自動的に作成される

3. 該当レコードの「請求書出力」ボタンをクリックすると自動的に請求書PDFが出力される

なぜSalesforceを使って帳票類を出力しているの？

見積書や請求書は以下のようなITツールでもレイアウトを作成可能です。

• Bakuraku請求書発行
• 楽楽販売
• Misoca
• board
• MakeLeaps

しかし、Salesforceで作成するメリットがあります。それがこちら。

• 商談に紐づけて複数の見積書が管理できる
• 見積書の金額が商談金額に反映される
• 見積もり承認がSalesforceから可能
• 商談受注後の「請求書」「契約管理」といった次の工程まで情報を反映することができる

一つの業務だけであれば、単体ツールの利用が楽でしょう。
しかし、前後の領域のことまで考えると、Salesforceを使う方が効率的なのです。

よくある質問

顧客に提出した書類や資料の保管・整理：Boxで解決

顧客に提出した書類や受領したファイル、プロジェクト中に利用したエクセルファイルなどをしっかり整理しながらBoxに格納をしています。

フライクでは、顧客フォルダの雛形フォルダ構成を作っています。
その構成がこちら。

また、マーケティングコンテンツの雛形フォルダ構成はこのようになっております。

このように顧客フォルダもマーケティングコンテンツフォルダも構成がしっかり決まっていると、誰もがどこに何が格納されているかがわかりやすくなります。

なぜ、フライクはBoxを使っているの？

Box以外にも、クラウドファイルストレージサービスはたくさんあります。

• GoogleDrive
• Microsoft OneDrive
• Dropbox

どのサービスも「ファイルやフォルダを格納する」という理由では同じでしょう。
では、なぜBoxを使っているのか？その理由は非常に明確で、下記のような点です。

1. 強力なセキュリティとコンプライアンス対応
   a. データ暗号化や厳格なアクセス制御に加え、ISOやGDPRなどの規制に準拠しており、安全に利用可能。
2. コラボレーションのしやすさ
   a. セキュリティを担保しながらも外部共有が可能。さらに、Microsoft 365やGoogle Workspaceとの統合も可能。
3. 大量データや複雑な業務の管理に最適
   a. 無制限のストレージや多機能なデータ管理ツールを提供。複数拠点やチーム間のデータ共有もスムーズに行える。

そして、フライクの顧客が中堅企業〜大企業、上場企業やそのグループ会社が多く、Boxを使っていることが非常に多いということもあります。

セキュリティを気にする大企業であれば、上記の理由がサービスの選定になっているのも納得いくはずです。

契約書の締結：DocuSignで解決

プロジェクトをスタートするときに欠かせないのが、契約書類の締結です。
電子契約書を使う理由は、以下の通り。

• 印刷不要
• 印紙不要
• 郵送不要

また、プロジェクトスタート時だけではなく、入社時における雇用契約書の締結や昇給による雇用契約書の変更など、様々な場面で利用しております。

ここでは、「契約書締結」を行う際の具体的な画面操作をご説明しましょう。

契約書締結のやり方

1. 契約書を用意し、DocuSignへアップロードする

2. 「ADD RECIPIENTS」から自社のサイン者、クライアントのサイン者を入力する

3. クライアントに記載いただきたい内容を検索ボックスから選ぶ
4. 上記完了後「送信」ボタンを押下する

5. クライアントが対応後、あらかじめ指定したフォルダにサイン済みファイルが格納されている

なぜ、フライクはDocuSignを使っているの？

電子契約サービスはDocuSign以外にもこのようなサービスがあります。

• CloudSign
• GMOサイン
• HelloSign（DropBox Sign）
• Box Sign
• SignNow

どれも電子契約を締結するといった観点では同じですが、フライクがDocusignを使っている理由は以下の3点です。

1. 参照権限で情報を必要最小限に管理
   a. 特定の署名者だけに情報を見せる「参照権限」を設定でき、機密情報を保護しつつ効率的な契約管理が可能。
2. SalesforceやBoxとのシームレスな連携
   a. Salesforceでの顧客管理やBoxでのファイル共有と簡単に統合でき、契約業務を既存のワークフローにスムーズに組み込める。
3. 高いセキュリティとコンプライアンス対応
   a. GDPRやISO 27001準拠のセキュリティ体制で、データ暗号化や監査ログ機能を提供している。

帳票類・契約書類の安全な送付：Box×Gmailで解決

突然ですが、皆さんは社内で作成した見積書や契約書をどのように送付しているでしょうか？
「添付ファイルやZIPファイルにして送付している」という方は、今すぐやめましょう。

「それでは送付できないじゃないか」と思われた方。
実は添付ファイルをせずに、セキュアな環境で帳票類や契約書類を送付する方法はあります。

帳票類・契約書類の安全な送付方法

1. 送付したいファイルの「共有リンク」からリンク有効期限やパスワードを設定する

2. 共有URLをコピーしてGmailに貼り、送信をする
3. クライアントはBoxのライセンスがなくても資料をダウンロード可能
4. 送付したファイルが閲覧されているかを確認

たったこれだけの工程で、メールに直接添付する必要がなくなります。

売上に関する仕訳業務と消込業務：freee会計で解決

「日々の伝票入力や売上処理、特に件数が多いと本当に大変！」

入金管理台帳の作成や消込業務、仕訳作業はどれも重要な業務ですが、周囲にその重要性を理解してもらえないということもあるのではないでしょうか。

そんな業務を効率的に、かつ簡単に進められるのがfreee会計です。

フライクでは、Salesforceで請求書を送付すると自動的にfreee会計に仕訳が反映される仕組みを構築しています。

今回の内容では、Salesforceからfreee会計に連携された後の業務フローについて詳しくご紹介します。

freee会計で実施できる売上関連の業務

1. 売掛金の仕訳登録

2. 未収金一覧の管理

3. 入金確認後の消込業務

これらの業務をfreee会計内で一元管理し、業務効率を大幅に向上させることができます。

Salesforceからfreee会計への連携後の流れ

1. 入金管理レポートで今月の入金予定を確認
   a. 顧客ごとの入金予定を一覧で確認し、スケジュールを把握します。
2. 入金明細消込で突合処理を実施
   a. 銀行口座の入金情報と売掛金を突合し、消込を行います。
3. 入金管理レポートで最終確認
   a. 入金予定がすべて消込されていることを再確認し、業務を完了します。

freee会計を活用すれば、煩雑な売上処理や消込作業が驚くほど簡単になり、正確でスムーズな会計業務を実現できます。

なぜ、フライクはfreee会計を使っているの？

クラウド会計ソフトは、freee会計以外に以下のようなサービスがあります。

• 弥生会計オンライン
• マネーフォワードクラウド会計
• かんたんクラウド会計（ミロク情報サービス）
• 勘定奉行クラウド
• A-SaaS

そのような中でフライクがfreee会計を使っている理由は、以下4つです。

1. APIリファレンスの充実と柔軟なカスタマイズ性
   a. freee会計はAPIリファレンスが非常に充実しており、業務フローに合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。たとえば、独自のシステムやツールと容易に連携できるため、他のクラウド会計ソフトにはない高い拡張性を実現しています。
2. Salesforceとのシームレスな連携
   a. フライクでは、Salesforceを活用して請求書を作成し、そのデータをfreee会計に自動連携する仕組みを構築しています。この連携により、手動でのデータ入力が不要となり、売掛金の仕訳登録や入金予定の管理が簡単かつ正確に行えるのです。
   b. さらに、顧客管理データと会計データを統合することで、より効率的な業務フローを実現しています。
3. 業務効率化のための機能が豊富
   a. freee会計は、銀行口座やクレジットカードとのリアルタイム連携、入金消込など、日々の会計業務を自動化する機能が充実しています。これにより、手間のかかる作業を削減し、重要な意思決定に時間を割けます。
4. 中小企業向けの使いやすさ
   a. freee会計は直感的な操作性を備え、会計の専門知識が少ない担当者でも安心して利用できます。また、税理士とのデータ共有機能も簡単で、税務処理のスムーズな進行をサポートします。

ただし、freee会計が合わない企業もあります。
この内容については第三部でしっかりと解説いたしますので、そちらをご覧ください。

まとめ

いかがでしたでしょうか？
これらのツールを活用することで、一つひとつの業務が効率化され、作業負担が大幅に軽減されるイメージを持っていただけたのではないでしょうか？

次回の第三部では、ご紹介したITツールを相互に連携させることで、どのようにシームレスかつ効率的な業務環境を構築できるのかを深掘りします。

ツールを単体で使うだけでは得られない、「システム間連携の力」をぜひ体感してください。

このブログを参考にし、皆さんのシステム導入成功につながりますように。