今回は、弊社フライクの実際の成功事例から、業務改善の具体策を全三部構成で徹底解説します。

• 第一部：営業・事務・経理の業務が変わる！フライク成功事例に学ぶ効率化のリアルストーリー
• 第二部：営業・事務・経理の業務が1つのツールでここまで変わる！Salesforce・Box・DocuSign・freee会計の単体活用法
• 第三部：最強の組み合わせ！Salesforce×Box×Gmail×freee会計の連携で業務最適化を実現

このコンテンツは第三部「最強の組み合わせ！Salesforce×DocuSign×Box×freee会計の連携で業務最適化を実現」となります。

最終章は、Salesforce、Box、Gmail、freee会計という4つのITツールをシームレスに連携させたフライクの業務改善事例を徹底解説します。

①見積書作成から承認までの手続きがスムーズに進む仕組みを実現
②見積が内定した段階で注文書を電子契約で締結
③請求書の発行やメール送付、売掛金の登録、入金予定の管理を効率化
④売上に関する仕訳業務・入金確認作業を簡単にし、営業チームとスムーズに情報共有

「手作業から解放されたい」「ツール連携で何ができるか知りたい」とお考えの方は必見です。

ぜひこの機会に、効率化の可能性を一緒に探りましょう。

業務フローから紐解く改善ポイント

まず、弊社フライクで実践している業務フローを4つご紹介いたします。

1. 見積書作成から承認までの手続きがスムーズに進む仕組みを実現
   a. 見積書を作成後、稟議や承認までの流れを一元化。関係者が迅速に対応できる仕組みを整備し、手続きの遅延を防ぎます。
2. 見積が内定した段階で注文書を電子契約で締結
   a. 見積が内定したタイミングで、紙を使わずに注文書を電子契約で締結できるようにしました。これにより、契約プロセスが簡略化され、スピードアップを実現しています。
3. 請求書の発行やメール送付、売掛金の登録、入金予定の管理を効率化
   a. 受注後、Salesforceで請求レコードが自動的に作成され、請求書の発行からメール送付、売掛金登録や入金予定管理までを効率的に処理できます。これにより、担当者の手間を大幅に削減しました。
4. 売上に関する仕訳業務・入金確認作業を簡単にし、営業チームとスムーズに情報共有
   a. 入金確認プロセスを自動化することで、「確認漏れ」や「ミス」を解消しています。また、営業チームとのリアルタイムな情報共有を実現し、スムーズなコミュニケーションを可能にしました。

見積書作成から承認までの手続きがスムーズに進む仕組みを実現

では、4つの業務フローを1つずつ解説していきます。

まず、見積書作成から稟議、そして見積書の稟議承認までの概要業務フローがこちらです。

業務フローの徹底解説＆実画面での解説

1. Salesforce商談から「見積情報」＞「新規」作成を押下

2. 商品マスターから選択式で入力し、各種情報を埋める

3. 見積承認依頼をかける。すると上長にSlack経由で承認通知が来る

4. 見積内容および見積書を確認し、承認を実施

5. Slackへ通知が行く
6. 担当者はSalesforceの【見積書Box格納】ボタンを押下し、Boxへの保管および商談へ見積書URLが記載されていることを確認

Salesforce×Slack×Box連携による業務改善ポイント

ポイント① ：承認申請・承認がリアルタイムに完結

• 担当者がSalesforceで見積書を作成し、そのまま稟議依頼を実施。
• Slackへ稟議依頼がリアルタイムで通知されるため、上長は日常利用しているコミュニケーションツール内で即座に稟議内容を確認・対応できます。

ポイント②： 稟議承認済みのものだけが押印される仕組み

• 稟議で承認された見積書だけに社印が押印されます。さらに「いつ」「誰が」承認したかが履歴として記録されるため、透明性と管理の効率性が向上します。

ポイント③ ：Salesforce×Box連携で作業負担を大幅軽減

• SalesforceからBoxへ連携することで、押印済みの見積書が自動的にBoxへ格納されます。また、顧客ごとに定められたルールに従って保存されるため、誰でも必要なファイルを簡単に見つけることができます。
• Box→Salesforce連携により、Boxに保存した共有URLが商談項目に自動的にセットされます。これにより、Salesforce内からも迅速に関連資料へアクセス可能です。

見積が内定した段階で注文書を電子契約で締結

次に、見積が内定したタイミングで、注文書を電子契約で締結できるようにしたフローがこちら。

業務フローの徹底解説＆実画面での解説

1. 見積情報画面からボタン一つで注文書を作成

2. 「注文書box格納」ボタンを押下し、Boxへ自動保存されたことを確認
3. SalesforceからDocusign連携ボタンを押下し、Docusignが開き、Docusignからクライアントに契約書締結依頼を実施
4. 電子契約締結後、自動的にSlackへ通知が来る

5. Docusignで契約締結後、Salesforce上で「契約レコードの自動生成」「契約レコードへ押印済み注文書のURLが格納」「商談レコードの更新」

Salesforce×Box×Docusign連携による業務改善ポイント

ポイント① 電子契約書類の作成がスムーズに完結

• 注文書の作成から電子契約書の送付まで、複数のITツールを行き来する必要がありません。
• Salesforce×Box×DocuSignが連携しているため、担当者は一貫したフローの中で迷わず簡単に電子契約書を送付できます。
• さらに、将来的に電子契約書の送付をCorporate部門が担当する場合でも、Slackを使った稟議承認フローのように「送付依頼」のワークフローを追加するだけで対応可能です。柔軟で拡張性の高い仕組みが特徴です。

ポイント② 電子契約締結後の作業を完全自動化

電子契約締結後、通常は「受注処理」として多くの手動作業が発生しますが、フライクでは以下の業務を自動化しています。これにより、「忘れていた」「漏れていた」といったヒューマンエラーが完全に防止されています。

• 押印済みの注文書をBoxへ自動保管
• 保管した注文書の共有URLをSalesforceに保存
• Salesforceでの契約レコードを自動作成
• Salesforce内の商談フェーズを自動更新

このような仕組みにより、作業効率が大幅に向上し、担当者の負担が軽減されるだけでなく、より正確で迅速な業務遂行が可能になります。

請求書の発行やメール送付、売掛金の登録、入金予定の管理を効率化

次に、請求書の発行やメール送付、売掛金の登録、入金予定の管理を効率化したフローがこちらです。

業務フローの徹底解説＆実画面での解説

1. 見積データ作成時に、請求に関する以下情報を入力
　・請求種別（一括請求or分割請求）
　・請求開始日
　・分割回数

2. 商談が受注になり、商談フェーズが「受注」になれば自動的に請求レコードが自動生成

3. 顧客に作業完了を報告するために納品書・検収書を提出し、OKとなれば請求一括画面から「請求ステータス」を請求OKに変更をする

4. Corporate部門（営業事務や経理を想定）が請求一括画面から送付対象となる請求レコードにチェックを付けて、「請求書Box格納」ボタンをクリック。すると請求書PDFが自動的に生成され、Boxに保管

5. 次に対象なる請求レコードにチェックを付け、「メール送信」「freee連携ボタン」をクリックし、顧客へメール送信

6. 顧客へメールが送信され、取引先の活動履歴にもレコードが作成されていることを確認

Salesforce×Box×Gmail連携による業務改善ポイント

ポイント① 見積書作成時に請求関連情報を入力してキャッシュフローを予測

• 受注時に請求のタイミングを見える化することで、キャッシュフローの予測が可能になります。
• また、請求書の作成はワンクリックで完了するため、月末月初の請求業務にかかる時間を大幅に削減できます。これにより、効率的な業務運営が実現します。

ポイント② セールス部門とバックオフィス部門の円滑な情報共有

• クライアントと直接やり取りをするセールス部門と、請求業務を担当するバックオフィス部門では、情報の行き違いやギャップが発生しがちです。
• そこで、検収書をキーに「請求送付の準備が完了した」という情報がセールス部門からバックオフィス部門にリアルタイムで共有されます。
• これにより、場所や時間に縛られることなくスムーズな情報伝達が可能です。

ポイント③ 請求書の送付をワンクリック＆オンラインで完結

• Salesforceで作成した請求レコードを基に、請求書PDFが自動生成され、Boxに自動保管。その後、Boxの共有URLがGmailを通じてクライアントへ送信されます。
• さらに、送信履歴がSalesforceの取引先活動履歴に自動反映されるため、クライアントからの問い合わせ対応も効率的です。
• 「いつ送付したのか」「どの資料を送ったのか」を一目で確認でき、会話もスムーズに進められる仕組みを提供します。

入金確認作業を簡単に！営業チームとスムーズに情報共有

最後に、売上に関する仕訳業務・入金確認作業を簡単にし、営業チームとスムーズに情報共有できるようにしたフローがこちらです。

業務フローの徹底解説＆実画面での解説

1. 請求書を送付したタイミングでSalesforce→freee会計の方に売掛金として自動的に仕訳されている

2. バックオフィスメンバーがfreee会計から原始証憑の確認を行うときは仕訳の備考欄に記載のあるBoxURLを押下することで、Boxに保管されている請求書を確認できる

3. 入金管理レポートより入金の消込を実施。インターネットバンキング経由で振込情報をfreee会計で把握ができ、AI自動仕訳機能を用いてワンクリックで消し込み業務完了

4. Salesforceの請求一括画面の「入金状況取得」ボタンを押下すると、freeeの入金ステータスが返却され、入金有無を確認できるように

Salesforce×Box×freee会計連携による業務改善ポイント

ポイント① 請求書メール送信だけで売掛金を自動仕訳

• Salesforceに格納された会計情報が、請求書をメール送信するだけでfreee会計に自動連携されます。
• 取引先や商品明細に加え、請求書の原始証憑が保管されたBoxのURLもfreee会計に自動的に登録されるため、経理担当者が仕訳を手動で入力する必要が一切ありません。
• これにより、経理業務の大幅な効率化を実現します。

ポイント② 入金確認と未入金情報の共有がシームレスに

• 顧客からの入金が発生すると、freee会計のAI仕訳機能がワンクリックで処理を完了。
• さらに、入金情報がSalesforceとfreee会計で自動連携されるため、未入金情報をセールス部門とバックオフィス部門でやり取りする手間が不要になります。
• セールス担当者はSalesforce上で、未入金の状況をリアルタイムで確認でき、迅速な対応が可能になります。

まとめ

いかがでしたでしょうか？
今回は、Salesforce、DocuSign、Box、freee会計を活用し、以下の業務効率化について業務フローや実画面を交えて解説いたしました。

1. 見積書作成から承認までのプロセスをスムーズに効率化
2. 見積が内定した段階で注文書を電子契約で迅速に締結
3. 請求書の発行、メール送付、売掛金の登録や入金予定管理の効率化
4. 売上に関する仕訳業務・入金確認作業を簡略化し、営業チームとの情報共有を強化

フライクは複数のITツールをシームレスに連携させることで、人を増やすことなくビジネスの成長を実現しています。

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