業務と業務の境目をなくす！
全体最適化を目指したITシステムの導入手法
こんにちは。
システム組立ちゃんねるを運営している、株式会社フライクの大瀧です。
本日のブログのテーマはこちらです。
私たちフライクには大きく分けて2種類のお問い合わせやご相談が寄せられます。
①今あるシステムやITツールをうまく使いこなせていない
②新しくシステムやDXに取り組もうとしているが、どうしたらいいか分からない
これらのリクエストに対して、もし私たちフライクが「特定のITツールやシステムを売りたい」という気持ちがある場合どうするでしょうか？
答えは非常にシンプルです。「このシステムを導入することで解決できると思います」と特定のツールやシステムの名前を挙げてお答えします。
このツールやシステムを導入すれば、ひとまず顕在化されている課題を解決できるでしょう。しかし、これではその時に見えている課題を部分的に解決できるだけであり、潜在化している課題には目を背けてしまいます。
そうです、これが「部分最適のシステム」の始まりです。
もちろん、部分最適なシステムが必要なタイミングもあります。しかし、多くの企業はすでに一度はITシステムやツールの導入を経験しており、新たな課題に直面している状況ではないでしょうか。
あるいは、DXという言葉は知っているけれども実態がよく分かっておらず、現在利用しているITツールをちょっと便利なものにすればDXができるのでは？と妄想しているかもしれません。
そこで、このブログでは全体最適を目指したい企業さまを対象として、全体最適化されたITシステムを組み立てるためのノウハウを提供します。
ぜひ、最後までお付き合いいただけますと幸いです。
「全体最適化を意識したシステム構築及び業務設計」の重要性についてご紹介しているお役立ち資料は
また、今回のブログは下記の動画でも解説しております。
もしよろしければコチラの動画もご覧くださいませ。
▼「解説動画」
目次
業務と業務の境目をなくす！全体最適化されたITシステムのススメ
一般的に、経営資源は「ヒト・モノ・金・情報」の4つに分類されます。近年はこれらに「時間」と「知的財産」を加えた6つに分類されることが増えてきました。
これらの経営資源を最大限に生かすために、企業は一体何に投資すればいいのでしょうか？
私は「ヒト」だと考えます。
理由はいくつかありますが、そのうちの一つが少子高齢化の影響で40年後には労働人口が4割減になると予測されることです。
現在マンパワーで行っている業務は、40年後には実施してくれる社員がいなくなるかもしれない……と思うとゾッとしませんか？
だからこそヒトに投資をして、限りあるメンバーやスタッフで売上を上げるための仕組みづくりが大切なのです。
つまり、ヒトが快適に仕事をできる仕組みを整えることで、制約のある時間のなかでモノ・金・情報が潤い、知的財産も蓄積できるという考えです。
さらに2020年からは、新型コロナウイルス感染症の拡大によりビジネスではさまざまな制約が発生しています。その一方で、これまではごく限られた状況や環境にある人だけが導入していたテレワーク（インターネットなどを利用して、自宅などの本来の勤務場所から離れた場所で仕事を行うスタイル。リモートワークとも）が急速に普及しました。
引用元：経済産業省「テレワークが産業に与える影響；事業継続に強い力を発揮」
テレワークのような非対面でのビジネスのデメリットは、対面でのコミュニケーションができないため業務と業務の境目を大きく隔ててしまうことです。
請求書発行業務を例として考えましょう。
営業担当者が納品したサービスや商品に対して、営業事務担当者が請求書を発行する。その後、経理担当者が会計ソフトや売掛管理台帳に登録するといった一連の業務は、対面のコミュニケーションができれば「これお願いします」「あれどうなった？」と簡単に確認ができます。
しかし、テレワークだとビジネスチャットツールなどを利用したコミュニケーションが主となり、スムーズな確認は対面でのビジネスに比べて難しくなります。
これらを解決するためにシステムを導入するとします。しかし、場当たり的にシステム導入を行うと、それぞれの担当者の課題を解決するシステムが導入されてしまい、以下のような「部分最適」のシステムとなってしまいます。
- 営業向け⇒案件管理システム
- 営業事務向け⇒請求書発行システム
- 経理向け⇒会計ソフト、売掛管理システム
この状態では、1つの案件に対して情報を二重三重に入力しなければなりません。その結果、特定の部署だけが利用するシステムとなってしまいます。
これでは情報が分断化されてしまいますので、企業全体を俯瞰した場合、非効率な業務フローであることは言うまでもありません。
次章では、私たちフライクが全体最適化されたシステムをどのように実現しているかをお話しします。
「全体最適化を意識したシステム構築及び業務設計」の重要性についてご紹介しているお役立ち資料は
全体最適化されたITシステムにおける3つのメリット
私たちフライクは、全体最適化のITシステムを構築するために「クラウドツール×ERP」の考え方を導入しています。これは、複数のクラウドツールがAPIという技術を用いて相互にデータ連携を行うものです。私たちはシステム連携組立図に基づいたシステムの組み立てを行った上でお客さまにご提案をしています。
現在フライクは約30のITツールを利用しています。
そして、これら一つ一つのITツールをAPIによって連携させた「システム連携組立図」がこちらです。
ERPとAPIとは？
ERPとは「Enterprise Resource Planning」の略で、日本語では「統合基幹業務システム」の意味です。会計・人事・生産・物流・販売などの基幹業務が一つのシステムで統合・一元化できるものです。
API（Application Programming Interface）は異なるソフトウェア同士を連携する仕組みを指します。APIで連携をすることでアプリケーション機能を拡張させ、双方のアプリが更に便利に利用できることがメリットです。
それでは、全体最適化のシステムを導入することによるメリットをお伝えします。メリットは大きく分けて3つあります。
では、それぞれのメリットについてお話しします。
「全体最適化を意識したシステム構築及び業務設計」の重要性についてご紹介しているお役立ち資料は
全体最適化されたシステムのメリット①
【売上高】と【利益】にインパクトを与えるシステム導入
最初にご覧いただきたいデータがあります。
パーソルホールディングスの調査によると、企業がITツール・デジタルツールに投資する平均年間予算は、超大手企業が4,088万円、大手・中堅企業は2,259万円、中小企業は911万円との結果が出ています。
10％の利益率を得ることを考えると、ツールを導入することで大企業は4億円、 大手・中堅企業は2億円、 中小企業は1億円の売上や生産性の向上がなければ、ツールはただのコストになってしまいます。
IT投資を売上高や生産性に直結させることは、売上や生産性の向上が見込めるだけでなく、経営陣や投資家にも喜ばれます。
全体最適化システムであれば実現できると、私は断言します。
なぜなら、ビジネスモデル・キャンバス（ビジネスモデルを考える際に用いられるフレームワークの一種）からシステムを考えると、全体最適化されたシステムに行き着くからです。
より詳しく説明します。
収益は企業にとっては利益です。そして、財務結果から逆算すると利益は売上－費用で表せます。売上は「顧客数×単価×頻度」、費用は「変動費＋固定費」です。
顧客数や単価、頻度を上げるためには顧客行動を把握する必要があります。
顧客行動とは、具体的には以下の項目を指します。
● 顧客数の増減
● 新規、流出、復帰
● リード数、商談数、案件化数、受注数
これらを把握するためのシステムが、SFA（Sales Force Automation、日本語では「営業支援システム」）です。
SFAにおける経営対象は以下の内容です。
● 新規顧客の獲得
● 既存顧客の維持・育成
● 上記を支えるすべての組織活動
・開発・製造・販売・人事・財務・採用・教育・文化醸成・オペレーションなど
これらがすべてを把握するためのシステムは、場当たり的に導入すると膨大な数になってしまいます。また、それぞれのシステムに二重三重に項目をインプットすると抜け漏れが発生しやすいなどのデメリットも生じます。そのため、全体最適化されたシステムで構築されているべきだと、私はお伝えしたいのです。
例えば、財務結果は会計ソフトで、売上は売上管理システムで、案件は案件管理システムで管理・把握していたものを、これらすべてが一元管理されたシステムの中で把握できるようになります。
フライクでは主に以下のITツールを用いて、全体最適化されたシステムを実現しています。
これを実現しているシステムであれば、経営陣や投資家は間違いなく喜びます！
ここでは、ビジネスモデル・キャンバスの視点から全体最適化のITシステム・ITツールを考えていきました。
次章ではそれらを実現するための、業務フローに着眼して話を進めます。
「全体最適化を意識したシステム構築及び業務設計」の重要性についてご紹介しているお役立ち資料は
全体最適化されたシステムのメリット②
業務フローの全体最適化で業務や部署の境目をなくす
この章では、業務フローの全体最適化を行うことによって業務や部署の境目をなくすための具体的な方法をお伝えします。
例として、先程あげた請求書発行業務を取り上げます。
業務フロー① 見込み顧客からの問い合わせ⇒案件対応⇒受注
見込み顧客から問い合わせが入ると、営業担当者が対応します。
その際の業務フローは以下の通りです。
業務フロー② 納品完了後、請求書送付。そして顧客入金＆経理での会計処理
サービスや商品の納品完了後には、請求書を送付します。
その後経理担当者は以下のような流れで対応します。
これらは一見単純な業務フローかもしれません。しかし、営業・営業事務・経理のそれぞれの部門が担当者や自部署にとってのみ最適なシステムを導入してしまうと、以下のようなデメリットが発生します。
● 情報共有がしづらくなる
● 同じ情報を複数の担当者が入力する業務が発生する
例：営業担当者が入力した情報を営業事務担当者が再度入力する
これらを避けるためには、業務の全体像を把握した上で全体解決するためのシステム導入を検討する必要があります。
全体解決するシステムを導入すれば、例えば営業担当者が入力した案件情報が、見積書や請求書を作成する基本情報になったり、経理担当者が請求書情報から入力する情報が債権管理シートや会計の仕訳情報になったりといったシームレスな情報共有が可能となります。つまり、誰かが入力した単一情報が、次の工程の人が利活用できる状態になっているのです。
このような状態を、1つのシステムで実現する設計思想が「ERP」です。
これが次章で詳細をお伝えする「シングルインプット」⇒「マルチアウトプット」です。
このようにして部署と部署の間で発生する情報の分断や境目をなくすためにも、企業全体の業務フローを洗い出し、システムや運用ルールを見直していくことが全体最適化に繋がります。
組織全体がHappyになる全体業務フロー、非常に魅力的だと思いませんか？
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全体最適化されたシステムのメリット③
シングルインプット⇒マルチアウトプット
ここでは「シングルインプット」⇒「マルチアウトプット」という考え方を紹介します。これは、一度の入力で複数の表示・出力をするという意味です。
「名刺交換」を例に、シングルインプット⇒マルチアウトプットの詳細を見ていきましょう。
全体最適な業務システムだと、1回情報を入力するだけであらゆるシステムに反映されます。
私たちフライクではこれらを複数のクラウドITツールをAPIで連携することにより実現しています。
この名刺管理の流れは、Sansan×Salesforce×HubSpotで実現可能です。
「全体最適化を意識したシステム構築及び業務設計」の重要性についてご紹介しているお役立ち資料は
全体最適化の業務フロー×システム導入に向けた４つのステップ
ここまでお読みいただいた方にこれだけは伝えたいことがあります。それは、全体最適化を実現した業務フローとシステム導入は非常にシンプルな３つのステップで実現できることです。
「Step1 ビジネスモデルの再認識」で実施することは、会社のビジネスモデルや商品単価、売上構成要素、顧客への価値、顕在化している課題を抽出することです。
これは一見システム導入に関係なさそうですが、非常に重要です。なぜなら、会計ソフトで意識される「利益」を確保するためには、どの企業から、どのサービスから、どれくらいの粗利が確保できたかを把握する必要があるからです。つまり、システムで原価管理を行う必要があります。
利益を確保するための原価管理を行うには、業務フローを構築する前に自社のビジネスモデル、商品単価、売上構成要素などをしっかりと把握する必要があります。
次に「Step2 現行業務フローの見える化」で実施することは、商品・サービスの受注に至る経緯の把握および承認・請求・入金・会計入力までのフロー、顕在化している課題を抽出することです。これは第二章で説明した業務フローの洗い出しを、マーケティング〜フロントオフィス〜バックオフィスまでしっかりと実施することが重要です。
部分最適なシステムだとこの工程は不要ですが、全体最適化を目指すには全体を把握する、つまり、会社全体を鳥の目で把握する「鳥瞰図」を作ることが絶対条件です。
さらに「Step3 業務フロー×システムの見える化」では、Step2で実施した業務フローを元にフロント・バックオフィス領域における現行業務フロー×利用システムの関係性を見える化します。つまり現在利用しているシステムはいつ・どこで・誰が・何のために利用しているのかを洗い出します。
このプロセスで無駄な作業や二度手間をあぶり出し、あるべき姿をしっかり考えることが重要です。つまり、新たにシステムを導入したあとにどのような状態になっていることが企業全体として最適なのかを経営陣・マネージャ陣が共有する必要があります。
最後に「Step4 システム設計」では、システム導入後のイメージを共通認識にするためのシステム設計を実施し、システム開発費用の算出に向け準備を行います。多額のコストをかけてシステムを導入したのに「やっぱり違う」「思った通りのシステムではなかった」では、お金はいくらあっても足りません。
そこで、私たちフライクではクラウドツールやITシステムの契約をする前に、導入後のイメージをしっかりと把握できるシステム設計を手掛けています。
そのサンプルがこちらです。
この工程を経て初めてどのITツールが自社の課題を解決できるのかを把握できます。さらに、おおよその開発費用が把握できるため、予算内で実現できるのか、複数年に渡ってシステムを追加開発していくべきかなどを判断することも可能です。
ここまでの話をご理解いただき、システム導入をしてみたいという気持ちが高まったのではないでしょうか？
企業の課題を、1つのツールで解決するのは非現実的です。
限りある資源を有効投資するためにも、是非このプロセスで全体最適なシステムを導入してみてはいかがでしょうか。
「全体最適化を意識したシステム構築及び業務設計」の重要性についてご紹介しているお役立ち資料は
おまけ〜ITシステム・ITツール/システム会社・パートナーの選び方〜
最後に、部分最適or全体最適なシステムを実現するためのITシステム・ITツールの選び方、システム会社やパートナーの選び方をこっそり伝授します。
ITシステム・ITツールの選び方
ポイント① 1つのツールでカバーできる領域が複数あるか
全体最適化のためには、1つのツールでどれくらいの領域をカバーできるのかを確認しましょう。
例えばクラウド会計ソフトの場合、仕訳ができる、帳簿が作れるといった機能があるのはあたり前です。それに加え、債権債務管理ができるか、請求書を発行できるかなどをチェックしましょう。
つまり、会計という領域の業務の前後に発生しうる業務を1つのツールでカバーできるかどうかが非常に重要です。
ポイント② SaaS or PaaS
導入したいツールがSaaSなのか、PaaSなのかもポイントです。「SaaS」は「Software as a Service」の略で、ベンダーが提供するクラウドサーバーにあるソフトウェアをインターネット経由してユーザーが利用できるサービスを指します。
PaaSは「Platform as a Service」の略です。アプリケーションの実行に必要なプラットフォームであるネットワークやサーバーシステム、OSやミドルウェアなどを、インターネットを経由して利用できるサービスを指します。
つまり、一つのITツールが用意しているサービス（SaaSとしての機能）に加え、自社がオリジナルで作りたい機能を自分たちでカスタマイズして作れるか（PaaSとしての機能）どうかを確認する必要があります。双方にメリット・デメリットがあるため、どちらを導入するかは状況に応じて判断する必要があります。
ポイント③ 他社のITツールとの連携が可能かどうか、どうやって連携するのか
システム同士の連携も欠かせない要素の一つです。「連携できます！」とうたっているITツールは多いのですが、中にはAPI仕様書が提示されていなかったり、CSV連携といって自分たちでデータを出力して他のシステムに再度入力をしないといけなかったりと、決して効率的とはいえないシステムも多いため、見極めが重要です。
システム会社やパートナーの選び方
ITツールを提案してくれるITベンダーやITツールのカスタマイズを実施してくれる企業の選び方も非常に重要です。私が新しいサービスを利用するときは以下の観点に着眼して選んでいます。
ポイント① 提案企業や提案者がなぜ、そのITツールを提案しているか？そこにストーリーがあるか
「数あるITツールの中、なぜ、その企業や担当者がそのITツールを販売しているのか」を聞いてみましょう。また、そのITツールで解決できる課題に対し、その企業や担当者自身がそのツールを用いて課題解決を図った体験があるか、ある場合はそのストーリーに興味・共感が持てるかも重要な要素です。
ベンダーや企業の担当者はビジネスや給料をもらうことだけを意識しているケースもあります。その結果、表面的な機能しか把握できていない場合もあります。その場合、今後ITツールを導入して、利活用について相談をしたとしても機能説明しかしてくれない、なんてことも……。
だからこそ、思い入れのある担当者や企業に出会うためにもストーリーを意識して聞いてみてはいかがでしょうか。
ポイント② そのシステムを提案企業でどれくらい利活用しているか
提案しているITベンダーやシステム会社が、提案ツールを使いこなしていないこともあります。
自社開発をしているベンダーであっても提案はマニュアル通りに行っているだけ、代理店の場合は利幅が高いという理由だけで提案しているのもよくある話です。
ツールの導入後はサポートを受ける必要も生じます。そのため、担当者がツールの機能だけでなく実務にあった使い方を知っているかどうかでは大きな差が生まれます。
自社でツールを利活用していないのに他社に販売することは通常なら考えにくいですが、IT業界では結構な「あるある」なので気をつけましょう！
ポイント③ 提案されるITサービス以外にどのようなITツールを使っているか
これを把握することで、その企業のITリテラシーや上昇志向を測ります。
担当者に「提案していただいているITツール以外に、貴社ではどのようなツールを使っていますか？」とヒアリングし、複数の領域に関するツールを使っていれば、導入後にそれらの領域に関する相談もできるということです。
一方、提案されたツール以外の領域の知識が乏しい企業は、IT企業であるにもかかわらずアナログな企業の可能性もあります。IT企業といえど内部ではアナログな管理が多く、電子契約は紙、会計ソフトは振替伝票なんてこともあるのです。その企業のITリテラシーをしっかりと見極めましょう。
「全体最適化を意識したシステム構築及び業務設計」の重要性についてご紹介しているお役立ち資料は
最後に
今回は、全体最適化のITシステムの導入手法について解説しました。
ヒトへの投資とはヒトが働きやすい環境を整えること、その一環としてヒトがやるべきことに注力するためのシステムを作ることが重要だと私は考えています。
もし、組み立てやITツールの選定でお困りの場合は、弊社にご相談いただけたら幸いです。
弊社がおすすめするITツールは全て自社の業務で使用しているもの、もしくは研究投資として使い勝手や費用対効果を検証したものです。
ぜひ今回紹介したITツールを利用し、生産性の向上や業務改善を実現していただけたらと思います。本ブログやITツールについてのお問い合せもお待ちしています。
株式会社フライク 代表取締役 大瀧 龍
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