セールス領域におけるSalesforceの徹底利活用〜見積編〜

セールス領域におけるSalesforceの徹底利活用〜見積編〜

システム組立ちゃんねるを運営している、株式会社フライクの大瀧です。

「Salesforceを導入しているけど、見積・発注機能をうまく使いこなせない」

「クライアントにどの見積書を送ったかわからない」

というような問題を抱えていませんか?

フライクでは、Salesforceの標準の見積機能ではなく、自社で開発したシステムを利用しています。

具体的な活用方法について解説するので、最後まで読み進めてください。

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Salesforceの見積機能

Salesforceでは標準機能として見積機能が備わっています。

見積を作成するために必要な条件は2つです。

  • 商品オブジェクトを利用していること
  • 設定から見積オブジェクトを有効化していること

この2つの設定自体は10分程度で行うことができます。

Salesforceカスタム作成機能「見積・発注機能」

次に、フライクオリジナルで作成した「見積・発注機能」についてお話いたします。

セールスフォースの標準オブジェクトにも見積機能自体はあるのですが、

マスターの更新がしづらく、見積書のフォーマットが標準で用意されているものだと使いづらいという理由より、弊社独自で機能を作り込み、作成しました。

見積×商品マスタ

まず、見積は1つの商談に対して複数あることを前提にしています。

なぜかと申しますと「これとこれのパターンを見積もりしてほしい」というリクエストに答えるためです。

また、商品マスタも用意しており、見積書を作る際にマスタから持って来られるようにしております。

実際の画面を用いてご説明します。まず、見積明細を作りましょう。

すると、下記のような画面が立ち上がります。

こちらの画面に、必要項目を入力します。

項目にある「商品明細」の部分は、セールスフォースの「商品マスタ」からきており、

単価から数字を持ってくることができます。

その商品マスタがこちらです。

マスタで管理していると、人によって単価を変更するミスや、価格の設定を間違えるミスなどが発生しないのでオススメです。

見積書・発注書の発行

次に、見積書や発注書を出力したいと思います。

こちらの見積画面で明細を入力したあとの画面をご覧ください。

【見積書印刷ボタン】を押下すると、押印前の見積書が出力されます。

発注書も同様に、Salesforceから出力することが可能です。

Salesforceカスタム機能「見積書・発注書」×Box自動格納

ところで、皆さまは見積書や発注書の管理はどのように行っているでしょうか。

見積書や発注書を作成し、その見積書を印刷→印鑑を押印→押印した見積書をスキャン→データ保存といったフローでしょうか。

フライクでは、出来上がった見積書や発注書を印刷などすることなく、すべての流れをセールスフォースだけで完結させています。

(※押印については、次章のワークフローで詳しくお話いたします)

ここでは、Boxへの自動保存について解説しましょう。

【手順① 「見積書Box格納」ボタンを押下】

【手順② Boxの指定フォルダーに見積書が自動格納】

【手順③ 該当商談の見積書にURLを格納】

もちろん、セールスフォースの「取引先」からBoxに格納された見積書を確認することもできます。

いかがでしょう?

発注書も同等の機能を作っているのですが、セールスフォースで見積書や発注書を出力するだけでなく、Boxにも保管できます。

顧客ごとにどのような見積書を出したかがわからなくなることを防ぐためにも、

Boxのフォルダー構成を整理し、セールスフォースから出力した見積書や発注書を自動格納する機能があれば大変便利です。

また、社内の情報共有やログを残すということも可能です。

このように無駄な手間を省き、一気通貫で業務をしてみたい!という企業さまがいらっしゃれば、ぜひ一度弊社の60分の無料相談をお申し込みいただけたらと存じます。

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ワークフロー

先ほどのご説明した「見積書」に押印がなかったことにお気づきでしょうか。

この電子見積書に押印する際、フライクでは承認依頼をしています。

どのようなものかと申しますと、担当者が見積もりをして、上長が承認をするという流れです。

実際の画面を見ていきましょう。

【手順① 承認依頼したい見積情報から「承認申請」を押下】

【手順② 上長が「承認」作業を実施】

ここでは私(大瀧)から私(大瀧)なので、あまり意味はありませんが、

通常であれば部下から承認依頼が来ます。

下図のようにコメントを入力し、「承認」ボタンを押下して完了します。

承認作業が完了すると「承認済み」ステータスとなり、コメントが反映されます。

【手順③ 見積書を再度クリックすると角印が押されている状態で見積書が出力される】

まとめ:見積管理は営業活動のキモ!ミスのないシステムを

本記事では、Salesforceの見積管理について解説してきました。

フライクでは、標準の見積機能ではなく、独自にカスタマイズしたシステムを利用しています。もちろん、標準機能でも管理することはできますが、より業務効率化を図るために開発を行っています。

見積管理について、標準・開発問わず相談してみたいとお考えなら、フライクにお問い合わせください。60分間の無料相談を行っています。

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また、SalesforceやBox、freeeといった他のITツールについても知りたい!という方は
「システムスタータープログラム」の特設ページも併せてご覧ください。
必ず皆さまのお役に立てるコンテンツが見つかります。

SSP 特設ページはこちら

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株式会社フライク 代表取締役 大瀧 龍

自己紹介
大瀧 龍 株式会社フライク 代表取締役

福岡県福岡市出身。富士通グループ会社のシステムエンジニアや営業支援などを経て、2017年にfreee株式会社に参画。九州支社長と広島営業所長を兼任し、2019年には西日本の責任者としてマザーズ上場に貢献する。同年2019年に「3rdコンサルティング株式会社」を創業。システムを活用した中小企業の経営課題解決やIT化、DX化支援に取り組む。システムエンジニアや営業として現場で培った経験を生かして、フロントオフィスとバックオフィスの両方をカバーし、システム設計・開発から運用提供まで一括して提案できるコンサルティングを追求。

2021年11月に社名を「株式会社フライク」に変更し、新たなスタートを切る。IT普及を目指すコミュニティ「ふくおかクラウドCafe」や、Youtube「システム組み立てちゃんねる」なども運営し、地方企業のIT化推進に日々努めている。