こんにちは。
システム組立ちゃんねるを運営している、株式会社フライクの大瀧です。

リモートワークが主流になってきた2022年。
ファイルサーバーをクラウドへ移行し、boxを使っている・使ってみたいという企業も多くなってきたと実感しております。

さて、このブログでは私（大瀧）がITツールの中で最も好きな「box」について熱く熱く語っていきたいと思います。

➡大瀧 龍 | 社員を知る | 株式会社フライク – 描いた未来、一直線。

 

今回のブログは、概要編、ファイルサーバー編、コラボレーション編、API双方向連携編の４つの大分類と詳細６つのブログで成り立っております。

概要編

 

└ファイルサーバー編
　└【前編】Salesforce×box連携で実現する見積書・発注書の自動生成＆自動保管

 

　└【後編】MoneyForwardクラウド請求書×Salesforce×boxで実現する請求業務の効率化（本ブログ）

 

└コラボレーション編
　└【前編】Gmail×Salesforce×MoneyForwardクラウド請求書×boxで取り組むペーパーレス請求書発行

 

　└【後編】freee会計×Salesforce×boxで実現する電子帳簿保存法に対応した会計業務

 

└API双方向連携編
　└【前編】Salesforce×boxで取り組む構造化・非構造化データ全情報一元化

 

　└【後編】CLOUDSIGN×Office365×boxで取り組む契約業務の完全WEB化

全編ご覧いただき、boxの新しい使い方の発見や、他ITツールとの連携で相乗効果での業務効率化など、生産性を向上するきっかけにしていただけたらと存じます。

フライクでは30ツール以上のITツールを利用しております。

そして、これらのクラウドITツールをシステム組立屋としてこのように組立を実施しております。

これらの連携の中で、今回はクラウドコンテンツプラットフォームのboxに着目して話を進めていきたいと思います。

現在、私たちフライクではboxと他ITツールとの連携は以下のような構成で利用をしております。

このブログでは「格納先（ストレージ）としての利用」に着目し、

前編では「Salesforce×box連携で実現する見積書・発注書の自動生成＆自動保管」 

後編では「MoneyForwardクラウド請求書×Salesforce×boxで実現する請求業務の効率化」

についてお話して参ります。

▼前編はこちら

前編・後編あわせてご覧くださいませ。

Salesforce×MoneyForward請求書×boxで実現する請求書業務の効率化（電子帳簿保存法）

フライクが実施している請求書発行業務について解説して参ります。
まず、請求書を発行する前後の業務フローからお話していきましょう。

簡単に業務の流れを図解すると、以下のようになっております。

① セールスフォースから作成した見積書をboxへ自動保存
② セールスフォース商談ステータスを変更後、見積レコード情報を元に請求レコードを自動生成
③ セールスフォース請求レコードをMoneyForwardクラウド請求書へデータ連携
④ MoneyForwardクラウド請求書で生成されたPDFをboxへ自動格納
⑤ boxへ保存された請求書の共有URLをセールスフォースの請求レコードへ自動転記

Salesforce×boxで実現する作成書類の自動保存の効率化

Salesforceから作成した見積書をboxへ自動保存

では、請求書データを作っていく工程についてご説明いたします。

フライクでは、商談管理をセールスフォースで実施し、見積データもセールスフォースで作成しています。

具体的には、見積書に出力するためのデータをセールスフォースの見積（カスタムオブジェクト）に項目を入力し、最後にPDFでチェックするという流れです。
内部統制を整えるという観点で、見積書に対し角印を押すには上長の承認が必要です。

ワークフローをセールスフォースで行い、稟議がおりたら見積書に角印が押印されます。

そして、内容に相違なければ「見積書box格納」を押すとセールスフォースで出力していた見積書がboxの該当フォルダに自動格納され、さらに、商談項目の「見積書URL」に自動格納されます。

Salesforce商談ステータスを変更後、見積レコード情報を元に請求レコードを自動生成

次に、セールスフォース商談ステータスを変更後、見積レコード情報を元に請求レコードを自動生成いたします。

先ほど行った「見積明細を作る」のあと、商談を受注→請求書の作成を準備しましょう。
フライクでは、セールスフォースの商談のステータスを「10_請求書作成」に変更します。

すると、先ほど見積明細情報に記載した請求サイクルを元に、一括請求の場合は請求レコードを1つ、分割請求の場合には請求レコードを分割請求分として作成できます。

Salesforce請求レコードをMoneyForwardクラウド請求書へデータ連携

ここでは、前工程で自動生成されたセールスフォースの請求レコードを、MoneyForwardクラウド請求書へデータ連携していきたいと思います。

セールスフォースの請求レコードを、MoneyForwardクラウド請求書へ一括でデータ送信するには、オリジナルで作成した「請求一括画面」から連携します。

請求書を送る工程は、一般的に「請求書を送ってください」と依頼する営業やサービス提供者と、「請求書を送る」営業事務の役割が2つある場合が多いでしょう。

そこで、フライクでは営業やサービス提供者⇒営業事務のコミュニケーションを取りやすいように、まず「請求書を送ってください」という意識表示を、請求ステータスの「請求OK」に変更をすることが1stStepです。

このStepのあと、MoneyForwardクラウド請求書にデータを連携します。

「請求OK」となっている請求レコードをチェックし、MoneyForwardの請求書作成のボタンを押下すると、セールスフォースからMoneyForwardへデータが連携され、MoneyForwardクラウド請求書上で該当請求レコードが表示されていることがわかります。

MoneyForwardクラウド請求書で生成されたPDFをboxへ自動格納

そして、MoneyForwardクラウド請求書の中で作成した請求書を、boxのAPIを使ってMoneyForwardクラウド請求書の請求書情報をPDFに変換→boxに保管いたします。

ユーザーは、特に意識することや追加で操作をする必要はないのですが、MoneyForwardクラウド請求書で作成された請求書データがboxの取引先名→請求書フォルダに自動保存されます。

こうすることによって、請求書が取引先ごとに自動整理されます。
さらに、どのお客さまの請求書がどこに格納されているかが把握できるため、情報が整理整頓され、資料が見つからないストレスがなくなり作業も効率化できます。

boxへ保存された請求書の共有URLをSalesforceの請求レコードへ自動転記

最後に、boxへ保存された請求書の共有URLをセールスフォースの請求レコードへ自動転記できるようにいたします。

先ほどMoneyForwardクラウド請求書で生成した請求書データをPDF化し、boxへ自動保存をしました。

今回は、そのboxに保管されたセールスフォース請求レコードの「請求書URL」に転記します。
これは次回ご紹介する「ペーパーレス請求書発行」するための準備となります。

もちろん、MoneyForwardクラウド請求書からメールで請求書を送ることはできるのですが、フライクではセールスフォースに情報を一元化し、全体最適なシステムを作っています。

そのため、boxに格納された請求書PDFの共有URLをセールスフォースの該当レコードに返すことで、セールスフォースの顧客情報や請求情報にMoneyForwardクラウド請求書で生成された請求書がboxに保管され、それらがすべてセールスフォースで一括管理できるようにしています。

こうすることで、セールスフォースで情報を検索すると、仮に探したい情報がboxやMoneyForwardにあってもたどり着くことができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか？
今回は、このブログ4部作の2作目・後編ということで、「MoneyForwardクラウド請求書×Salesforce×boxで実現する請求業務の効率化」をお話しました。

3作目、4作目と続いていきますので、弊社のホームページより
最新情報をチェックしてみてください。

コラボレーション編
　└【前編】Gmail×Salesforce×MoneyForwardクラウド請求書×boxで取り組むペーパーレス請求書発行　

　└【後編】freee会計×Salesforce×boxで実現する電子帳簿保存法に対応した会計業務

フライクは「経営コンサルティング」と「ITツールコンサルティング」の二軸でビジネスをしています。そのため、お客さまのリクエストに応じて調査・研究開発費用を頂戴しながらIT研究を行っています。

そんな背景から「通常の企業にしては多すぎるのでは？」と思われるほどのITツールを使っています。

今回ご紹介したITツールを使い、全く同じ組み立て方で、全て同じようにやらないとセールスフォースや他のITツールを活かせないのでは？と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、その心配は全くの無用です。弊社が組み立てているセールスフォースを参考に、必要な箇所だけを真似していただければ結構です。

もし組み立てやITツール選定でお困りの場合は、弊社までご相談いただけたら幸いです。弊社がおすすめするITツールは全て自社の業務で使用しているもの、もしくは研究投資として使い勝手や費用対効果を検証したものです。

ぜひ今回ご紹介したITツールを利用し、生産性の向上や業務改善を実現していただけたらと思います。本ブログやITツールについてのお問合せもお待ちしています。

株式会社フライク　代表取締役　大瀧　龍