こんにちは。
システム組立ちゃんねるを運営している、株式会社フライクの大瀧です。

リモートワークが主流になってきた2022年。
ファイルサーバーをクラウドへ移行し、boxを使っている・使ってみたいという企業も多くなってきたと実感しております。

さて、このブログでは私（大瀧）がITツールの中で最も好きな「box」について熱く熱く語っていきたいと思います。

➡大瀧 龍 | 社員を知る | 株式会社フライク – 描いた未来、一直線。

 

今回のブログは、概要編、ファイルサーバー編、コラボレーション編、API双方向連携編の４つの大分類と詳細６つのブログで成り立っております。

概要編

 

└ファイルサーバー編
　└【前編】Salesforce×box連携で実現する見積書・発注書の自動生成＆自動保管（本ブログ）
　└【後編】MoneyForwardクラウド請求書×Salesforce×boxで実現する請求業務の効率化

 

└コラボレーション編
　└【前編】Gmail×Salesforce×MoneyForwardクラウド請求書×boxで取り組むペーパーレス請求書発行

 

　└【後編】freee会計×Salesforce×boxで実現する電子帳簿保存法に対応した会計業務

 

└API双方向連携編
　└【前編】Salesforce×boxで取り組む構造化・非構造化データ全情報一元化

 

　└【後編】CLOUDSIGN×Office365×boxで取り組む契約業務の完全WEB化

全編ご覧いただき、boxの新しい使い方の発見や、他ITツールとの連携で相乗効果での業務効率化など、生産性を向上するきっかけにしていただけたらと存じます。

フライクでは30ツール以上のITツールを利用しております。

そして、これらのクラウドITツールをシステム組立屋としてこのように組立を実施しております。

これらの連携の中で、今回はクラウドコンテンツプラットフォームのboxに着目して話を進めていきたいと思います。

現在、私たちフライクではboxと他ITツールとの連携は以下のような構成で利用をしております。

このブログでは「格納先（ストレージ）としての利用」に着目し、

前編では「Salesforce×box連携で実現する見積書・発注書の自動生成＆自動保管」 

後編では「MoneyForwardクラウド請求書×Salesforce×boxで実現する請求業務の効率化」

についてお話して参ります。

前編・後編あわせてご覧くださいませ。

Salesforce×box連携で実現する見積書・発注書の自動生成＆自動保管

はじめに、容量無制限のストレージツール・boxの機能を最大限利活用し、
セールスフォースやMoneyForwardで出力されるPDFファイルをboxに保管する方法を解説いたします。

セールスフォースやMoneyForwardクラウド請求書の内部でもPDFを保管できますが、
フライクでは以下2つの観点より、API連携を行いセールスフォースやMoneyForwardからboxへ帳票を保管しています。

また、フライクでは非構造化データをすべてboxに保管・格納している状態を保っています。
そのため、フライクに関連する情報はすべてbox内で検索すれば出てくるようになっています。
（Google検索でわからないことを調べる（ググる）と、すぐ欲しい検索結果が出てくるような感覚です）

「どのように設定すればそんな便利な機能が使えるのか」と気になっている方もいらっしゃるかと思います。

では、セールスフォース＆MoneyForwardクラウド請求書の帳票をboxに自動保存する流れを、詳しくご説明いたします。

Salesforce×boxで実現する作成書類の自動保存の効率化 

セールスフォースとは、言わずと知れた顧客管理（CRM）・案件管理（SFA）のクラウドITツールですが、それ以外の使い方もございます。

たとえば、見積書や発注書といったWordやExcelで管理されがちな帳票を「カスタマイズ開発」し、セールスフォースに入力した項目を自動入力→資料を出力することも可能です。

Salesforceで作成する帳票（見積書・発注書）のbox自動保存 

まず、見積書・発注書に必要な情報を、セールスフォースの「商談機能（標準機能）」と「見積情報（カスタム機能）」に入力します。

「セールスフォースから帳票を出力する」カスタマイズをしている企業さまもいらっしゃるかと存じます。

しかし、このあとローカル保存＆NASサーバーに保管する業務が発生するため、
ダウンロード→保管という2つの業務が発生し、手間になってしまいます。

さらにリモートワークの際、自宅・喫茶店での作業ができない、出張先ではVPNに接続しないとファイルを閲覧できないといったデメリットがあります。

そこでフライクでは、以下の手順を踏むことでセールスフォースから出力される見積書と発注書を保存する機能をオリジナルで作っています。

この手順を踏むことで、セールスフォースで作成した見積書と発注書をboxに保存することができました。

boxへ自動保存された帳票（見積書・発注書）の共有URLをSalesforceの項目へ自動転記

2-1の手順にて、セールスフォースで作成した見積書と発注書をしかるべきboxのフォルダに格納できました。
しかし、boxは非構造化データであり、セールスフォースは構造化データと、データの種類が異なります。

そして、セールスフォースのデータから作成した見積書と発注書をただboxに保存しただけでは、構造化データ×非構造化データは使い勝手があがっていません。

そこで活躍するのが、boxに保存したファイルに対して発行できる共有URLです。

boxのAPIを利用することで、セールスフォース⇒boxへ保管する際、
共有URLの情報をbox⇒セールスフォースへ連携し、セールスフォースの指定した項目へ追加することができます。

フライクでは、セールスフォースにおける商談項目の「見積書URL」と「発注書URL」に自動保存するような仕掛けを作っています。

この工程で、セールスフォースで作成した見積書と発注書をboxに保存できました。

帳票作成・格納・共有業務でのbox利用で生まれる検索時間の大幅削減 

セールスフォース⇒boxの連携では、セールスフォースから発行された見積書と発注書をboxに保存する機能を。

そしてbox⇒セールスフォースの連携では、boxに格納された見積書・発注書の共有URLをセールスフォースの項目に自動追記できる方法について解説いたしました。

この連携を行うと、整理整頓がしづらい業務を進めていくと発生する【見積書・発注書】といった紙のデータを、セールスフォース×boxで一元管理できるようになります。

構造化データと非構造化データを一元管理すると、

「あのファイル、どこのクラウドサービスに保存したかな？」ということをなくし、検索にかかるストレスと、大幅な時間とコストを削減することが実現できております。

ぜひ、この内容に興味を持っていただけましたら、フライクまでご相談ください。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

今回は、このブログ4部作の2作目・前編ということで、「Salesforce×box連携で実現する見積書・発注書の自動生成＆自動保管」をお話しました。

ここから後編に続きますので、ぜひあわせてご覧くださいませ。

【ファイルサーバー後編】MoneyForwardクラウド請求書×Salesforce×boxで実現する請求業務の簡素化

また、3作目、4作目と続いていきますので、弊社のホームページより
最新情報をチェックしてみてください。

フライクは「経営コンサルティング」と「ITツールコンサルティング」の二軸でビジネスをしています。そのため、お客さまのリクエストに応じて調査・研究開発費用を頂戴しながらIT研究を行っています。

そんな背景から「通常の企業にしては多すぎるのでは？」と思われるほどのITツールを使っています。

今回ご紹介したITツールを使い、全く同じ組み立て方で、全て同じようにやらないとセールスフォースや他のITツールを活かせないのでは？と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、その心配は全くの無用です。弊社が組み立てているセールスフォースを参考に、必要な箇所だけを真似していただければ結構です。

もし組み立てやITツール選定でお困りの場合は、弊社までご相談いただけたら幸いです。弊社がおすすめするITツールは全て自社の業務で使用しているもの、もしくは研究投資として使い勝手や費用対効果を検証したものです。

ぜひ今回ご紹介したITツールを利用し、生産性の向上や業務改善を実現していただけたらと思います。本ブログやITツールについてのお問合せもお待ちしています。

株式会社フライク　代表取締役　大瀧　龍