こんにちは。
システム組立ちゃんねるを運営している、株式会社フライクの大瀧です。

本記事はセールスフォースを中心としたバックオフィス業務改善のためのツール紹介となっており、全四部作で構成されています。
ぜひ第一部から順番にご覧くださいませ。

第一部
【概要編】バックオフィス領域におけるSalesforce×freee×MoneyForward×box徹底利活用

第二部
【請求書作成編】Salesforce×MoneyForward請求書で実現するバックオフィス業務改善

第三部
【請求書送付編】Salesforce×box×Gmailで実現するバックオフィス業務改善

引き続き、【バックオフィス領域】に絞ってセールスフォースやMoneyForward請求書、freee会計、boxでの利活用を徹底解説したいと思います。

第一部の「概要編」では、営業部門でのみ利活用されがちなセールスフォースが、実は会計ソフトと連携することで経理・会計部門でも効率的な業務が行えるようにできるというお話をしました。

第二部の「請求書作成編」では、セールスフォースとMoneyForward請求書2つのツールを使った請求書作成フローについて。

そして、第三部の「請求書送付編」では、セールスフォースとbox、Gmailを活用した請求書の送付方法についてご説明しました。

私達フライクではセールスフォースを中心に業務×システムを以下のように組み立てております。

今回はいよいよ最終章「会計ソフト連携編」ということで、

• セールスフォース
• freee会計

こちらの2つのツールを使った債権管理と、双方の連携の仕方をお伝えします。

 

freee会計を中心としたシステム連携組立図のお役立ち資料はこちらから

Salesforce×freee会計で実現する会計ソフトへの連携の効率化 

フライクでは、通常の業務で30ほどのITツールを使っておりますが、今回はその中でもセールスフォース、freee会計についてお話いたします。

これまでお話したとおり、セールスフォースを導入している企業さまの多くは商談管理〜契約管理〜見積書までを実施しているかと思います。
フライクでは、もう少し踏み込んで、見積書から請求書データをセールスフォースで管理しています。

そのため、セールスフォースの請求書データをAPIという技術を使って、MoneyForward請求書に連携しています。

業務フローは以下の図のとおりです。

freee会計を中心としたシステム連携組立図のお役立ち資料はこちらから

Salesforce×freee会計で実現する会計ソフトへの連携における詳細業務フロー

では、今回のブログの中核となる「Salesforce×freee会計を使った会計ソフトへの自動連携」について詳しく解説したいと思います。

前回セールスフォース・box・Gmailを連携して請求書を送付した後、freee会計で実施している業務は、以下の3つです。

Salesforce×Gmailでメール送信後、自動的にfreee会計へ仕訳連動 

第三部のブログで、boxに保管している請求書PDFを、セールスフォースを経由してGmailからボタン一つで送信する方法をご紹介しました。

第三部
【請求書送付編】Salesforce×box×Gmailで実現するバックオフィス業務改善

このあと、弊社ではセールスフォースとfreee会計を連携させて残りの業務を行っています。
セールスフォースとfreee会計の連動方法は、大きく分けて2つ。

①freee for Salesforceを利用する（月額費用が発生）
freee for Salesforceのランニング費用に加え、freeeのプランをプロフェッショナルプラン（月額4万円）に変更する必要があります。
https://www.freee.co.jp/cloud-erp/sfa/

②API開発を自社で実施（初期費用のみ）

どちらもAPIを利用しているという点で違いはありませんが、強いて挙げるとすれば

　1.　利用し続ける期間ずっとランニングコストがかかってしまう
　2.　一度きりの開発で終わらせる

という違いになります。

フライクでは、限りある経営資源を効果的に回すために②の独自開発でAPI連携をしています。

具体的には、請求書が添付されたメールが正常に送付されたら、自動的にセールスフォースに格納されている請求データが、freee会計に連動する仕組みを弊社オリジナルで開発しました。

セールスフォースからfreee会計へ自動的に連携することにより、仕訳の欄にも自動で入力されていることがわかります。

freee会計を中心としたシステム連携組立図のお役立ち資料はこちらから

freee会計で債権管理情報を自動生成

次にfreee会計の機能になりますが、freeeでは売掛金として登録された際に、債権管理も自動的に登録することができます。

通常、会計帳簿と債権管理は別々に実施する方が一般的で、多くの中小企業さまでも
「債権管理はエクセルで実施している」「別々のツールで行っている」という業務フローになっているのではないでしょうか。

freee会計では「入金管理レポート」という機能があります。
この機能は、事前に決済期日を入力しておくことにより、該当する売掛金の情報が「入金管理レポート」に自動で入力されます。

このように、セールスフォースに入力したデータをもとに「請求書作成＆請求書メール送付」「会計帳簿の仕訳」と「債権管理」の両方に反映できるのです。

freee会計を中心としたシステム連携組立図のお役立ち資料はこちらから

入金＆消込作業完了後、Salesforceへ入金ステータスを連携

お客さまから入金があった場合、インターネットバンキング経由で取り込み、ボタン一つで消込できるのですが、ここでは現金で入金があったとします。

すると、ボタン一つで逆仕訳になり、売掛金が売上となっていることが確認できます。

そして、入金前までにあった入金管理レポートの該当行もなくなっていることが確認できます。

上図のとおり、freee会計からセールスフォースへ自動的に入金ステータスが反映され、セールスフォースの該当請求レコードも請求状態が「請求済み」から「入金済み」に変更されていることが確認できます。

営業は売上を上げること。経理は利益を残すことが役割です。

営業部門と経理部門がネガティブな理由で情報共有が発生するのは「未入金が発生」した場合です。
未入金が発生した際、Salesforce×freee会計の双方を連携すれば、リアルタイムに「未入金」「入金済み」などの情報が共有できます。

リモートワーク、多拠点での営業活動をしている企業さまは、ぜひこの機能を使ってみてはいかがでしょうか？

freee会計を中心としたシステム連携組立図のお役立ち資料はこちらから

まとめ

いかがでしたでしょうか？
今回は「Salesforce×freee会計で実現するバックオフィス業務改善」の「会計ソフト連携編」についてお話いたしました。

少しでも読者のみなさまがわかりやすいように、具体的なツールの操作画面を用いてご説明しましたが、お役に立てる部分はあったでしょうか。

セールスフォースはフロントオフィスだけでなく、バックオフィスも改善できる素晴らしいツールです。
月額18,000円／人を払っている企業が多いと思いますが、可能性は無限大ですので、この機会に自社のセールスフォースの使い方を見直してみてはいかがでしょうか？

セールスフォースの利活用についてもっと知りたい！という方は、ぜひ弊社の利活用チェックシートもご利用ください。

また、フライクはfreeeゴールドパートナーです。

「freeeを導入したいけど、どのプランがいいかわからない」
「税理士さんから反対されている」
「セールスフォースを使っているのでfreeeへの連携も考えてみたい」
という方は、一度弊社までご相談いただけたらと存じます。

フライクは「経営コンサルティング」と「ITツールコンサルティング」の二軸でビジネスをしています。そのため、お客さまのリクエストに応じて調査・研究開発費用を頂戴しながらIT研究を行っています。

そんな背景から「通常の企業にしては多すぎるのでは？」と思われるほどのITツールを使っています。

今回ご紹介したITツールを使い、全く同じ組み立て方で、全て同じようにやらないとセールスフォースや他のITツールを活かせないのでは？と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、その心配は全くの無用です。弊社が組み立てているセールスフォースを参考に、必要な箇所だけを真似していただければ結構です。

もし組み立てやITツール選定でお困りの場合は、弊社までご相談いただけたら幸いです。
弊社がおすすめするITツールは全て自社の業務で使用しているもの、もしくは研究投資として使い勝手や費用対効果を検証したものです。

ぜひ今回ご紹介したITツールを利用し、生産性の向上や業務改善を実現していただけたらと思います。本ブログやITツールについてのお問合せもお待ちしています。

株式会社フライク　代表取締役　大瀧　龍