【2022年最新】IT活用で生産性向上×業務効率化!中小企業の業務改善に欠かせないITツール10選

【2022年最新】IT活用で生産性向上×業務効率化!中小企業の業務改善に欠かせないITツール10選

こんにちは。システム組立屋 株式会社フライク代表取締役の大瀧です。

今回は「生産性向上×業務効率化に欠かせないITツール」についてお話をいたします。

生産性向上、業務効率化、働き方改革、DX(デジタルトランスフォーメーション)といった言葉を
2021年〜2022年にかけてよく耳にすることになりました。

2020年〜現在(2022年3月)まで猛威をふるっている新型コロナウイルスの影響もあり、
私たちビジネスパーソンの仕事に対する働き方はもちろん、生活スタイルも大きく変わってきました。

そこで、ビジネスにおける生産性向上・業務効率化の言葉の定義と、
企業が抱える課題を解決するために私(大瀧)が10年間超提案・開発・伴走支援をしてきて
気がついた「ITの失敗理由」と「成功するための秘訣」を中心にお話したいと思います。
そして、フライクで実際に使用していて効果を体感し、ほかの企業さまにもお勧めしたい
ITツール10選をお届けいたします。

今回のブログは下記の動画でも解説しております。
もし、よろしければコチラの動画もご覧くださいませ。

▼「解説動画」

【2022年最新】IT活用で生産性向上×業務効率化!中小企業の業務改善に欠かせないITツール10選

目次

生産性とはなんだろう?

初めに「生産性とは何か」というのをみなさんと共有したいと思います。
ヨーロッパ生産性本部によると、生産性とは「生産諸要素の有効利活用の度合い」と定義されています。

企業における生産諸要素とはどのようなものがあるでしょうか?

モノやサービスを作る工程ですと、まず「人」です。
そして、その「人」が使ってモノやサービスを作る際に必要不可欠なのが「材料」「設備」となります。
深堀りすると「機械設備」や「土地・建物」「原材料」「エネルギー」です。
それらの生産諸要素を使い、企業がモノやサービスを生み出す相対的な割合を「生産性」と定義します。

つまり、生産性とは「生産性諸要素がいかに効率的に利用出来たか」を割合で示すことです。

最先端の設備を導入→産出されたモノやサービスが想定通りに増加しているのであれば、
生産性が向上したということになります。

が、その設備を扱う人が操作ミスを起こして、想定よりも低い産出量であれば、
生産性は向上していない。むしろ低下しているということになります。

引用:
公益財団法人 日本生産性本部 生産性とは

生産性ってどんな種類があるの?

ビジネスパーソンであれば「〇〇生産性」という言葉を一度は使ったことがあると思います。
実は「生産性」には大きく分けて2種類の意味があります。

「労働生産性」と「資本生産性」です。それぞれの意味を見ていきましょう。

【労働生産性】
労働生産性とは、言葉の通り「労働の視点からみた生産性の指標値」です。
わかりやすく言えば「労働1時間あたりでどれだけの成果を出したか?」
つまり「労働投入量1単位あたりの産出量・産出額」となります。
同じ1時間で多くの成果や生産物を作り出すほうが「労働生産性が高い」ということになります。

【資本生産性】
資本生産性は、まず「資本」を紐といていくと理解が深まります。
企業が保有している「資本」の多くは「機会」「設備」「土地」などの「資産」です。
その資産を活用し、モノやサービスを創り出す効果が「資本生産性」となります。
つまり、企業が保有している設備や稼働率を上げ、産出するモノやサービスをより多くすることが
「資本生産性を向上させる」ことに直結します。

上記2つの生産性をまとめますと、

『労働生産性』は、労働者が生み出す売上や製品。
ビジネスシーンで生産性と言う場合は、こちらの労働生産性を指すことが多い。
『資本生産性』は、設備投資などの固定資産への投資の割合を見る数値。

ということになります。

生産性を測る方法

生産性の測り方には、「向上した、悪化している」といった感覚的なものではなく
「定量的に判断できる」ようにするための方法が2つあります。

1つは「物的生産性」、もうひとつは「付加価値生産性」です。

「物的生産性」は、生産する「大きさや重さ」「個数」といった物理量として計測出来るものを
算出の対象とした生産性です。
そのため、物的生産性は「生産量÷労働量(労働者数×労働時間)」で割り出します。

「付加価値生産性」は、企業が新たに生み出した付加価値を対象とした生産性で、
企業が新しく生み出した金額ベースの価値、つまり付加価値を単位とします。
ここで指している付加価値とは
「生産額(売上高)から原材料費や外注加工費、機械の修繕費、動力費など外部から購入した費用を除いたもの」
です。
一般に、企業は原材料など外部から購入したものを加工したりして製品を販売しますが、
その際にさまざまな形で手を加えることによって新たに付け加えた価値を金額で表したものが付加価値になります。
つまり会計で言うところの「粗利益」といったイメージとなります。

生産性向上に避けては通れない「時短術」とITシステム

日本の生産性と現状

ニュースや新聞などで「日本の生産性が低い」という言葉を見聞きする機会が増えているかと思います。
労働生産性の国際比較2021」によりますと、

1.日本の時間当たり労働生産性は49.5ドル
(5,086円/購買力平価換算)(OECD加盟38カ国中23位)
米国(80.5ドル/8,282円)の6割の水準に相当し、OECD加盟38カ国中23位(2019年は21位)
経済が落ち込んだものの、労働時間の短縮が労働生産性を押し上げたことから、
前年より実質ベースで1.1%上昇した。
ただし、順位でみるとデータが取得可能な1970年以降、最も低い順位。

2.日本の一人当たり労働生産性は、78,655ドル
(OECD加盟38カ国中28位)
2020年の日本の一人当たり労働生産性(就業者一人当たり付加価値)は、78,655ドル(809万円)。
西欧諸国と比較すると、労働生産性水準が比較的低い英国(94,763ドル/974万円)や
スペイン(94,552ドル/972万円)にも水をあけられている。
前年から実質ベースで3.9%落ち込んだこともあり、OECD加盟38カ国でみると
28位(2019年は26位)と、1970年以降最も低い順位になっている。

労働生産性の国際比較2021

国際的に比べると「日本の生産性が低い」というのが、よくわかるレポートです。
なぜ日本は国際社会に比べて生産性が低いのでしょうか?
また、どうやって改善をしていけばいいのでしょうか?

次の章で詳しく見ていきたいと思います。

生産性を下げているのは「労働時間」

労働生産性は以下の計算式で算出されています。

少し古い文献になりますが、経済産業省が2015年に発表した「製造基盤白書(ものづくり白書)」
によると、国内生産額(売上に相当)の産業別構成比をみると
「製造業」が30.8%と一番比率が高くなっており「サービス業」の22.9%「商業」の10.0%と
続いており、我が国において製造業の役割が重要であることが見て取れます。

引用:
製造基盤白書(ものづくり白書)

一方、日本と類似した産業構造を有しているドイツは労働生産性国際比較が第12位。
主要先進国の中でも米国に続く順位で、高水準の労働生産性を誇っています。
また、OECDの2017年の調査によるとドイツ人の年間労働時間は1,356時間。
日本人の年間労働時間は1,710時間で、ドイツよりも354時間長く、約20%の差があることがわかります。

1時間あたりの労働生産性の計算式は、分母に労働時間が代入され、働く時間が長ければ長いほど数値が低くなります。
つまり、日本において「長時間労働」が労働生産性を引き下げる要因になっていると言えます。

労働生産性を上げるための「時短術」がポイント

総務省によると、日本では
「少子高齢化が急速に進展した結果、2008年をピークに総人口が減少に転じており、人口減少時代を迎えている。さらに15歳から64歳の生産年齢人口は2017年の7,596万人(総人口に占める割合は60.0%)が2040年には5,978万人(53.9%)と減少することが推計されている。」
と発表されています。

引用:
総務省 情報通信白書平成30年版

ですが、労働生産性を上げるために「人を増やして対応する」のは
現実的に困難であり、持続可能な企業を作るという観点では実現不可能です。

そんな限りのある労働人口で労働総時間を減らす「時短術」とは何でしょうか?
その一つが「ITツール」です。

仕事時間短縮に向けた業務改善とITツールの見極め方

ここまでで労働生産性向上と仕事時間短縮の相関関係と仕事時間短縮の相関関係はご理解いただけたかと思います。
次の章では、具体的に時間短縮をするためのアプローチ手法について展開して参ります。

労働時間短縮のために他社は何をしているの?

HR総研(ProFuture株式会社)によると、労働時間短縮ために実施しているのは

  • 業務プロセスの見直し・改善(42%)
  • 業務の偏在を開所するための組織間・従業員間の業務配分の見直し(21%)
  • 適切な人員配置による一人あたりの業務量の削減(19%)

という結果が出ています。

一方、取組の進捗状況は「うまくいっていない・どちらとも言えない」66%
「うまくいっている」が34%という結果も出ております。
理由は「業務量が多く、人員が不足している」が最多でした。

引用:
HR総研「働き方改革」への取り組み実態調査【2】

つまり、業務プロセスの見直しや改善が必要と感じてる企業が多い一方で、
業務量が多く、それらを改善出来る人員が不足していることがわかります。

業務プロセスの見直し・改善・システム導入に向けた3つのアプローチ

ここでは、フライクで提唱している業務プロセスの見直し・改善に向けたアプローチ手法をご紹介します。

参考ブログ:【私たちシステム組立屋の想い】利益を無駄にしないシステム投資アプローチ手法

1st Step】現在利用しているツールや仕組みを洗い出す

弊社が業務プロセスの見直し・改善に向けた「はじめの一歩」は「現在利用しているツールの洗い出し」です。
ここでの「ツール」は「紙」「資料」「マニュアル」「社内共有ファイル」「書庫」を含めた、
業務をするにあたって欠かせない仕組みを含めたすべてのものを指します。

また、課題と感じている業務フローだけでなく、全業務フローを洗い出すことをおすすめします。
一部分だけを見て最適化を進めてしまうと、一部業務における部分最適になる可能性が非常に高くなるからです。

同時に、課題と感じている業務が「本当に課題かどうか?」の見極め力も必要となります。

そこで、フライクでは業務を遂行するにあたって必要な「ツール」「仕組み」類の洗い出しをしていきます。
新入社員が入社した際にはオフィスや書庫、必要な備品を与えると同様に、
この工程ではすべてのツールや仕組みの洗い出しをすることを伝えます。
デジタルツールだけでなく、ノートパソコンや鉛筆、紙伝票も対象です。
これらを把握することで、やっと全員が同じ環境を整えることができるようになります。

【2nd Step】業務フローの可視化と各部署の役割定義

次に実施していくのが「業務フローの可視化」と「各部署における役割の定義」です。
業務フローとは、企業が1顧客に対してサービスを提供するときに行うすべての作業・業務の流れです。
たとえば、食品を製造加工し、店頭での販売をする企業であれば、

  • 商品の仕入れ
  • 商品加工および製造
  • 出荷
  • 店頭販売
  • 売上管理
  • 会計計上

といった業務が大カテゴリとなります。
これらを「いつ」「誰が」「どのようなことを」「どういうふうに」「どの仕組み・ツールを使って」
実施しているかを洗い出していく作業となります。
そして、この工程を実施していく際に欠かせないのが、登場人物のカテゴライズとツールの2軸です。

カテゴライズの最小単位は「個人」です。
それが「チーム」「課」「部」といった単位で考える場合も出てきます。
また、ツールは先ほどの「現在利用しているツールや仕組みを洗い出しをしよう!」で
洗い出したものが対象となります。
この工程を実施することにより、企業内の業務がすべて見える化され、どこに課題があるのか把握できます。

3rd Step】ITツール導入後のメリットを考える

「現在利用している仕組み・ツールの洗い出し」「業務フローの可視化と各部署の役割定義」
が完了すれば、どこがボトルネックになっているのか、課題が顕在化している箇所を把握することができます。

ですが、このあと多くの企業がやりがちなのは「課題がある領域に対するシステムやITツールを導入する」ことです。
これがおおよその失敗の原因となります。
課題を特定してその領域だけを解決するITツールの導入を、フライクでは「絆創膏型システム」と呼んでいます。

例えば、肩が凝っているという症状が出た場合を想像していただけるとわかりやすいのですが、

  1. 肩をもんでもらう ⇒一時的に解消されるがすぐに肩がこる
  2. 毎日湿布を貼る ⇒湿布を貼らなければ、すぐにまた肩がこる
  3. 猫背・姿勢矯正など体質改善をする ⇒根本原因から治す

といったようなイメージです。

顕在化している箇所だけではなく、潜在化している課題を見つけることが
業務プロセスの見直し・改善・システム導入」を進めるにあたって非常に重要となります。

つまり、会社のあるべき姿を思い描き、逆算してシステムを導入することが大切なのです。

具体的には、課題を特定し、その前後の領域についてあるべき姿を検討
→全体最適になるような理想郷を想像していきます。

この工程を何度も積み重ねて検討を繰り返すことができれば、
ITツール導入後のメリットを多くの人に感じてもらえます。

弊社が目指しているのは、多くの企業さまに1st〜3rdStep工程を踏んでいただき、
全体を最適化するための業務フローやITツールを導入することで幸せになる人の総数を増やしていくことです。

中小企業におすすめ!労働生産性と業務効率化が期待できるITツール10選

長らくお待たせしました。
いよいよ今回の題目である「労働生産性と業務効率化が期待できるITツール10選」をご紹介します。
私がITツールベンダーとして提案し、導入した企業さまから「導入してよかった!」
とお声をいただいたITツールや、自社で試験的に導入して「これいい!」となったツールを厳選しました。

フライクでは現在30以上のITツールを使っており、その中の10ツールをご案内します。

なお、すべて「クラウドツール」となりますので、1ユーザーもしくは1組織(企業)あたりの
月額費用も記載いたします。

全社員共通もしくは企業共通での導入をオススメするITツール

まずは全社で導入をおすすめするツールを5つお届けします。

①絶対コレ。メール・予定をクラウドで管理〜Google Workspace〜

企業にとって、メールアドレスは必要不可欠なツールの一つ。
1ユーザーにつき1メールアドレスが当たり前ですが、自社メールサーバーを構築して管理も自社で行う
というのは、中小企業には難しいでしょう。
そこでGoogle社が提供している「GoogleWorkspace」が、さまざまな課題を解決してくれます。

  • ビジネス用メール(Gmail)
  • 音声会議とビデオ会議(Meet)
  • ドライブ セキュリティ保護されたクラウド ストレージ(Google Drive)
  • Chat チーム メッセージ(Chat)
  • カレンダー 共有カレンダー(Calendar)
  • ドキュメント、スプレッドシート、スライド コラボレーションによるコンテンツ作成

【月額ランニングコスト】

  • Business Starter 月額680円/ユーザー ★フライクおすすめプラン
  • Business Standard 月額1360円/ユーザー
  • Business Plus 月額2040円/ユーザー

②これも必須。容量無制限&セキュリティ万全なクラウドファイルストレージ〜Box〜

メールサーバー同様、ファイルサーバーも中小企業を悩ますシステムのひとつです。
管理はもちろん、セキュリティー、容量などシステム管理を定期的に行う必要があります。
また、リモートワークも加速し、自宅からの接続も検討する必要が出て参りました。
それらの課題を解決するのがクラウドファイルファイルストレージのBoxです。

【Boxの特徴】

  1. 容量無制限
  2. 強固なセキュリティと利用しやすい7つの権限設定
  3. フォルダ・ファイルにおける外部共有
  4. 他社ユーザの招待機能
  5. API連携による他システム連携

詳しくはこちらのブログもご覧ください。

【フライクから導入したお客様の声】

2020年の起業時からBoxを利用しております。
オフィスにはサーバーは持っておらず、ペーパーレスも実現しております。
お客様とのやりとりもBox上でできるので、セキュアな環境で仕事を効率的に進めることができています。
Boxがない仕事は正直考えられません。
株式会社Labor aid 代表取締役 村里 男樹様

NASサーバーで顧客や自社の機密情報を100社分ほど管理をしていたのですが、
サーバーが故障してしまい、バックアップファイルから復旧ができ事なきを得ました。
二度とこのような「ヒヤヒヤ」と「なくなったらどうしよう」を体験したくないので
Box全社導入を決め、安心と安全に利用をすることができております。 
税理士法人ストラテジー 加悦 秀樹様

【Boxの月額費用】

  • Business 月額1,800円/ユーザー
  • Business Plus 月額3,000円/ユーザー ★フライクおすすめプラン
  • Enterprise 月額4200円/ユーザー

【Boxの初期導入費用】

  • 20万円〜(フライクで実施する初期設定)

フライクはBox公認パートナー(JAPAN APPROVED SALES)です。
詳細はこちら。

System Starter Program for boxはこちら

③電話もウェブ会議もすべて1ツールで〜Zoom&Zoom Phone〜

ウェブ会議システムの王道といえばZoomです。音声品質や画像品質、使いやすさは群を抜いています。
さらにはZoom Phoneも日本で利用可能になり、IP電話(050)も付与できるようになりました(オプション)。

【Zoomの特徴】

  • 100人参加が可能なウェブ会議
  • クラウドへのウェブ会議の録画

【Zoomの月額料金】

  • プロ 月額2,000円/ユーザー ★フライクおすすめプラン
  • ビジネス  月額2,700円/ユーザー

【Zoom Phoneの特徴】

  • 050番号の付与
  • BYOC (Bring Your Own Carrier)の適用

【Zoom Phoneの月額料金】

  • 従量課金 月額1,080円/ユーザー
  • 国内かけ放題  月額2,020円/ユーザー ★フライクおすすめプラン

④コミュニケーションはもちろんITツールの情報も繋ぐ〜Slack〜

Slackは、社内や社内外とのコミュニケーションはもちろん、
ITツールや他社サービスと連携し情報を通知が可能なサービスです。
アプリ連携は2200ものITツールと連携が可能です。

【Slackの特徴】

  • ビジネス用に設計されたチャットツール
  • リマインダー機能
  • 拡充機能と外部企業との接続

【Slackの月額料金】

  • プロ 月額960円/ユーザー ★フライクおすすめプラン
  • ビジネスプラス 月額1600円/ユーザー 

詳しくはこちらのブログもご覧ください。

⑤営業電話での作業ストップを回避!代表電話伝送〜fondesk〜

電話のために出勤、昼休みの交代など何かと固定電話に齧りつかないといけないとき、ありませんか?
時に作業の妨げとなってしまう営業電話。
それらをすべてカットしてくれる電話代行サービスがfondeskです。
※2022年3月時点で土日は非対応です。

【fondeskの特徴】

  • SlackやChatwork、Lineといったビジネスチャットツールへの通知
  • 月額1万円で100件まで対応可能
  • 電話対応は平日9時〜19時まで

【fondeskの月額料金】

  • 月額10,000円/企業・100件まで(101件からは200円/件)

マーケティング・セールス部門での導入をオススメするITツール

続きまして「売上高」という大きな貢献をもたらす「マーケティング」「セールス」部門のツールです。

売上を大きくする、継続してお客様を満足させるための業務効率化や
労働生産性の向上に大きな効果を期待できるITツールを3つ厳選してご紹介します。

⑥名刺情報を会社のナレッジ〜Sansan〜

松重豊さんのCMでおなじみの名刺管理ツール「Sansan」です。
オンラインでの会議が増える中、名刺交換をする機会が減ったビジネスパーソンも多いと思います。
しかし、ビジネスの基本は「情報」です。
Sansanは、オンライン名刺やメルマガを利用し、新しい生活様式で名刺を会社の有益な情報として蓄積できます。

【Sansanの特徴】

  • アプリ・スキャナから名刺をスキャン
  • スキャンによる正しいデータ入力と人的補正
  • 他社ITツールとの連携機能

詳しくはこちらのブログもご覧ください。

【フライクから導入したお客様の声】

従業員が足で稼いだお客様情報を社内共有できる名刺管理するツールを探していました。
これまでは無料のツールを使っていたのですが、Sansanに変更し、
従業員全員で名刺情報を共有することができるようになり、
さらにはセールスフォースと連携することで名刺情報入力の手間が省けています。
今後は受付電話をセールスフォースと連携し、従業員の働く環境をもっと効率化していきたいと思います。
株式会社マスナガ 代表取締役 森 弘国様

社内の名刺管理をSansanで実施しているのですが、反社チェック機能としても使っています。
ありがたいことに、多くのお客様と取引が始まったり相談をお受けすることがあります。
従業員と企業を守るためにも反社チェックをしっかり行い、
コンプライアンスを重視していない取引先とは契約しないことが必要不可欠です。
さらにはお客様へ情報案内する際の情報としても利用しており、
たった一枚の名刺を最大限活用できるように社内のインフラとして整えております。
株式会社エスアンドシー 代表取締役 相良義則様

【Sansanの月額料金】

  • 月額27,500円〜

【Sansanの初期導入費用】

  • 300,000円〜(フライクおよびSansan社で実施する初期設定)

フライクはSansan社公認パートナーです。

⑦SNS・ウェブ施策の定量評価と顧客ウェブ行動の見える化〜Hubspot〜

オンラインでの商談が多くなった2022年。
営業活動やマーケティング活動がオフラインからオンラインにシフトしているため、
これまでのやり方を大幅に変えていく必要があります。
そこでマーケティング・オートメーションという考え方が2014年から日本でも流行してきました。
それらのITツールはたくさんありますが、非ITエンジニアでも画面操作がわかりやすいのがHubspotです。

【Hubspotの特徴】

  • ランディングページ作成
  • フォーム作成
  • Eメールマーケティング
  • 自動スコアリング
  • SNSおよび広告の管理

【Hubspotの月額料金】

  • Hubspot Marketing Hub STARTER(スターター):月額6,000円
  • Hubspot Marketing Hub PROFESSIONAL(プロフェッショナル):月額106,800円
  • Hubspot Marketing Hub ENTERPRISE(エンタープライズ):月額384,000円

【Hubspotの初期導入費用】

  • 300,000円〜(フライクで実施する初期設定)

⑧顧客管理と案件管理を一元化〜Salesforce〜

セールスフォースは世界16万社が導入している顧客管理ツールです。
しかし、それだけではなく企業のあらゆる情報を一元化したり、他ITツールと連動したり
ITシステム導入の基盤として利用できる「プラットフォーム」です。
他のITサービスに比べて利用料金は高いですが、成長企業には欠かせないITサービスの一つです。

【Salesforceの特徴】

基本機能① 顧客管理(企業情報、担当者情報)
企業の情報や担当者の情報を管理します。カスタマイズで企業固有の項目を追加して利用が可能です。

基本機能② 見込み客管理
見込み顧客の情報を管理します。
マーケティング・オートメーションと同期すれば、オンライン上の動線を把握し、
然るべきタイミングで適切な商材をご提案が可能になります。

基本機能③ Webからの新規問い合わせ管理
Webサイトのフォームから入力された情報をセールスフォースに直接登録する機能です。
上述の見込み管理やマーケティング・オートメーションと併用して利用することにより、
抜け漏れのない新規問合せ管理が可能です。

基本機能④ 案件情報
過去に完了した案件や現在進行中の商談・案件情報を確認可能です。
案件の過程(プロセス)も企業特有の過程(プロセス)を組み、
必須項目などもカスタマイズが可能なため、営業チームの底上げやノウハウの継承が可能となります。

基本機能⑤ 商品マスターの管理
案件や見積書などに表示する商品情報や価格表のマスター管理が可能です。
在庫管理機能を追加することで、商品マスターと在庫管理を合わせて管理が可能となります。

基本機能⑥ 契約管理
販売契約、サービス保守契約など案件情報で管理してた内容と紐付けて契約管理が可能です。

基本機能⑦ 問い合わせ管理
お客様からのお問い合わせを登録し、担当オペレーターの割当や問題の解決までのプロセスを管理します。

基本機能⑧ Web・電子メールからの問い合わせ受付
お客様からのお問い合わせを登録し担当オペレーターの割当や問題の解決までのプロセスを管理します。

基本機能⑨ 承認とワークフロー
お客様業務におけるビジネスプロセスを自動化します。
見積承認、経費申請、勤怠管理、購買申請などに企業オリジナルのワークフローを設定可能です。

基本機能⑩ レポート・ダッシュボード
基本機能で記載したすべてのデータを横断的に表示可能なレポート・ダッシュボードがあります。

詳しくはこちらのブログもご覧ください。

【フライクから導入したお客様の声】

kintoneやMyKomonを使ってクライアント情報を管理していましたが、情報がバラバラになっていました。
セールスフォースを導入してからはそれらの情報がすべて一元管理できているので圧倒的に「探す」時間が少なくなり、
その分、クライアント様のことをじっくり考える時間を増やすことが増えました。 
税理士法人ストラテジー 代表税理士 園田 剛士様

これまではエクセルで各自が自分のPC見積書を作り、タスク管理もしていました。
また、私は顧客の状況や社員の負荷状況を確認するために
自分の仕事の合間や定休日にエクセルで集計作業に約月20時間はかかっていましたね。
セールスフォースを導入して、20時間の作業がたった10分もかからないので、
案件の振り返りや社員教育に時間を使うことができています。
有限会社ヤスウラ 代表 保浦 正幸様

【Salesforceの月額料金】

  • 月額27,500円~(5ユーザー)

【Salesforceの初期導入費用】

  • 400,000円~(フライクで実施する初期設定)

System Starter Program for Salesforceはこちら

会計・総務部門での導入をオススメするITツール

最後に、企業の利益を確保し、企業の継続的な成長を献身的に支える「経理」「総務」部門です。
この部門は、間接部門ではあるものの、会社の成長には必要不可欠です。

キャッシュやヒトといった経営要素を効果的に回していき、
労働生産性を定量評価するためにも欠かせないITツールを2つ厳選してご紹介します。

⑨経理と総務の紙をなくすバックオフィス〜freee会計とfreee人事労務〜

freeeはバックオフィスと言われる経理・会計業務や従業員の入退社などを一元化出来るサービスです。
プロジェクト管理もできるなど、労働生産性を定量把握するためには欠かせないツールの一つです。
また、すべての情報が集約されるERP(エンタープライズ・リソース・プランニング)という思考で
プロダクトが開発されているため、二重・三重入力をなくすことができます。

【freeeの特徴】

  • 経理一元化と月次決算早期化
  • 稟議(ワークフロー)のペーパーレス化
  • IPO準備・内部統制対応
  • Salesforceと自動連携
  • 人事労務管理の一元化
  • リアルタイムな勤怠管理

詳しくはこちらのブログもご覧ください。

【フライクから導入したお客様の声】

「業務内容の見える化」や「経営課題の見える化」を実現するために、
業務フロー全体の見える化が必要でした。
そこで、まずはSalesforceを導入し、次にSalesforceとfreeeを連携させ、
案件情報から見積書・請求書を作成出来るようにしました。
その結果、B/S,P/Lなどの財務諸表をリアルタイムで確認できるようになり、
素早い経営判断に大変役立っています。
今後はSalesforceの機能追加や連携を強化し、業務フローの改善に役立て、リアルタイム経営にこだわっていきます。
株式会社エスアンドシー 代表取締役 相良義則様

会計ソフトを探している時に、見積書・請求書ソフトと連携するサービスを探していました。
そしてfreeeに出会い、今では人事労務freeeも使っています。
経理の作業効率化には絶対必要なITサービスの一つですね。
分析もしやすく、経営判断をするための一つの材料として大活躍しています。
株式会社 大濠メディカル 代表取締役社長 兼 CEO 杠 直哉様

【freee会計の月額料金】

  • ミニマムプラン 月額1980円〜
  • ベーシックプラン 月額3980円〜 ★フライクおすすめプラン
  • プロフェッショナルプラン 月額39,800円〜

【freee会計の初期導入費用】

  • 350,000円〜(フライクで実施する初期設定)

フライクはfreee社公認パートナー(ゴールドパートナー)です。

System Starter Program for freeeはこちら

⑩契約書の紙と無駄をなくす電子契約書〜CloudSign〜

契約書業務は、何かと手間がかかります。
印紙購入・製本・郵送はもちろん、押印作業も「オフライン」でないと作業が進みません。
コロナ禍で出社が限られるため、契約締結までに時間が大幅にかかることも想定できます。
そこで、上記の作業をすべてオンラインで完結できるのが「電子契約」のCloudSignです。

【CloudSignの特徴】

  • わかりやすい操作画面で迷いなく契約締結
  • メール認証+2段階・2要素認証で本人性を担保
  • 電子署名・タイムスタンプで、非改ざん性を担保

【CloudSignの月額料金】

  • Light ★フライクおすすめプラン

・月額固定費用 10,000円
・送信件数ごとの費用 200円/件

  • Corporate

・月額固定費用 28,000円
・送信件数ごとの費用 200円/件

労働生産性×業務効率化を実現したフライクお客さま事例

ここまで弊社でお勧めするツール10選すべて紹介しましたが、
実際にそれらのツールを導入したことで生産性が格段にアップし、業務効率化を実現した
お客さまのお話をしたいと思います。

【お客さま情報】
有限会社ヤスウラ/45Degree 様
広島県広島市にある「Forty-Five Degree(45ディグリー)」は
中四国はもちろん全国からHarley好きが集い、レベルの高いチューニング技術に定評がある
Harley-Davidson専門ショップです。
旧車から現行車まであらゆるHarleyを取り扱っています。
システムを導入する気はなく、採用活動をしていました。
しかし、採用したところで ①整備力・②案件管理能力・③コミュニケーション力の
3つを兼ね備えた人材は長期間での育成が必要だと気づき、更なる会社の発展のために
本当に必要なことは「データを活用した仕組み化」が最優先だと実感されました。

【課題】

  1. 従業員ごとに情報が属人化し、お客さまとのやり取りや進捗状況の見える化ができていなかった
  2. Excelで見積書や請求書を作成していたが、個人管理になり情報管理や書式が崩れてしまっていた
  3. 整備力・案件管理能力・コミュニケーション力のスキルを持ち合わせる人材を採用するのは難しい

【導入ITツール】
①「業務フローの一元管理」を目的とした「Salesforce」導入

  • 顧客管理
  • 案件管理
  • バイク管理
  • 見積り/請求/発注管理

②「顧客に関連する資料共有」を目的とした「Box」導入

  • Salesforce×Box連携
  • 顧客情報と連携したフォルダ
  • 見積書自動格納
  • 請求書自動格納
  • 顧客フォルダ雛形自動生成

【改善結果と定量評価】
Salesforce×Box連携でDXを実現 売上前年比113%上昇!ITアレルギーも克服!

  • 効果① 顧客との進捗状況ややり取りを一元化することで、情報共有に繋がり顧客満足度が向上
  • 効果② Excelを撤廃し、Salesforce上で顧客ごとに見積書や請求書を1箇所で作成できる状態へ
  • 効果③ スキルや仕事の進め方をSalesforceに落とし込み、ヒトに頼らずシステムでノウハウの継承

DX事例はこちらから

最後に

いかがでしたでしょうか?
今回は「生産性向上×業務効率化に欠かせないITツール10選」と題しまして、
生産性向上に向けた業務改善の手法とそれらを実現するITツールを月額費用・初期費用、
実際の導入事例をお話しました。

ITツールはGAFAの時代、企業成長には欠かせない武器の一つです。
しかし、闇雲にITツールやシステムを導入しても無駄な投資になってしまいます。
自社にとって最適なITツールを選ぶには、他社の成功事例、生の声を参考にしてみてはいかがでしょう。
そうすれば、きっと自社の助けになってくれるでしょう。

フライクがおすすめするITツールは、すべて自社の業務で使用しているものや、研究投資として
使い勝手や費用対効果が出やすいITサービスをご紹介しています。
ぜひ今回ご紹介したITツールを利用し、生産性向上、業務改善を実現していただけたら幸いです。

本ブログやITツールについてお気軽にお問合せもお待ちしております。
株式会社フライク 代表取締役 大瀧 龍

▼「60分無料相談」

︎無料相談はコチラ

▼「お問い合わせ」

お問い合わせはこちら